Ведення офіційної заробітної плати
Нарахування, відомості на виплату, утримання та розрахункові листки для ТОВ.
Детальніше →Розбір вашої ситуації, підготовка документів, супровід обліку та звітності ТОВ.
Нарахування відпускних і лікарняних працівникам компанії-фірми ТОВ
Розрахунок відпусток і лікарняних у ТОВ — це нарахування відпускних, допомоги з тимчасової непрацездатності та компенсації за невикористану відпустку працівникам товариства з обмеженою відповідальністю: визначення середньої зарплати, розподіл виплат між роботодавцем і страхуванням, підготовка довідок і розрахунків до наказів директора. Для компанії-фірми ТОВ це найчастіше джерело помилок у зарплатному обліку, бо розрахунок залежить від попередніх нарахувань, а будь-яка неточність одразу видна працівникові й перевіряючому органу.
Ми рахуємо відпускні й лікарняні за порядком обчислення середньої заробітної плати та готуємо розрахунки й проєкти довідок. Водночас накази про відпустки підписує директор, він же сам здійснює виплати, бо доступ бухгалтера до банку лишається лише для перегляду, а результати перевірок і рішення органів соціального страхування ухвалюють уповноважені органи, тому гарантій таких рішень ми не надаємо.
Відпускні та лікарняні рахуються за чітко встановленими правилами, і відступ від них означає недоплату або переплату працівникові. Тому облік компанії-фірми ТОВ будується на шести принципах, які роблять розрахунок відтворюваним.
Відпустки планують за графіком, який затверджує ТОВ, тож час відпочинку й нарахування відпускних прогнозуються заздалегідь.
Відпустка оформлюється наказом директора, а лікарняні нараховуються на підставі листка непрацездатності, без яких виплата не має підстави.
Відпускні та частина інших виплат рахуються з середнього заробітку за Порядком, затвердженим Кабінетом Міністрів.
Розмір допомоги залежить від страхового стажу та середньої зарплати, а її частину оплачує роботодавець, решту — кошти соціального страхування.
Відпускні виплачуються до початку відпустки в строк, визначений законом, а лікарняні — у строки, встановлені для виплати зарплати.
З відпускних і лікарняних утримуються податки за правилами Податкового кодексу, а відомості входять у звітність ТОВ.
Закон передбачає кілька видів відпусток, і кожна має власний порядок оформлення та оплати. Водночас частина відпусток оплачується зі збереженням середнього заробітку, а частина — за іншими правилами або взагалі без оплати. У таблиці наведено основні види та те, що ми робимо.
| Вид відпустки | Що це | Як оплачується | Що ми робимо |
|---|---|---|---|
| Щорічна основна відпустка | Відпустка, на яку мають право всі працівники | Зі збереженням середнього заробітку | Рахуємо відпускні та готуємо проєкт наказу |
| Додаткові відпустки | Відпустки за умовами праці чи іншими підставами, визначеними законом | Зі збереженням середнього заробітку | Перевіряємо підставу й включаємо до розрахунку |
| Відпустка у зв’язку з навчанням | Відпустка для працівників, які поєднують роботу й навчання | За правилами, визначеними законодавством | Перевіряємо довідки та порядок оплати |
| Відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, доглядом за дитиною | Соціальні відпустки зі спеціальним режимом | Допомога за рахунок коштів соціального страхування | Готуємо розрахунок і документи на виплату |
| Відпустка без збереження заробітної плати | Відпустка за згодою сторін або у випадках, передбачених законом | Не оплачується | Фіксуємо в обліку та враховуємо в табелі |
Отже, спершу визначається вид відпустки, а вже потім порядок її оплати. Первинне оформлення відпусток відбувається в межах кадрового діловодства ТОВ.
Відпускні розраховуються з середнього заробітку працівника, тому якість розрахунку залежить від повноти попередніх нарахувань. Тому ми проходимо кілька кроків, кожен з яких можна перевірити. У таблиці показано, що враховується.
| Крок | Що враховується | Що отримує ТОВ |
|---|---|---|
| Розрахунковий період | Період, визначений Порядком обчислення середньої зарплати | Правильні межі розрахунку |
| Виплати, що входять до розрахунку | Заробітна плата, доплати, премії за правилами Порядку | Повний перелік виплат без зайвих сум |
| Відпрацьований час | Фактично відпрацьовані дні та періоди, які не враховуються | Звірка за табелем і наказами |
| Середньоденна зарплата | Розподіл виплат на відпрацьований час | Підтверджений розмір середнього заробітку |
| Кількість днів відпустки | Дні за наказом, включно з особливостями обліку святкових днів | Сума відпускних до виплати |
| Податки з відпускних | ПДФО, військовий збір, ЄСВ | Розрахунок утримань і внесків |
Таким чином, відпускні залежать від того, як нараховувалася зарплата раніше, а загальний порядок розрахунку описано в розділі про ведення офіційної заробітної плати для ТОВ.
Допомога з тимчасової непрацездатності залежить від листка непрацездатності, страхового стажу та середньої зарплати, і її оплачують різні джерела. Тому розрахунок виконується окремо від зарплати та перевіряється за документами. У таблиці показано кроки.
| Крок | Що враховується | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Листок непрацездатності | Період непрацездатності та його підтвердження | Перевіряємо листок і дати |
| Страховий стаж | Стаж працівника, від якого залежить розмір допомоги | Перевіряємо підтвердні відомості |
| Середня зарплата | Заробіток за період, визначений для розрахунку допомоги | Рахуємо за порядком обчислення середньої зарплати |
| Розподіл виплати | Частину оплачує роботодавець, решту — кошти соціального страхування | Визначаємо частини за чинним порядком |
| Податки | ПДФО і військовий збір за правилами Податкового кодексу | Розраховуємо утримання та готуємо платіж |
| Відображення в обліку й звітності | Допомога окремою позицією в нарахуваннях | Передаємо дані в облік і звітність |
Отже, лікарняні розраховуються за іншими правилами, ніж відпускні, і їх не можна змішувати в одному розрахунку.
Якщо працівник звільняється, а відпустку не використав, ТОВ виплачує компенсацію, і вона входить в остаточний розрахунок. Водночас строки такої виплати жорсткі, тому розрахунок готується заздалегідь. У таблиці показано, як це відбувається.
| Складова | Що враховується | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Невикористані дні відпустки | Дні за період роботи, за які відпустка не надавалася | Звіряємо з графіком, наказами та даними кадрового обліку |
| Середній заробіток | Розрахунок за правилами Порядку обчислення середньої зарплати | Рахуємо так само, як відпускні |
| Остання заробітна плата | Нарахування за відпрацьований час до дня звільнення | Додаємо до загального розрахунку |
| Податки й внески | ПДФО, військовий збір, ЄСВ за правилами Податкового кодексу | Розраховуємо утримання й внески |
| Строк виплати | Усі належні суми виплачуються в день звільнення | Готуємо розрахунок до дня звільнення й попереджаємо директора |
Отже, остаточний розрахунок залежить від того, чи вчасно оформлено звільнення, а порядок самого звільнення описано в розділі про кадрове оформлення та звільнення працівників ТОВ.
Відпускні, лікарняні та компенсація є об’єктами оподаткування, але правила для кожної виплати різні. Тому окремі суми не можна зводити в одну позицію. У таблиці наведено, що враховується.
| Виплата | Що утримується або нараховується | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Відпускні | ПДФО, військовий збір і ЄСВ на фонд оплати праці | Розраховуємо податки й відображаємо в нарахуваннях |
| Лікарняні | ПДФО і військовий збір, окремі правила щодо ЄСВ | Розраховуємо за правилами, відображаємо окремою позицією |
| Компенсація за відпустку | Податки як із зарплати за правилами Податкового кодексу | Включаємо в остаточний розрахунок |
| Звітність | Відомості про нараховані доходи та внески | Передаємо дані в звітність ТОВ |
Таким чином, податки з відпусток і лікарняних розраховуються на тій самій базі, що й решта зарплати, а детальніше про них ідеться в розділах про розрахунок ЄСВ з зарплати для ТОВ та розрахунок ПДФО та військового збору з зарплати для ТОВ.
Розрахунок виконує бухгалтер, але рішення ухвалює директор, тому межі відповідальності мають бути зрозумілими заздалегідь. У таблиці показано розподіл ролей.
| Дія | Директор ТОВ | Бухгалтер |
|---|---|---|
| Графік відпусток | Затверджує графік | Готує проєкт і нагадує про дати |
| Наказ про відпустку | Підписує наказ КЕП | Готує проєкт наказу й розрахунок відпускних |
| Листок непрацездатності | Приймає від працівника та передає в облік | Перевіряє листок і розраховує допомогу |
| Довідки для соціального страхування | Підписує довідки та подає, якщо це потрібно | Готує довідки та розрахунки |
| Виплата | Здійснює виплату в банку сам | Готує реквізити, доступ до банку має лише для перегляду |
Отже, бухгалтер готує розрахунки й документи, а підписання та виплата залишаються за директором компанії-фірми ТОВ.
Більшість помилок виникає через неповні дані про попередні нарахування й пропущені строки, тому їх можна передбачити. У таблиці наведено найпоширеніші.
| Типова помилка | До чого вона призводить | Як ми її уникаємо |
|---|---|---|
| Відпускні нараховано з неповного розрахункового періоду | Недоплата або переплата працівникові | Звіряємо період і виплати з документами |
| Відпускні виплачено після початку відпустки | Порушення строків і претензії працівника | Календар виплат із нагадуванням директору |
| Відпустку надано без наказу | Нарахування не підтверджується документом | Звіряємо кожну відпустку з наказом |
| Лікарняний розраховано без перевірки страхового стажу | Неправильний розмір допомоги | Перевіряємо стаж і дані листка |
| Неправильно розподілено оплату між роботодавцем і страхуванням | Розбіжності з органами соціального страхування | Розподіляємо за чинним порядком і зберігаємо розрахунок |
| Не враховано компенсацію при звільненні | Доплати й спори після звільнення | Звіряємо невикористані дні перед звільненням |
Ми починаємо з перевірки графіка відпусток і попередніх нарахувань, бо розрахунок залежить від них. Далі робота проходить шість етапів.
Перевіряємо графік, залишки днів і підстави для кожного виду відпустки.
Збираємо заяви, листки непрацездатності й супровідні документи та перевіряємо їх.
Визначаємо середній заробіток і рахуємо відпускні, допомогу та компенсацію.
Готуємо проєкти наказів і довідок, які директор підписує КЕП.
Передаємо директору суми й реквізити, а виплату він здійснює сам у встановлений строк.
Відображаємо виплати, податки й внески в обліку та передаємо дані в звітність.
Відпустки й лікарняні ТОВ можна розраховувати дистанційно, адже заяви, листки та розрахунки передаються електронно, а директор підписує накази КЕП. Розрахунки зберігаються в захищеній базі, а виплати директор здійснює онлайн. Доступ до банківських рахунків у нас лишається лише для перегляду, бо виплати здійснює сам директор компанії-фірми ТОВ.
Детальніше про дистанційний облік ТОВ.
Результатом є не лише сума до виплати, а розрахунок, який можна пояснити працівникові та підтвердити документами. У таблиці показано, що змінюється для ТОВ.
| Напрям | Без системи | Із нашим веденням |
|---|---|---|
| Відпускні | Рахуються за приблизною схемою | Розраховані з підтверджених виплат |
| Лікарняні | Допомога визначається без перевірки стажу | Розраховані з перевіркою листка й стажу |
| Строки | Виплати пропускають дату | Календар із нагадуванням директору |
| Звільнення | Компенсацію враховують пізніше | Остаточний розрахунок готовий до дня звільнення |
| Перевірки | Розрахунки відновлюють після запиту | Розрахунки й накази збережені та звірені |
Отже, впорядкований розрахунок зменшує ризик доплат і спорів, хоча результату перевірок і рішень органів ми гарантувати не можемо.
Розрахунок спирається на дані попередніх місяців, тому інструменти мають працювати з єдиною базою нарахувань. У таблиці вказано призначення кожного.
| Інструмент | Призначення | Особливості |
|---|---|---|
| Облікова програма | Розрахунок середнього заробітку, відпускних і допомоги | Використовує нарахування за попередні місяці без перепису |
| Графік відпусток | Планування відпусток і залишків днів | Дані пов’язані з наказами та табелем |
| Електронний документообіг | Підписання наказів і довідок | Юридична сила за наявності КЕП |
| Клієнт-банк | Виплата відпускних і допомоги | Платежі здійснює директор, бухгалтер має доступ лише для перегляду |
| Календар виплат | Строки виплат до початку відпустки та в день звільнення | Нагадування директору й бухгалтеру заздалегідь |
Розрахунок відпусток і лікарняних компанії-фірми ТОВ регулюється законами про відпустки, трудові відносини та соціальне страхування, порядком обчислення середньої зарплати й податковим законодавством. Ми спираємося на такі акти.
Ми розраховуємо відпускні, допомогу з тимчасової непрацездатності та компенсацію, готуємо проєкти наказів і довідок, розраховуємо податки й передаємо дані в облік. Ця робота входить у зарплатний облік ТОВ і пов’язана з кадровим та податковим обліком, а дані для звітності формуються на тій самій базі. Вартість залежить від кількості працівників і частоти відпусток та лікарняних, орієнтири наведено на сторінці цін на бухгалтерське обслуговування ТОВ.
За директором залишаються затвердження графіка відпусток, підписання наказів і довідок КЕП та здійснення виплат: доступ бухгалтера до банку лишається лише для перегляду. Ми готуємо розрахунки й документи, але не ухвалюємо рішень замість директора, а результати перевірок і рішення органів соціального страхування та інших уповноважених органів гарантувати не можемо.
Дайте відповіді на шість запитань: тест підкаже орієнтовний профіль розрахунку відпусток і лікарняних.
*Це загальна підказка, а не індивідуальний висновок. Остаточний обсяг розрахунку визначається після аналізу діяльності ТОВ.
Нарахування, відомості на виплату, утримання та розрахункові листки для ТОВ.
Детальніше →Нарахування єдиного внеску на зарплату працівників ТОВ, строки сплати та дані для звітності.
Детальніше →Утримання податків із зарплати працівників ТОВ, строки сплати та дані для звітності.
Детальніше →Аудит розрахунків, положення про оплату праці, налаштування обліку, календар виплат і регламент для ТОВ.
Детальніше →Агрофірма у формі ТОВ на збиранні врожаю залучала сорок сезонних працівників без оформлення й розраховувалася частково зерном. Строкові трудові договори, договори з нефіксованим робочим часом і правильний облік натуральної оплати закрили ризик штрафів понад три мільйони гривень.
Детальніше →Інтернет-магазин у формі ТОВ змінив бухгалтера, а новий виявив, що звітність із зарплати не збігається з виплатами й сплаченими податками. Двоє працівників взагалі не мали стажу в реєстрі ПФУ. Звірка й уточнення відновили дані й прибрали розбіжності в податковій.
Детальніше →Будівельне ТОВ платило бригадам на віддалених об'єктах добові 1 000 грн на день і видавало гроші на житло без авансових звітів. Перевірка показала неоподатковані виплати за рік і ризик донарахувань. Новий порядок відряджень зберіг суму для людей і прибрав податковий ризик.
Детальніше →Клінінгова компанія у формі ТОВ при звільненні компенсувала лише відпустку поточного року й виплачувала розрахунок разом із наступною зарплатою. Позов колишньої працівниці показав системну помилку. Облік залишків відпусток і порядок звільнення закрили цей ризик.
Детальніше →Мережа магазинів ТОВ працювала змінами по 12 годин і платила продавцям лише оклад. Підсумований облік робочого часу показав сотні неоплачених надурочних годин за квартал. Доплати й новий графік змін прибрали борг перед працівниками й ризик скарг.
Детальніше →IT-компанія у формі ТОВ роками оформлювала розробників щомісячними договорами ЦПХ. Аналіз договорів показав ознаки трудових відносин і ризик штрафу понад мільйон гривень. Частину людей переоформили на трудові договори, а ЦПХ залишили лише для проєктних підрядників.
Детальніше →У меблевого ТОВ у місяці без замовлень відрядний заробіток частини робітників був нижчим за мінімальну зарплату, а простої не оформлювалися. Перерахунок, доплати й нові правила нарахування закрили ризик штрафів за недотримання мінімальних гарантій.
Детальніше →У меблевого ТОВ у місяці без замовлень відрядний заробіток частини робітників був нижчим за мінімальну зарплату, а простої не оформлювалися. Перерахунок, доплати й нові правила нарахування закрили ризик штрафів за недотримання мінімальних гарантій.
Детальніше →
Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
Головний бухгалтер з обліку ТОВ