Облік ТОВ у роздрібній торгівлі
Ведеться облік залишків, маржі, каси та РРО. Власник магазину чи мережі бачить реальний прибуток по кожній точці продажу.
Детальніше про роздрібну торгівлю →Розбір вашої ситуації, підготовка документів, супровід обліку та звітності ТОВ.
Облік ТОВ (товариства з обмеженою відповідальністю) за сферами діяльності означає, що єдині правила бухгалтерського й податкового обліку застосовуються до специфічних для галузі документів, запасів, розрахунків і показників. У торгівлі це залишки й каса, у виробництві собівартість, у будівництві облік за об'єктами, а в IT розрахунки з нерезидентами. Тому два ТОВ з однаковою системою оподаткування, але з різних галузей, мають різні регістри, аналітику та ризики.
Ми вивчаємо специфіку діяльності компанії-фірми ТОВ, налаштовуємо документообіг і аналітику під її галузь та ведемо облік так, щоб власник бачив результат кожної точки, каналу, проєкту чи об'єкта. Рішення про види діяльності та систему оподаткування ухвалює директор, а якщо важливо порівняти ще й режими, є сторінка про облік ТОВ за системою оподаткування.
Для кожної галузі, у якій працюють клієнти, є окрема сторінка з описом документів, облікових особливостей, ризиків і звітів для власника. Оберіть сферу вашого ТОВ, щоб перейти до докладного опису.
Ведеться облік залишків, маржі, каси та РРО. Власник магазину чи мережі бачить реальний прибуток по кожній точці продажу.
Детальніше про роздрібну торгівлю →Враховуються партії товару, відстрочки платежів і розрахунки з покупцями. Власник контролює борги та бачить собівартість кожної відвантаженої партії.
Детальніше про оптову торгівлю →Враховуються продажі з маркетплейсів, повернення, комісії та витрати на доставку. Власник бачить маржу по кожному каналу продажів.
Детальніше про облік у e-commerce →Ведеться облік наданих послуг, розрахунків із замовниками-нерезидентами та витрат на команду. Власник бачить, що валютні операції й строки під контролем.
Детальніше про облік у сфері IT →Ведеться облік актів, договорів і розрахунків із замовниками. Власник бачить, які клієнти не сплатили, і контролює дебіторську заборгованість.
Детальніше про облік у сфері послуг →Ведеться облік закупівлі продуктів, списання, каси та собівартості страв. Власник бачить, де заклад втрачає прибуток.
Детальніше про облік у HoReCa →Враховуються сировина, собівартість продукції та незавершене виробництво. Власник отримує точні цифри для встановлення цін.
Детальніше про облік у виробництві →Ведеться облік врожаю, землі, техніки та сезонних витрат. Розподіл за культурами показує власнику результат за кожен сезон.
Детальніше про облік в агробізнесі →Облік ведеться за кожним об'єктом з урахуванням субпідряду та довгострокових договорів. Власник бачить прибутковість кожного проєкту.
Детальніше про облік у будівництві →Враховуються об'єкти, оренда та розрахунки з орендарями й покупцями. Власник контролює платежі та документи за кожною угодою.
Детальніше про облік у нерухомості →Ведеться облік послуг, матеріалів, каси та оплати праці майстрів. Власник салону бачить результат по кожному напряму.
Детальніше про облік у сфері краси →Враховуються імпорт, експорт, валютні розрахунки й митні документи. Власник контролює строки розрахунків і бачить курсові різниці.
Детальніше про облік у ЗЕД та логістиці →Ведеться облік рейсів, палива, оплати водіїв і транспортних витрат. Власник бачить, скільки коштує кожен рейс і яку прибутковість він дає.
Детальніше про облік у перевезеннях →Враховуються платні послуги, обладнання та розрахунки з пацієнтами. Власник знає, що документи відповідають вимогам ліцензування.
Детальніше про облік у медицині →Ведеться облік проєктів, підрядників і розрахунків з клієнтами. Власник бачить маржу по кожному проєкту й своєчасно отримує оплату.
Детальніше про облік у рекламі →Облік у будь-якій галузі підпорядковується шести правилам, які пояснюють, що в ньому однакове, а що залежить від специфіки бізнесу. Знання цієї межі допомагає не переплачувати за зайвий облік і не пропустити галузеве обов'язкове.
Бухгалтерський облік і фінансова звітність ведуться за єдиними правилами, але галузь додає власні первинні документи та регістри, наприклад звіти каси, акти виконаних робіт чи митні декларації.
Власнику потрібен результат не лише по ТОВ, а й по точці продажу, каналу, проєкту, об'єкту, рейсу чи культурі, тому облік розділяється саме за цією одиницею.
Розрахункові операції через РРО чи ПРРО, ліцензійні умови та валютні розрахунки мають власні строки й документи, які бухгалтерія враховує разом із податковим обліком.
У торгівлі, виробництві, ресторанному бізнесі й будівництві ціна залежить від повної собівартості, тому вона визначається за фактичними витратами, а не за прайсом постачальника.
Вид діяльності може обмежувати єдиний податок, а структура клієнтів і витрат визначає, чи потрібна реєстрація платником ПДВ, тому система переглядається разом із галуззю.
Якщо ТОВ поєднує, наприклад, торгівлю та послуги, витрати й доходи розподіляються між напрямами, інакше власник не бачить, який із них прибутковий.
Основа обліку однакова, але в кожній галузі свої документи, свій розріз аналітики та свій типовий ризик. Таблиця показує ці відмінності для сфер, у яких ми ведемо облік, і дозволяє перейти на сторінку потрібної галузі.
| Сфера діяльності | Ключові документи | Що бачить власник | Типовий ризик |
|---|---|---|---|
| Роздрібна торгівля | Накладні постачальників, чеки, звіти РРО або ПРРО, акти інвентаризації | Маржа за точками продажу та групами товарів | Розбіжності між залишками в обліку й на складі та помилки в касі |
| Оптова торгівля | Видаткові та податкові накладні, договори з відстрочкою, акти звірки | Собівартість партії та строки оплати покупцями | Прострочена дебіторська заборгованість |
| E-commerce | Звіти маркетплейсів, виписки платіжних систем, документи на повернення, накладні перевізників | Маржа за каналами продажів після комісій і повернень | Невідповідність між замовленнями та надходженнями коштів |
| IT | Договори із замовниками, акти наданих послуг, інвойси, договори з підрядниками | Прибутковість проєктів і команди | Порушення строків валютних розрахунків |
| Послуги | Договори, акти, рахунки | Завантаженість і дебіторська заборгованість | Акти без підпису та неоплачені акти |
| Ресторанний бізнес (HoReCa) | Накладні на продукти, акти списання, технологічні картки, звіти каси | Собівартість страв і витрати закладу | Нестача продуктів і списання без документів |
| Виробництво | Накладні на сировину, вимоги-накладні, акти випуску продукції, калькуляції | Собівартість одиниці продукції | Неточна собівартість і помилки в незавершеному виробництві |
| Агробізнес | Договори оренди землі, акти польових робіт, накладні на насіння й добрива, акти приймання врожаю | Результат за культурами та сезоном | Змішування витрат різних культур |
| Будівництво | Договори підряду та субпідряду, акти виконаних робіт, кошториси | Прибутковість кожного об'єкта | Витрати, віднесені не на той об'єкт |
| Нерухомість | Договори оренди та купівлі-продажу, акти приймання-передачі | Дохід і витрати за кожним об'єктом | Платежі орендарів без підтвердних документів |
| Краса та косметологія | Звіти каси, акти списання матеріалів, відомості нарахувань майстрам | Результат за послугами та майстрами | Невраховане споживання матеріалів |
| ЗЕД та логістика | Зовнішньоекономічні контракти, митні декларації, інвойси, документи на перевезення | Собівартість імпорту з митними платежами й витратами | Пропуск строків розрахунків і помилки курсових різниць |
| Транспортні перевезення | Договори перевезення, товарно-транспортні накладні, шляхові листи, паливні документи | Собівартість і прибутковість рейсу | Неузгоджені витрати палива |
| Медична сфера | Договори з пацієнтами, акти наданих послуг, документи на обладнання та витратні матеріали | Результат за напрямами послуг | Невідповідність документів ліцензійним умовам |
| Реклама та маркетинг | Договори із клієнтами, рахунки підрядників, акти, медіаплани | Маржа проєкту після витрат підрядників | Транзитні кошти клієнтів, змішані з власними |
Вид діяльності та структура клієнтів і витрат визначають, які режими взагалі доступні й чому саме вони розглядаються. Таблиця показує логіку вибору за групами сфер, а остаточний висновок залежить від розрахунку, який описано на сторінці про облік ТОВ за системою оподаткування.
| Група сфер | Що зазвичай розглядають | Чому | Що ми контролюємо |
|---|---|---|---|
| Послуги, IT, реклама та маркетинг | Єдиний податок з ПДВ або без ПДВ | Витрати зазвичай невеликі, а податок від доходу простіший; для клієнтів-платників ПДВ чи нерезидентів режим уточнюється | Межу доходу та статус щодо ПДВ |
| Роздрібна торгівля, ресторанний бізнес, краса | Єдиний податок або загальна система залежно від маржі | Питання вирішують частка витрат і необхідність РРО чи ПРРО | Частку витрат і фіскальні чеки |
| Оптова торгівля та e-commerce | Єдиний податок з ПДВ або загальна система | Покупці-платники ПДВ потребують податкових накладних, а закупівлі формують більшу частину доходу | Податковий кредит і строки накладних |
| Виробництво та будівництво | Частіше загальна система | Високі витрати на матеріали й підряд, довгострокові договори та складна собівартість | Підтвердження витрат за об'єктами та партіями |
| ЗЕД, логістика, транспортні перевезення | Загальна система або єдиний податок з ПДВ | Імпорт, ПДВ, митні платежі й валютні розрахунки | Митні документи та строки розрахунків |
| Агробізнес, медицина, нерухомість | Залежить від умов Податкового кодексу | Окремі правила для сільського господарства, ліцензійні вимоги, оренда та облік за об'єктами | Відповідність діяльності умовам режиму |
У ряді сфер закон додає вимоги, які безпосередньо змінюють облікові процедури: від фіскальних чеків до ліцензійних умов. Ці вимоги не замінюють обліку, а доповнюють його, тому бухгалтерія враховує їх разом із податковими розрахунками.
| Вимога | У яких сферах найчастіше | Що це означає для обліку | Що ми контролюємо |
|---|---|---|---|
| РРО та ПРРО | Торгівля, ресторанний бізнес, краса, послуги населенню | Фіскальні чеки є первинними документами касових операцій | Звірку чеків, каси та обліку |
| Ліцензійні умови | Медична сфера та інші ліцензовані види діяльності | Документи, обладнання й персонал мають відповідати умовам ліцензії | Облікові документи за ліцензійними вимогами |
| Валютні розрахунки | IT, e-commerce, ЗЕД | Операції у валюті мають курсові різниці та граничні строки розрахунків | Календар строків і курсові різниці |
| Митні документи | Імпорт, експорт, логістика | Митні платежі та витрати на доставку формують вартість товарів | Митні декларації та вартість запасів |
| Транспортні документи | Перевезення, логістика | Рейс підтверджується комплектом перевізних і паливних документів | Комплектність документів за рейсами |
| Підакцизні товари | Торгівля та виробництво окремих товарів | Діють окремі вимоги, а для єдиного податку є обмеження | Статус діяльності та режим оподаткування |
| Облік за об'єктами та договорами | Будівництво, нерухомість | Витрати й доходи прив'язуються до кожного об'єкта чи договору | Розподіл витрат за об'єктами |
Налаштування обліку під галузь є послідовністю з шести етапів, у якій аналітика і собівартість спираються на правильно визначені документи та режим. Саме тому ми не починаємо ведення обліку без вивчення діяльності.
Аналізуємо КВЕД, фактичні види діяльності, договори, документообіг і джерела доходів ТОВ, щоб побачити специфіку сфери та її відмінність від типового обліку.
Перевіряємо, чи відповідає обраний режим виду діяльності, структурі клієнтів і витрат, та пропонуємо директору варіанти, якщо відповідності немає.
Узгоджуємо комплект документів, потрібний саме у вашій сфері, і порядок їх передавання, щоб кожна операція мала підтвердження.
Розділяємо облік за точками, каналами, проєктами, об'єктами або рейсами, залежно від того, де виникає прибуток у вашій галузі.
Визначаємо порядок віднесення витрат на напрями й розраховуємо маржу, яка показує, що саме дає ТОВ прибуток.
Ведемо облік, закриваємо період, готуємо звітність і управлінські звіти та контролюємо галузеві вимоги й строки.
Багато ТОВ поєднують кілька напрямів, і саме тут облік за загальним шаблоном дає найбільші перекоси. Якщо витрати й доходи не розділені за напрямами, власник бачить загальний результат, але не знає, який напрям його формує.
| Поєднання напрямів | Як ведемо облік | Що це дає власнику |
|---|---|---|
| Торгівля та послуги | Окремі статті доходів і витрат за товарами й за послугами та розподіл спільних витрат | Видно, що прибутковіше: продаж чи супровідні послуги |
| Виробництво та продаж власної продукції | Собівартість виробництва окремо від торгових і збутових витрат | Правильна ціна продукції та маржа каналу збуту |
| Будівництво та оренда нерухомості | Облік за об'єктами з окремим розрізом для орендних доходів | Прибутковість кожного об'єкта та оренди |
| Постійна діяльність і сезонна діяльність | Окрема аналітика сезонних доходів і витрат | Реальна рентабельність сезону без впливу інших напрямів |
Облік за загальним шаблоном без галузевих особливостей є найпоширенішою причиною неточних цифр і втрачених документів. У таблиці наведено помилки, які трапляються найчастіше.
| Типова помилка | До чого вона призводить | Як ми її уникаємо |
|---|---|---|
| Облік без розподілу за точками, проєктами чи об'єктами | Власник не бачить, який напрям прибутковий | Аналітика за напрямами з першого місяця |
| Не враховано специфіку первинних документів галузі | Витрати й доходи не підтверджені документами | Перелік документів для вашої сфери |
| Вибір системи оподаткування без урахування виду діяльності | Втрата права на спрощену систему | Перевірка КВЕД і умов застосування режиму |
| Не контролюються розрахункові операції | Порушення порядку використання РРО або ПРРО | Звірка каси, чеків і обліку |
| Не відстежуються строки валютних розрахунків | Ризик штрафів для ТОВ | Календар строків за зовнішньоекономічними договорами |
| Собівартість визначається приблизно | Некоректні ціни та занижена маржа | Розрахунок собівартості за фактичними витратами |
| Витрати кількох напрямів змішані | Спотворена рентабельність кожного напряму | Правила розподілу спільних витрат |
Облік, налаштований під галузь, дає директору чотири результати, які можна перевірити за документами й звітами.
Результат видно за точками, каналами, проєктами чи об'єктами, а не лише в цілому по ТОВ.
Строки розрахунків, фіскальні чеки та ліцензійні умови відстежуються в календарі.
Кожна операція має документи, типові для вашої галузі.
Управлінські звіти допомагають ухвалювати рішення щодо цін, закупівель і розвитку.
Облік у будь-якій галузі можна вести дистанційно, якщо документи передаються в електронному вигляді, а в торгівлі та ресторанному бізнесі каса й чеки доступні онлайн. Директор підписує документи кваліфікованим електронним підписом, платежі здійснює сам, а бухгалтер має доступ до банківського рахунку лише для перегляду. Детальніше про дистанційний облік ТОВ.
Загальні правила обліку однакові для всіх ТОВ, а галузеві вимоги визначають окремі закони про розрахункові операції, ліцензування та валютні операції. Ми спираємося на такі акти.
Ми вивчаємо специфіку діяльності, налаштовуємо документообіг і аналітику, ведемо бухгалтерський, податковий, кадровий та зарплатний облік, готуємо звітність і за потреби налаштовуємо фіскалізацію. Для ТОВ із зовнішньоекономічними операціями є окрема сторінка про облік ЗЕД ТОВ, питання режиму розглянуто на сторінці про облік ТОВ за системою оподаткування, а склад вартості пояснено на сторінці про вартість ведення обліку ТОВ.
За директором залишаються рішення про види діяльності, систему оподаткування, підписання документів і звітів кваліфікованим електронним підписом та платежі, а бухгалтер має доступ до банківського рахунку лише для перегляду. Ми не є реєстратором, адвокатом, аудитором чи податковим органом: ліцензії та дозволи ТОВ отримує самостійно, а ми готуємо облікові документи й контролюємо строки, але результат перевірок гарантувати не можемо.
Дайте відповіді на шість запитань: тест покаже, наскільки галузева специфіка впливає на облік вашого ТОВ, і підкаже, яку сторінку відкрити.
*Це довідкова інформація, а не консультація.
Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
Головний бухгалтер з обліку ТОВ