Ведення офіційної заробітної плати
Нарахування, відомості на виплату, утримання та розрахункові листки для ТОВ.
Детальніше →Розбір вашої ситуації, підготовка документів, супровід обліку та звітності ТОВ.
Нарахування єдиного внеску за працівників компанії-фірми ТОВ
Розрахунок ЄСВ з зарплати для ТОВ — це визначення бази єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, нарахування внеску за кожним працівником і підготовка його до сплати для товариства з обмеженою відповідальністю. На відміну від податків, які утримуються із зарплати працівника, цей внесок компанія-фірма ТОВ сплачує за власний рахунок понад нараховану зарплату, тому помилка в базі безпосередньо збільшує витрати товариства й видна в податковому розрахунку.
Ми визначаємо базу, перевіряємо виплати, на які внесок не нараховується, розраховуємо його за кожним працівником і готуємо дані для сплати та звітності. Водночас директор сам здійснює платежі, бо доступ бухгалтера до банку лишається лише для перегляду, а результати перевірок і рішення органів ухвалюють уповноважені органи, тому гарантій таких рішень ми не надаємо.
Єдиний внесок нараховується за правилами спеціального закону, і його не можна розраховувати за схемою податку з доходів. Тому облік компанії-фірми ТОВ будується на шести принципах, які роблять розрахунок відтворюваним.
Єдиний внесок сплачує ТОВ понад нараховану зарплату, і він не зменшує суму, яку отримує працівник.
До бази входять нарахована зарплата, відпускні, допомога з тимчасової непрацездатності та інші виплати, визначені законом.
Частина виплат за рахунок роботодавця входить до переліку, на який внесок не нараховується, тому кожна виплата перевіряється за підставою.
Закон встановлює максимальну величину бази й мінімальний розмір внеску, які враховуються під час розрахунку за місяць.
Внесок сплачується в строки, визначені законом, зазвичай одночасно з виплатою зарплати, а порушення тягне фінансові санкції.
Нараховані суми потрапляють у податковий розрахунок, тому вони мають збігатися з відомостями про виплати.
База визначається за нарахованими працівникам виплатами, а не за фактично виплаченими сумами, тому її розрахунок починається з даних зарплатного обліку. Водночас частина виплат прямо виключена з бази. У таблиці наведено основні групи виплат.
| Виплата | Чи входить у базу | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Основна заробітна плата | Входить, у межах нарахування за місяць | Беремо суми з нарахувань за табелем і наказами |
| Премії та доплати | Входять як частина фонду оплати праці | Перевіряємо підставу в положенні й наказі |
| Відпускні та компенсація за відпустку | Входять як складова оплати праці | Включаємо до бази за місяцем нарахування |
| Допомога з тимчасової непрацездатності | Входить за правилами закону й інструкції | Окремо відображаємо та перевіряємо період відображення |
| Винагороди за цивільно-правовими договорами | Входять, якщо виконавець є платником за законом | Перевіряємо договір, акт і статус виконавця |
| Виплати з переліку, на які внесок не нараховується | Не входять, якщо відповідають переліку | Звіряємо кожну виплату з переліком і підставою |
Отже, спершу визначається склад бази, а вже потім розраховується сам внесок. Склад виплат залежить від того, як ведеться офіційна заробітна плата ТОВ, а відпускні й допомога розраховуються в розділі про відпустки й лікарняні у ТОВ.
Розрахунок виконується за кожним працівником окремо, адже межі бази й мінімальний внесок застосовуються до місячної суми, а ставка залежить від категорії працівника. Тому ми проходимо кілька кроків, кожен з яких можна перевірити. У таблиці показано послідовність.
| Крок | Що враховується | Що отримує ТОВ |
|---|---|---|
| Нарахування за місяць | Усі виплати працівникові за звітний місяць | Повна база за працівником |
| Виплати без внеску | Виплати за переліком, на які внесок не нараховується | База без виплат, що не обкладаються |
| Мінімальний внесок | Порівняння бази з мінімальною величиною, встановленою законом | Внесок не нижчий за мінімальний, де це передбачено |
| Максимальна величина бази | Обмеження бази за місяць відповідно до закону | Внесок лише з частини в межах бази |
| Ставка | Загальна ставка або ставка для окремої категорії працівників | Правильно визначена ставка за кожним працівником |
| Загальна сума внеску | Сума за всіма працівниками ТОВ | Платіж до сплати та дані для податкового розрахунку |
Таким чином, внесок залежить не лише від нарахованої зарплати, а й від складу бази та статусу працівника. Окремо від нього розраховуються податки, що утримуються з працівника, про що розповідає сторінка про розрахунок ПДФО та військового збору з зарплати ТОВ.
Єдиний внесок має низку винятків і особливих правил, які легко пропустити, якщо розраховувати його шаблоном. Тому такі випадки перевіряються окремо до розрахунку. У таблиці наведено найпоширеніші.
| Випадок | Чим відрізняється розрахунок | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Працівники з інвалідністю | Застосовується окрема ставка за правилами закону | Перевіряємо підставу й виділяємо таких працівників в обліку |
| Неповний місяць роботи | Мінімальний внесок і межі бази залежать від відпрацьованого часу | Звіряємо відпрацьований час із наказами й табелем |
| Робота за сумісництвом | Внесок розраховується з урахуванням місця основної роботи | Фіксуємо статус сумісника та місце основної роботи |
| Цивільно-правові договори | Нарахування залежить від статусу виконавця | Перевіряємо договір, акт і статус виконавця |
| Допомога з тимчасової непрацездатності | Відображається за правилами інструкції та залежно від періоду листка | Розраховуємо за місяцем, до якого належить допомога |
| Виплата після звільнення | Нарахування й відображення залежать від періоду, за який виплата належить | Окремо відображаємо та вирівнюємо в обліку |
Отже, особливі випадки потребують звірки з кадровими й зарплатними документами. Підставою для таких звірок є кадрове діловодство ТОВ, а правила виплат при звільненні описано в розділі про кадрове оформлення та звільнення працівників ТОВ.
Нарахований внесок необхідно сплатити в строк і відобразити у звітності, причому суми в обох місцях мають збігатися. Водночас платіж здійснює директор, тому ми готуємо суми й реквізити заздалегідь. У таблиці показано, що відбувається на кожному етапі.
| Етап | Що відбувається | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Підготовка платежу | Сума внеску визначається за місяць і за виплатами | Готуємо розрахунок і платіжні реквізити |
| Строк сплати | Внесок сплачується в строки, визначені законом, зазвичай разом із виплатою зарплати | Ведемо календар і попереджаємо директора заздалегідь |
| Сплата | Платіж здійснює директор у банку | Бухгалтер має доступ до банку лише для перегляду |
| Податковий розрахунок | Суми внеску відображаються у щомісячному розрахунку, що подається до податкового органу | Готуємо дані для звітності ТОВ |
| Звірка | Платіж звіряється з нарахуванням і даними звіту | Перевіряємо розбіжності до подання звіту |
Таким чином, контроль строків і звірка платежу зі звітом зменшують ризик штрафів, хоча остаточні висновки щодо нарахувань робить уповноважений орган.
Розрахунок виконує бухгалтер, але рішення ухвалює директор, тому межі відповідальності мають бути зрозумілими заздалегідь. У таблиці показано розподіл ролей.
| Дія | Директор ТОВ | Бухгалтер |
|---|---|---|
| Склад виплат працівникам | Затверджує умови оплати й премії | Перевіряє, чи входять виплати в базу |
| Розрахунок внеску | Погоджує порядок розрахунку | Розраховує внесок за кожним працівником |
| Платіж | Здійснює платіж у банку сам | Готує суми та реквізити, доступ до банку має лише для перегляду |
| Звітність | Підписує та подає звіт КЕП | Готує дані для звіту |
| Відповіді органу | Підписує листи та пояснення | Готує розрахунки й підтвердні документи |
Отже, бухгалтер готує розрахунки й документи, а підписання та платежі залишаються за директором компанії-фірми ТОВ.
Більшість помилок виникає через неправильне визначення бази й пропущені строки, тому їх можна передбачити. У таблиці наведено найпоширеніші.
| Типова помилка | До чого вона призводить | Як ми її уникаємо |
|---|---|---|
| Виплату віднесено до виплат без внеску без підстави | Донарахування внеску й фінансові санкції | Звіряємо кожну виплату з переліком і підставою |
| Не враховано відпускні чи допомогу в базі | Занижений внесок і розбіжності зі звітом | Беремо базу з повних нарахувань за місяць |
| Не застосовано мінімальний внесок | Недоплата й донарахування за результатами перевірки | Порівнюємо базу з мінімальною величиною за кожним працівником |
| Невірна ставка для працівника з інвалідністю або сумісника | Переплата чи недоплата внеску | Ведемо перелік працівників зі статусом і підставою |
| Пропущено строк сплати | Штрафні санкції та пеня | Календар платежів із нагадуванням директору |
| Платіж не збігається зі звітом | Питання податкового органу й уточнення звіту | Звіряємо платіж із нарахуванням до подання звіту |
Ми починаємо з перевірки того, як внесок розраховувався раніше, бо навести порядок простіше, ніж виправляти його після зауважень органу. Далі робота проходить шість етапів.
Звіряємо внесок, що сплачувався раніше, з нарахуваннями й складаємо перелік розбіжностей.
Класифікуємо виплати, окремо виділяємо ті, на які внесок не нараховується, та фіксуємо підстави.
Розраховуємо внесок окремо за кожним працівником з урахуванням меж бази, мінімальної величини та ставки.
Формуємо загальну суму та платіжні реквізити й передаємо директору разом із календарем строків.
Директор здійснює платіж у банку, а ми лише переглядаємо виписку для звірки.
Звіряємо суми внеску з даними податкового розрахунку й зберігаємо підтвердні документи.
Єдиний внесок ТОВ можна розраховувати дистанційно, адже нарахування, відомості та накази передаються електронно, а директор підписує звіти КЕП. Розрахунки зберігаються в захищеній базі, а платежі директор здійснює онлайн. Доступ до банківських рахунків у нас лишається лише для перегляду, бо платежі здійснює сам директор компанії-фірми ТОВ.
Детальніше про дистанційний облік ТОВ.
Результатом є не лише сума до сплати, а розрахунок, у якому кожну виплату можна віднести до бази або виключити за підставою. У таблиці показано, що змінюється для ТОВ.
| Напрям | Без системи | Із нашим веденням |
|---|---|---|
| База | Визначається приблизно за сумою зарплати | Складається з класифікованих виплат із підставами |
| Розрахунок | Однакова ставка для всіх працівників | Ставка, межі й мінімальна величина за кожним працівником |
| Строки | Платіж пропускає дату | Календар із нагадуванням директору |
| Звітність | Суми в платежі й звіті розходяться | Платіж звірений із податковим розрахунком |
| Перевірки | Підстави виплат відновлюють після запиту | Підстави й розрахунки збережені та звірені |
Отже, впорядкований розрахунок зменшує ризик донарахувань і санкцій, хоча результату перевірок і рішень органів ми гарантувати не можемо.
Внесок рахується щомісяця за тими самими нарахуваннями, що й зарплата, тому інструменти мають працювати з єдиною базою. У таблиці вказано призначення кожного.
| Інструмент | Призначення | Особливості |
|---|---|---|
| Облікова програма | Розрахунок бази й внеску за працівниками | Дані беруться з нарахувань зарплати без перепису |
| Перелік виплат без внеску | Класифікація виплат за підставами | Кожна виплата має посилання на пункт переліку |
| Клієнт-банк | Сплата внеску | Платіж здійснює директор, бухгалтер має доступ лише для перегляду |
| Електронна звітність | Подання податкового розрахунку | Підписання КЕП директором |
| Календар платежів | Строки сплати внеску та подання звіту | Нагадування директору й бухгалтеру заздалегідь |
Розрахунок єдиного внеску компанії-фірми ТОВ регулюється спеціальним законом про збір і облік внеску, переліком виплат, на які він не нараховується, та інструкцією Міністерства фінансів, а також законами про оплату праці й соціальне страхування. Ми спираємося на такі акти.
Ми визначаємо базу єдиного внеску, перевіряємо виплати, на які він не нараховується, розраховуємо внесок за кожним працівником, готуємо суми й реквізити для сплати та дані для податкового розрахунку. Ця робота входить у зарплатний облік ТОВ і пов’язана з кадровим та податковим обліком, а дані для звітності формуються на тій самій базі. Вартість залежить від кількості працівників і складності виплат, орієнтири наведено на сторінці цін на бухгалтерське обслуговування ТОВ.
За директором залишаються затвердження умов оплати, підписання звітів КЕП і здійснення платежів: доступ бухгалтера до банку лишається лише для перегляду. Ми готуємо розрахунки й документи, але не ухвалюємо рішень замість директора, а результати перевірок і рішення уповноважених органів гарантувати не можемо.
Дайте відповіді на шість запитань: тест підкаже орієнтовний профіль розрахунку ЄСВ з зарплати.
*Це загальна підказка, а не індивідуальний висновок. Остаточний обсяг розрахунку визначається після аналізу діяльності ТОВ.
Нарахування, відомості на виплату, утримання та розрахункові листки для ТОВ.
Детальніше →Середня зарплата, відпускні, лікарняні та компенсації при звільненні для ТОВ.
Детальніше →Утримання податків із зарплати працівників ТОВ, строки сплати та дані для звітності.
Детальніше →Аудит розрахунків, положення про оплату праці, налаштування обліку, календар виплат і регламент для ТОВ.
Детальніше →Агрофірма у формі ТОВ на збиранні врожаю залучала сорок сезонних працівників без оформлення й розраховувалася частково зерном. Строкові трудові договори, договори з нефіксованим робочим часом і правильний облік натуральної оплати закрили ризик штрафів понад три мільйони гривень.
Детальніше →Інтернет-магазин у формі ТОВ змінив бухгалтера, а новий виявив, що звітність із зарплати не збігається з виплатами й сплаченими податками. Двоє працівників взагалі не мали стажу в реєстрі ПФУ. Звірка й уточнення відновили дані й прибрали розбіжності в податковій.
Детальніше →Будівельне ТОВ платило бригадам на віддалених об'єктах добові 1 000 грн на день і видавало гроші на житло без авансових звітів. Перевірка показала неоподатковані виплати за рік і ризик донарахувань. Новий порядок відряджень зберіг суму для людей і прибрав податковий ризик.
Детальніше →Клінінгова компанія у формі ТОВ при звільненні компенсувала лише відпустку поточного року й виплачувала розрахунок разом із наступною зарплатою. Позов колишньої працівниці показав системну помилку. Облік залишків відпусток і порядок звільнення закрили цей ризик.
Детальніше →Мережа магазинів ТОВ працювала змінами по 12 годин і платила продавцям лише оклад. Підсумований облік робочого часу показав сотні неоплачених надурочних годин за квартал. Доплати й новий графік змін прибрали борг перед працівниками й ризик скарг.
Детальніше →IT-компанія у формі ТОВ роками оформлювала розробників щомісячними договорами ЦПХ. Аналіз договорів показав ознаки трудових відносин і ризик штрафу понад мільйон гривень. Частину людей переоформили на трудові договори, а ЦПХ залишили лише для проєктних підрядників.
Детальніше →У меблевого ТОВ у місяці без замовлень відрядний заробіток частини робітників був нижчим за мінімальну зарплату, а простої не оформлювалися. Перерахунок, доплати й нові правила нарахування закрили ризик штрафів за недотримання мінімальних гарантій.
Детальніше →У меблевого ТОВ у місяці без замовлень відрядний заробіток частини робітників був нижчим за мінімальну зарплату, а простої не оформлювалися. Перерахунок, доплати й нові правила нарахування закрили ризик штрафів за недотримання мінімальних гарантій.
Детальніше →Виплата, помилково віднесена до виплат без внеску, не застосований мінімальний внесок або прострочений платіж обертаються донарахуваннями й штрафними санкціями, а виявляється це зазвичай під час перевірки. Внесок, розрахований за класифікованою базою кожного працівника компанії-фірми ТОВ і звірений із податковим розрахунком, дає ТОВ зрозумілі суми до сплати й підтверджені підстави кожної виплати.
Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
Головний бухгалтер з обліку ТОВ