Бухгалтер ТОВ у сфері послуг

Комплексне бухгалтерське обслуговування ТОВ у сфері послуг

У послугах немає складу, який можна перерахувати, і немає товару, який можна показати. Компанія продає час і кваліфікацію людей, тому весь облік тримається на документах: договорі, акті, абонементі, табелі годин. Консалтингова компанія живе актами й податковими накладними, фітнес-клуб - чеками й абонементами, сервісний центр - замовленнями з роботою й запчастинами, а курси - передоплатами за навчання, яке триває місяцями. Помилка в будь-якому з цих документів не видна одразу, але змінює і прибуток, і податки.

Бухгалтер ТОВ у сфері послуг поєднує облік доходу, собівартості, податків і команди так, щоб прибуток кожного місяця відповідав реально наданим послугам, а директор бачив, хто з фахівців і клієнтів справді заробляє. Шість напрямів, де компанії послуг найчастіше втрачають гроші, і що з ними робить бухгалтер:

Різні види послуг мають різну облікову складність:

Як визнається дохід від послуг

Головна особливість обліку послуг у тому, що той самий платіж потрапляє в облік, податки й звітність у різні дати. Бухгалтерський дохід виникає, коли послугу надано. На єдиному податку дохід виникає, коли надійшли гроші. ПДВ - за першою подією, тобто або оплатою, або актом, що настане раніше. Для разової послуги ці дати майже збігаються, а для абонемента на пів року чи проєкту на кілька місяців - розходяться на місяці.

Якщо ці дати не розділяти, прибуток і податки рахуються з різних сум, і розбіжність виявляється лише під час перевірки, коли податкова порівнює декларацію з фінансовою звітністю. Тому бухгалтер ТОВ у сфері послуг для кожного виду послуг закріплює в обліковій політиці, як і коли визнається дохід.

Найчастіша помилка - вести один облік для всього. Компанія на єдиному податку розподіляє абонементи за місяцями й занижує базу податку, або навпаки, показує всю передоплату доходом у бухгалтерському обліку й отримує надприбуток у вересні та збитки до кінця року. Обидві помилки виправляються однаково: двома окремими показниками доходу, кожен за своїми правилами.

Бухгалтерський облік ТОВ у сфері послуг

Собівартість послуги складається переважно з праці людей, а не з матеріалів. Якщо зарплату фахівців, субпідряд і матеріали не прив'язувати до конкретних замовлень і договорів, прибуток рахується лише загалом по компанії, збиткові клієнти залишаються непомітними, а витрати місяця без підписаних актів створюють штучний збиток. Директор бачить, що компанія в мінусі, хоча насправді роботи виконано, просто акти ще не підписано.

Бухгалтер ТОВ у сфері послуг веде собівартість за замовленнями й закриває її разом з актами, щоб витрати й дохід кожної послуги потрапляли в один період. Загальні принципи описано на сторінці про бухгалтерський облік ТОВ.

Собівартість послуг і незавершені роботи

Витрати на надання послуг збираються на рахунку 23 за замовленнями або об'єктами: зарплата фахівців з ЄСВ, матеріали, субпідряд, амортизація обладнання. Після підписання акта вони списуються на собівартість проведенням Дт 903 Кт 23, і дохід та витрати послуги зустрічаються в одному місяці.

Витрати за роботами, акт яких ще не підписано, залишаються на рахунку 23 як незавершене виробництво. Це принципово для компаній з довгими проєктами: якщо в грудні команда працювала над проєктом, а акт підписано в січні, грудневі витрати переходять у січень разом з доходом, а не створюють збиток грудня й надприбуток січня.

Абонементи та сертифікати

Абонемент - це передоплата за послуги, які ще не надано. Компанія отримала гроші, але має перед клієнтом зобов'язання на весь строк абонемента. Умовний приклад: абонемент на 6 місяців за 6 000 грн оплачено 1 вересня.

У бухобліку дохід визнається по 1 000 грн щомісяця, а на єдиному податку вся сума 6 000 грн є доходом вересня. Для платника ПДВ податкове зобов'язання на всю суму теж виникає 1 вересня. Якщо клієнт повертає невикористану частину, повернені кошти зменшують дохід на єдиному податку в періоді повернення, тому повернення завжди оформлюються документом і видатковим чеком.

Подарункові сертифікати обліковуються так само як передоплата до моменту отримання послуги. Окремо обліковуються прострочені сертифікати: якщо договір передбачає, що невикористаний сертифікат згорає, його сума визнається доходом після закінчення строку.

Проєктні послуги етапами

У консалтингу, юридичних і кадрових послугах договір часто ділиться на етапи з окремими актами, а проєкт триває кілька місяців. Між етапами команда вже працює, витрати є, а доходу ще немає, і без правильного обліку компанія місяцями показує збиток.

Якщо етап на кінець року не завершено, дохід за П(С)БО 15 може визнаватися за ступенем завершеності, коли його можна достовірно оцінити: виконано 60% робіт за договором на 300 000 грн - дохід 180 000 грн. Це не створює штучного збитку в році, коли витрати вже понесено, а акт ще не підписано, і податок на прибуток рахується з реального результату року.

Послуги з використанням матеріалів

У технічному сервісі й ремонті клієнт платить і за роботу, і за запчастини. Якщо все записувати однією сумою, неможливо зрозуміти, на чому компанія заробляє: на роботі майстра чи на націнці на деталі. А це різні бізнеси з різною маржею.

Тому запчастини обліковуються як запаси й списуються на конкретне замовлення, а в акті робота й матеріали показуються окремо. Тоді видно реальну маржу на роботі, а гарантійні ремонти, за які клієнт не платить, мають свою собівартість і не розчиняються в загальних витратах.

Субпідряд і залучені фахівці

Частина робіт часто передається субпідрядникам: юрист залучає перекладача, клінінгова компанія - спеціалістів з хімчистки, сервісний центр - вузьких майстрів. Кожна оплата субпідряднику підтверджується договором і актом з описом виконаних робіт, і ці акти звіряються з актами клієнту.

Важлива група ФОП-підрядника. Для ТОВ на загальній системі він має бути на 3 групі, бо ФОП 2 групи надає послуги лише платникам єдиного податку й населенню. Співпраця з ФОП 2 групи порушує умови спрощеної системи для самого підрядника й ставить під сумнів витрати компанії.

Обладнання та застави

Обладнання для прокату, тренажери й техніка для клінінгу обліковуються як основні засоби з амортизацією за обраним методом. Для прокату, де обладнання зношується пропорційно використанню, доцільний виробничий метод, коли амортизація залежить від кількості днів у прокаті.

Застави клієнтів за прокат відображаються як зобов'язання, а не як дохід, доки обладнання не повернуто або заставу не утримано за договором. Якщо записати заставу доходом, компанія сплачує з неї податок, а потім повертає клієнту гроші, які вже оподатковано.

Основні проведення компанії послуг

Типові операції компанії послуг повторюються щомісяця, і помилка в одній з них переходить з місяця в місяць.

Розрахункові операції ТОВ у сфері послуг

Багато компаній послуг вважають, що касовий апарат потрібен лише магазинам. Насправді послуги населенню з оплатою готівкою, карткою чи на сайті є розрахунковими операціями так само, як продаж товарів. Фітнес-клуб, сервісний центр, курси чи клінінгова компанія, що приймають оплату без чека, ризикують штрафом за Законом про РРО: 100% вартості послуги за перше порушення та 150% за кожне наступне.

Для компанії з абонементами по кілька тисяч гривень кожна непробита оплата - це штраф у розмірі абонемента. Тому бухгалтер налаштовує схему для кожного способу оплати до старту продажів, а не після першої перевірки. Підготовку описано на сторінках про фіскалізацію ТОВ та реєстрацію РРО та ПРРО.

Окрема ситуація - виїзні послуги. Майстер, який отримує оплату на об'єкті клієнта, а кур'єр клінінгової компанії - після прибирання, теж проводять розрахункову операцію. Для них налаштовується мобільний ПРРО, а готівка здається в касу за службовим чеком, щоб гроші не зависали в майстрів.

Податковий облік ТОВ у сфері послуг

У послугах основна витрата - зарплата, а вона не містить ПДВ. Це означає, що статус платника ПДВ для компанії послуг працює зовсім інакше, ніж для торгівлі: торговець сплачує ПДВ лише з націнки, бо має податковий кредит із закупівлі, а компанія послуг сплачує майже повні 20% з виручки, бо кредиту майже немає. Тому вибір системи оподаткування для послуг має інші наслідки, ніж у торгівлі.

Бухгалтер ТОВ у сфері послуг рахує навантаження з урахуванням того, хто клієнти: бізнес-платники ПДВ, яким потрібна накладна, чи населення, якому все одно. Загальні правила описано на сторінках про податковий облік ТОВ та облік ТОВ за системою оподаткування.

Умовний розрахунок за рік: виручка 6 000 000 грн, зарплата з ЄСВ 3 600 000 грн, оренда та інші витрати 1 200 000 грн, з них ПДВ у вхідних рахунках 100 000 грн.

Різниця між найдорожчим і найдешевшим варіантом - 834 000 грн на рік. Для компанії, що працює з населенням, ПДВ майже не має сенсу, а загальна система без ПДВ може виявитися дешевшою за єдиний податок, бо податок береться з прибутку, а не з усієї виручки.

Якщо ж ключові клієнти - платники ПДВ, які без накладної не працюють, ПДВ стає умовою контракту. Тоді ціну потрібно перераховувати з урахуванням податку до підписання, а не після, інакше компанія сплачує 20% зі своєї маржі.

Єдиний податок для компанії послуг

Єдиний податок 5% оподатковує всю виручку, включно з передоплатами за абонементи й курси, у день надходження коштів. Ліміт доходу 3 групи становить 1 167 розмірів мінімальної зарплати на 1 січня року, і сезонні передоплати наближають його швидше, ніж показує бухгалтерський дохід: фітнес-клуб, який у вересні продав абонементи на рік уперед, вже у вересні використав значну частину річного ліміту.

Розрахунки на єдиному податку дозволені лише в грошовій формі, тому взаємозалік з клієнтами або оплата послуг товаром є порушенням умов спрощеної системи. Детальніше на сторінці про облік ТОВ на єдиному податку.

ПДВ для послуг бізнесу

Податкове зобов'язання виникає за першою подією, тому передоплата за етап проєкту оформлюється податковою накладною в день надходження, а акт - лише на неоплачену частину. Компанія, що звикла складати накладну в день акта, при першій великій передоплаті отримує запізнілу реєстрацію.

Накладна реєструється протягом 15 календарних днів, а за запізнення діє штраф за статтею 120-1 ПКУ у відсотках від суми ПДВ. Порядок описано на сторінці про податкові накладні ТОВ.

Пільга з ПДВ для освітніх послуг

Освітні послуги закладів освіти з ліцензією звільнені від ПДВ. Це суттєва перевага для курсів і навчальних центрів, але лише тоді, коли ліцензія справді є й охоплює конкретну програму.

Для курсів і тренінгів без ліцензії пільга не діє, і застосування її без підстав - це донарахування ПДВ за всі періоди. Компанія, що поєднує ліцензовані й неліцензовані програми, веде їх окремо, а вхідний ПДВ розподіляється між оподатковуваними й пільговими операціями.

Податок на прибуток для послуг

На загальній системі зарплата, оренда, субпідряд і амортизація обладнання формують витрати, а податок 18% сплачується з прибутку. Для компанії послуг з невисокою рентабельністю це часто найвигідніший варіант, бо основна витрата - зарплата - зменшує базу повністю. Детальніше на сторінці про облік ТОВ на загальній системі.

Кожна витрата має бути підтверджена документом, а витрати незавершених робіт переносяться на період підписання акта. ТОВ з доходом до 40 млн грн може не коригувати фінансовий результат на податкові різниці, що значно спрощує облік.

Послуги іноземним клієнтам

Консультаційні, юридичні й бухгалтерські послуги нерезидентам постачаються за місцем знаходження покупця й не є об'єктом ПДВ в Україні. Для компанії послуг, що працює з іноземними клієнтами, це означає можливість не реєструватися платником ПДВ, навіть якщо оборот великий.

Дохід у валюті перераховується за курсом НБУ, а договір і акт мають чітко описувати вид послуги, бо від нього залежить місце постачання. Правила ЗЕД описано на сторінці про облік ТОВ у ЗЕД та логістиці.

Управлінський облік ТОВ у сфері послуг

У послугах продається час, тому прибуток визначається тим, скільки годин фахівця оплатив клієнт. Директор бачить загальну виручку й загальні витрати на зарплату, але не бачить, що половина команди завантажена наполовину, а найбільший клієнт отримує неоплачувані доробки, які з'їдають усю маржу від нього.

Бухгалтер ТОВ у сфері послуг складає звіт про завантаження й прибутковість кожного фахівця та клієнта на основі табелів і даних CRM. Підхід описано на сторінці про управлінський облік ТОВ.

Умовне порівняння двох фахівців з однаковою вартістю при ставці для клієнта 800 грн за годину:

Різниця в завантаженні на 19 відсоткових пунктів дає різницю в маржі в 4,4 раза. Фахівець Б не гірший за кваліфікацією, йому просто бракує клієнтів або він витрачає час на неоплачувані роботи. Звіт показує, кому потрібні клієнти, кого потрібно розвантажити й чи покриває ставка для клієнта реальну вартість години.

Крім завантаження, управлінський звіт компанії послуг відповідає на питання, які клієнти вигідні, хто затримує оплату і скільки зобов'язань перед клієнтами ще не відпрацьовано.

Зарплатний облік ТОВ у сфері послуг

У послугах зарплата часто залежить від результату: відсоток від виручки тренера, оплата за виїзд майстра, погодинна ставка консультанта, бонус адміністратора за продані абонементи. Кожна така система має бути закріплена документом. Без положення про оплату праці бонус стає спірною виплатою, а відсоток від виручки, що опустився нижче мінімальної зарплати, - порушенням законодавства.

Бухгалтер ТОВ у сфері послуг рахує зарплату за положенням про оплату праці кожної ролі й стежить, щоб неповний робочий день не звільняв від мінімального ЄСВ. Порядок описано на сторінці про зарплатний облік ТОВ.

Окреме питання - відсоток від виручки. Директору зручно платити тренеру 40% від проданих ним тренувань: якщо клієнтів немає, немає й витрат. Але якщо за місяць тренер заробив менше мінімальної зарплати, компанія зобов'язана доплатити до мінімуму. Тому система закріплюється в положенні з гарантією мінімуму, а бухгалтер щомісяця перевіряє, чи не потрібна доплата.

Для викладачів разових тренінгів і лекторів зручний цивільно-правовий договір: оплата за конкретний результат, без трудових гарантій. Але податки з такої виплати такі самі, як із зарплати, і ЦПД не можна використовувати для постійної роботи за графіком, інакше його перекваліфікують.

Кадровий облік ТОВ у сфері послуг

Для багатьох послуг кваліфікація працівника - частина ліцензійних вимог або договору з клієнтом: освітній центр має підтвердити кваліфікацію викладачів, охоронна компанія - допуски охоронців, сервісний центр - сертифікати майстрів. А доступ до обладнання й приміщень клієнтів - це матеріальна відповідальність. Якщо документи цього не підтверджують, компанія відповідає за чужі помилки сама.

Бухгалтер ТОВ у сфері послуг веде кадрові документи так, щоб вони підтверджували і кваліфікацію, і відповідальність. Загальні правила описано на сторінках про кадровий облік ТОВ та оформлення працівників.

Модель «майстри й тренери на ФОП» поширена в послугах, і податкова її добре знає. Якщо ФОП працює за графіком клубу, на обладнанні клубу, отримує фіксовану суму й не має інших клієнтів, співпраця має всі ознаки трудових відносин. При перекваліфікації донараховуються ПДФО, військовий збір і ЄСВ за всі місяці, тому договори з ФОП перевіряються до початку співпраці.

Для військовозобов'язаних ведеться військовий облік працівників, а за відповідності критеріям готуються документи для бронювання.

Звітність ТОВ у сфері послуг

Звітність компанії послуг проста за складом, але в ній найчастіше розходяться дати. Передоплата за абонементи вже є доходом на єдиному податку, а в бухгалтерському обліку ще ні. Етап проєкту оплачено, і ПДВ вже нараховано, а акт ще не підписано. Якщо податкова порівняє декларацію з фінансовою звітністю, цифри не збігатимуться, і компанія має бути готова пояснити кожну розбіжність.

Тому бухгалтер ТОВ у сфері послуг звіряє показники окремо для декларації й фінансової звітності та документує причини розбіжностей. Загальні правила описано на сторінці про звітність ТОВ.

Як це виглядає на прикладі. Фітнес-клуб на єдиному податку 5% продав у вересні абонементи на 600 000 грн, з яких у вересні відпрацьовано лише 100 000 грн. У декларацію за III квартал, яка подається до 9 листопада, потрапляють усі 600 000 грн, а податок 30 000 грн сплачується до 19 листопада. У фінансовій звітності за той самий період дохід становить 100 000 грн, а 500 000 грн залишаються зобов'язанням перед клієнтами.

Обидві цифри правильні, і саме їх розбіжність показує, скільки послуг клуб ще винен клієнтам. Строки вносяться в платіжний календар ТОВ, щоб сезонний податок з передоплат не став несподіванкою.

Типові помилки в обліку ТОВ у сфері послуг

Більшість помилок компаній послуг повторюються й пов'язані з однією причиною: облік ведеться так, ніби гроші, послуга й документ з'являються в один день.

З якими питаннями звертається компанія послуг

Крім щомісячного обліку, компанія послуг регулярно стикається з рішеннями, які потрібно прийняти до того, як вони вплинуть на податки.

Великий клієнт вимагає ПДВ

Розраховується, як зміниться навантаження на весь бізнес, а не лише на цей контракт, бо статус платника ПДВ поширюється на всіх клієнтів. Для компанії послуг з зарплатою як основною витратою це може означати сплату майже 20% усієї виручки.

Далі визначається, чи покриває ціна для цього клієнта ПДВ без податкового кредиту і чи не вигідніше запропонувати йому іншу модель співпраці.

Запуск абонементів і сертифікатів

Налаштовується облік передоплат, ПРРО для продажу абонементів і сертифікатів, порядок повернення коштів за невикористані періоди й умови згоряння сертифікатів.

Окремо прогнозується вплив передоплат на ліміт єдиного податку, бо масовий продаж абонементів у сезон може вичерпати річний ліміт за кілька місяців.

Майстри й тренери на ФОП

Перевіряється, чи немає в співпраці ознак трудових відносин: графіка, роботи лише на одного замовника, фіксованої суми, використання обладнання компанії.

За потреби частина людей переводиться на трудові договори з відсотком від виручки, а договори з рештою переписуються так, щоб описувати конкретний результат.

Наближення до ліміту єдиного податку

Прогнозується дохід з урахуванням сезонних передоплат, які на єдиному податку потрапляють у дохід одразу. Перехід на загальну систему планується заздалегідь, разом із новими умовами для клієнтів, а не після перевищення, коли з суми перевищення вже доводиться платити підвищений податок.