Підготовка документів до зборів засновників
Проєкти протоколів і рішень, відображення змін до статуту для ТОВ.
Детальніше →Підготовка відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ
Підготовка відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ: визначення власника, структура власності, документи, оновлення відомостей після змін.
Дані про власників і структуру власності компанії-фірми ТОВ
Підготовка відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ — це визначення фізичної особи, яка здійснює вирішальний вплив на товариство з обмеженою відповідальністю, побудова структури власності до цієї особи, збір підтверджувальних документів і складання відомостей, які зазначаються у державному реєстрі й надаються банкам та контрагентам. Кінцевий бенефіціарний власник не завжди збігається із засновником, адже вплив може здійснюватися через інші юридичні особи або без прямого володіння часткою, тому відомості потрібно підтверджувати документами.
Ми аналізуємо статут і склад учасників, будуємо схему структури власності, перевіряємо документи й готуємо проєкт відомостей та змін до них. Водночас остаточне визначення кінцевого бенефіціарного власника й достовірність відомостей належать товариству, подання здійснює уповноважена особа, а рішення органів ухвалюють уповноважені органи, тому ми не є реєстратором чи юристом і гарантій таких рішень не надаємо.
- Основні правила підготовки відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ
- Фізична особа наприкінці ланцюга
- Схема структури власності
- Вирішальний вплив, а не лише частка
- Кожен висновок з документом
- Актуальність після змін
- Захист персональних даних
- Хто може бути кінцевим бенефіціарним власником ТОВ
- Які документи потрібні для відомостей про власників ТОВ
- Коли потрібно оновлювати відомості про власників ТОВ
- Особливі випадки підготовки відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ
- Типові помилки в підготовці відомостей про власників ТОВ
- Хто за що відповідає у відомостях про власників ТОВ
- Як відбувається підготовка відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ
- Збираємо дані про учасників
- Будуємо схему володіння
- Перевіряємо критерії впливу
- Збираємо підтверджувальні документи
- Готуємо проєкт відомостей
- Оновлюємо після змін
- Дистанційна підготовка відомостей про власників ТОВ
- Що отримує ТОВ від підготовки відомостей про власників
- Інструменти й автоматизація роботи з відомостями про власників ТОВ
- Нормативно-правова база підготовки відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ
- Що ми робимо, а що залишається за директором
- Який обсяг підготовки відомостей про власників потрібен вашому ТОВ
- Пов'язані послуги з корпоративного обліку ТОВ
- Підготовка документів до зборів засновників
- Облік статутного капіталу та внесків засновників
- Розрахунок і облік дивідендів засновникам
- Підготовка документів з фінансового моніторингу
- Впровадження корпоративного обліку
- Кейси з корпоративного обліку ТОВ
- Замовити підготовку відомостей про кінцевого бенефіціарного власника компанії-фірми ТОВ
- Поширені запитання про підготовку відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ
- Хто такий кінцевий бенефіціарний власник ТОВ?
- Чи збігається власник ТОВ із засновником?
- Що таке структура власності ТОВ?
- Які документи потрібні для відомостей про власників ТОВ?
- Чи потрібні іноземні документи, якщо власник ТОВ — нерезидент?
- Коли потрібно оновлювати відомості про власників ТОВ?
- Хто подає відомості про власників ТОВ до реєстру?
- Хто відповідає за достовірність відомостей про власників ТОВ?
- Що робити, якщо кінцевого бенефіціарного власника ТОВ не виявлено?
- Навіщо банк запитує структуру власності ТОВ?
- Чи зберігаєте ви особисті дані власників ТОВ?
- Чи гарантуєте ви, що відомості про власників ТОВ не оскаржать?
Основні правила підготовки відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ
Відомості про власників перевіряють державні органи, банки й контрагенти, тому їх підготовка компанії-фірми ТОВ будується на шести правилах.
Фізична особа наприкінці ланцюга
Кінцевим бенефіціарним власником є фізична особа, тому структура власності простежується до неї через усі юридичні особи.
Схема структури власності
Структура власності відображається схемою, у якій видно кожен рівень володіння та частки учасників.
Вирішальний вплив, а не лише частка
Вплив визначається за критеріями закону: володіння, право голосу чи інший контроль, а не лише за розміром частки.
Кожен висновок з документом
Висновок про власника підтверджується статутами, рішеннями, виписками та іншими документами.
Актуальність після змін
Після зміни складу учасників відомості переглядаються й оновлюються у строки, встановлені законом.
Захист персональних даних
Документи з особистими даними власників збираються лише в потрібному обсязі та зберігаються захищено.
Хто може бути кінцевим бенефіціарним власником ТОВ
Закон визначає кінцевого бенефіціарного власника за ознаками впливу, а не за назвою посади. У таблиці наведено поширені ситуації.
| Ситуація | Як визначається власник | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Фізична особа володіє часткою напряму | Власник визначається за часткою або правом голосу згідно із законом | Звіряємо частку зі статутом і рішеннями учасників |
| Володіння через іншу юридичну особу | Власника шукають у ланцюгу володіння до фізичної особи | Будуємо схему володіння й збираємо документи на кожен рівень |
| Вплив без частки | Закон допускає інші форми контролю над товариством | Аналізуємо документи, що підтверджують контроль |
| Кілька власників | У відомостях вказуються всі особи, які відповідають ознакам | Формуємо перелік за єдиними критеріями |
| Власника не виявлено | Закон передбачає окремий порядок відображення такої ситуації | Перевіряємо критерії та готуємо пояснення за вимогами закону |
Отже, власника визначають за критеріями закону й підтверджують документами. Дані про частки беруться з розділу про облік статутного капіталу та внесків засновників ТОВ.
Які документи потрібні для відомостей про власників ТОВ
Склад документів залежить від структури власності, але основа однакова. У таблиці наведено поширені.
| Документ | Для чого потрібен | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Статут ТОВ | Підтверджує склад учасників і розмір часток | Звіряємо дані зі статутом і відомостями про товариство |
| Статутні документи учасників-юридичних осіб | Показують наступний рівень володіння | Збираємо документи на кожному рівні ланцюга |
| Документи кінцевої фізичної особи | Підтверджують особу власника | Збираємо їх в обсязі, достатньому за законом |
| Рішення учасників | Підтверджують зміни складу й часток | Перевіряємо, чи всі зміни оформлені |
| Іноземні документи | Підтверджують володіння через іноземну компанію | Перевіряємо вимоги до оформлення іноземних документів і перекладу |
| Схема структури власності | Показує всі рівні володіння | Складаємо схему для директора, банку та реєстру |
Таким чином, документи збираються для кожного рівня структури, а не лише для першого. Якщо ТОВ готує пакет для банку, його склад узгоджується з розділом про підготовку документів з фінансового моніторингу ТОВ.
Коли потрібно оновлювати відомості про власників ТОВ
Відомості мають відповідати реальному стану, тому їх переглядають після будь-якої події, що впливає на структуру. У таблиці наведено такі події.
| Подія | Що змінюється | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Вихід чи вступ учасника | Змінюється склад учасників і частки | Перевіряємо, чи змінився кінцевий власник, і готуємо оновлення |
| Перерозподіл часток | Може змінитися особа, що має вирішальний вплив | Повторно проходимо критерії закону |
| Зміна власників учасника-юридичної особи | Змінюється нижній рівень структури | Оновлюємо схему й документи цього рівня |
| Зміна даних власника | Змінюються особисті дані | Готуємо оновлені відомості з підтвердженням |
| Запит банку чи контрагента | Потрібні актуальні відомості та підтвердження | Надаємо перевірену схему й документи |
Отже, оновлення залежить від подій, а не від календаря, тому ми зіставляємо відомості з реєстром рішень, що описаний у розділі про підготовку документів до зборів засновників ТОВ.
Особливі випадки підготовки відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ
У складних структурах власник визначається не так очевидно, тому їх розглядають окремо. У таблиці наведено найпоширеніші.
| Випадок | Чим відрізняється підготовка | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Власник через іноземну компанію | Потрібні іноземні документи, оформлені за вимогами закону | Перевіряємо документи й порядок їх оформлення |
| Багаторівневий ланцюг | Кожен рівень потребує окремих документів | Складаємо схему й перелік документів за рівнями |
| Володіння через довірену особу | Фактичний власник може відрізнятися від зазначеного в документах | Аналізуємо документи, які підтверджують контроль |
| Учасник — державний орган чи публічна структура | Закон може встановлювати особливості визначення власника | Перевіряємо вимоги закону для такого учасника |
| Спадкування частки | Потрібні документи про право на спадщину | Фіксуємо підставу й оновлюємо структуру |
| Власник — публічна особа | Банки можуть вимагати додаткових пояснень | Готуємо пояснення за документами, які надає ТОВ |
Отже, складні випадки аналізуються за документами, а не припущеннями.
Типові помилки в підготовці відомостей про власників ТОВ
Більшість помилок виникає через неповну структуру й застарілі дані, тому їх можна передбачити. У таблиці наведено найпоширеніші.
| Типова помилка | До чого вона призводить | Як ми її уникаємо |
|---|---|---|
| Вказано засновника замість фактичного власника | Недостовірні відомості та питання банку чи контролюючих органів | Простежуємо структуру до фізичної особи |
| Структура описана лише на першому рівні | Неповні відомості про власників | Будуємо схему за всіма рівнями володіння |
| Відомості не оновлено після змін | Розбіжність з реальним станом і санкції за законом | Звіряємо відомості з реєстром рішень |
| Немає документів на кінцевого власника | Складно підтвердити висновок банку | Збираємо документи до подання відомостей |
| Не враховано вплив без частки | Невірне визначення кінцевого власника | Перевіряємо всі критерії закону |
| Особисті дані власника зберігаються у відкритому доступі | Ризик порушення вимог щодо персональних даних | Зберігаємо документи у захищеному сховищі |
Хто за що відповідає у відомостях про власників ТОВ
Відомості про власників залежать від учасників і директора, тому відповідальність розподіляється чітко. У таблиці показано, хто виконує кожну дію.
| Дія | Хто відповідає | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Надання даних про власників | Учасники й директор | Складаємо перелік необхідних даних і документів |
| Визначення кінцевого власника | Товариство на підставі документів | Готуємо аналіз і проєкт висновку |
| Достовірність відомостей | Товариство та уповноважена особа | Перевіряємо відповідність документам |
| Подання відомостей і змін | Уповноважена особа через державного реєстратора | Готуємо проєкт відомостей, а подання здійснює уповноважена особа |
| Відповіді банку | Директор | Готуємо схему й пакет документів |
| Схема й архів документів | Товариство разом із нами | Ведемо схему та оновлюємо її |
Як відбувається підготовка відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ
Ми починаємо зі статуту й рішень, бо вони показують склад учасників. Далі робота проходить у шість кроків.
Збираємо дані про учасників
Отримуємо статут, рішення учасників і відомості про всіх, хто володіє часткою.
Будуємо схему володіння
Простежуємо структуру від ТОВ до фізичних осіб через усі юридичні особи.
Перевіряємо критерії впливу
Зіставляємо дані з критеріями закону щодо вирішального впливу.
Збираємо підтверджувальні документи
Готуємо перелік документів для кожного рівня структури й перевіряємо їх повноту.
Готуємо проєкт відомостей
Складаємо проєкт відомостей та схему, які погоджує директор.
Оновлюємо після змін
Відстежуємо зміни складу й часток та готуємо оновлені відомості.
Дистанційна підготовка відомостей про власників ТОВ
Відомості можна готувати дистанційно, адже документи передаються електронно, а директор підписує пакет КЕП. Особисті дані власників зберігаються у захищеному сховищі з обмеженим доступом.
Детальніше про дистанційний облік ТОВ.
Що отримує ТОВ від підготовки відомостей про власників
Результатом є схема й документи, за якими можна підтвердити, хто володіє товариством. У таблиці показано, що змінюється для ТОВ.
| Напрям | Без системи | Із нашим супроводом |
|---|---|---|
| Структура власності | Описується приблизно за першим рівнем | Схема до кінцевої фізичної особи |
| Документи | Шукають під час запиту банку | Пакет підтверджувальних документів підготовлений заздалегідь |
| Відомості в реєстрі | Не оновлюються після змін | Перегляд після кожної події |
| Запити банку | Відповіді готують у поспіху | Готова перевірена схема |
| Персональні дані | Зберігаються розрізнено | Захищене сховище з обмеженим доступом |
Таким чином, впорядковані відомості зменшують ризик претензій банків і контролюючих органів, хоча результату розгляду й рішень уповноважених органів ми гарантувати не можемо.
Інструменти й автоматизація роботи з відомостями про власників ТОВ
Структура власності змінюється нечасто, але кожна зміна має бути зафіксована, тому інструменти допомагають зберігати історію. У таблиці вказано призначення кожного.
| Інструмент | Призначення | Особливості |
|---|---|---|
| Схема структури власності | Візуалізація всіх рівнів володіння | Оновлюється після кожної зміни складу учасників |
| Реєстр рішень | Підтвердження змін складу й часток | Зіставляється з відомостями про власників |
| Календар перевірки відомостей | Періодичний перегляд актуальності | Нагадування директору заздалегідь |
| Електронний підпис КЕП | Підписання електронних документів | Використовується, якщо допускає закон |
| Захищене сховище | Зберігання документів власників | Обмежений доступ відповідно до вимог щодо персональних даних |
Нормативно-правова база підготовки відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ
Відомості про власників компанії-фірми ТОВ регулюються законом про державну реєстрацію, законом про запобігання легалізації кримінальних доходів, законом про товариства з обмеженою відповідальністю та законодавством про захист персональних даних. Ми спираємося на такі акти.
- Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» — щодо відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та структуру власності у державному реєстрі;
- Закон України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» — щодо визначення кінцевого бенефіціарного власника та вимог до перевірки клієнтів;
- Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» — щодо складу учасників, часток і зміни складу учасників;
- Закон України «Про захист персональних даних» — щодо обробки особистих даних власників;
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» — щодо юридичної сили електронних документів, підписаних КЕП.
Що ми робимо, а що залишається за директором
Ми аналізуємо структуру власності, будуємо схему, перевіряємо документи, готуємо проєкт відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та оновлення після змін. Ця робота входить у корпоративний облік ТОВ і пов’язана з обліком капіталу та документами зборів. Вартість залежить від складності структури, орієнтири наведено на сторінці цін на бухгалтерське обслуговування ТОВ.
За товариством, учасниками й директором залишаються визначення кінцевого бенефіціарного власника, достовірність відомостей, підписання документів і подання відомостей до державного реєстратора. Ми не є реєстратором, юристом чи органом фінансового моніторингу, не ухвалюємо рішень замість учасників, а результати розгляду відомостей і рішення уповноважених органів гарантувати не можемо.
Підбір обсягу робіт
Який обсяг підготовки відомостей про власників потрібен вашому ТОВ
Дайте відповіді на шість запитань: тест підкаже орієнтовний профіль підготовки відомостей про власників.
- Учасники — фізичні особи
- Є учасник-юридична особа
- Багаторівнева або з іноземною компанією
- Так, є документи
- Частково
- Ні, не визначали
- Так, актуальні
- Не впевнені
- Не перевіряли
- Ні
- Були окремі зміни
- Зміни регулярні
- Ні
- Є окремі
- Так, у ланцюгу володіння
- Ні
- Інколи
- Регулярно
*Це загальна підказка, а не індивідуальний висновок. Остаточний обсяг підготовки відомостей визначається після аналізу діяльності ТОВ.
Пов'язані послуги з корпоративного обліку ТОВ
Облік статутного капіталу та внесків засновників
Формування, зміна капіталу, внески та частки учасників ТОВ в обліку.
Детальніше →Розрахунок і облік дивідендів засновникам
Розподіл прибутку, податки з дивідендів і реквізити для виплати ТОВ.
Детальніше →Підготовка документів з фінансового моніторингу
Перевірка контрагентів, оцінка ризиків і пакет документів для банку ТОВ.
Детальніше →Впровадження корпоративного обліку
Аудит статуту й протоколів, реєстр рішень, звірка капіталу та календар корпоративних подій для ТОВ.
Детальніше →Кейси з корпоративного обліку ТОВ
Ліквідація неактивного ТОВ у сфері реклами
Власник групи компаній три роки утримував рекламне ТОВ без діяльності: нульова звітність, банк, директор і ризик штрафів за пропущені звіти. Аналіз витрат показав, що ліквідація дешевша за подальше утримання. Ліквідацію провели за сім місяців без донарахувань.
Детальніше →Перевірка корпоративного обліку ресторанного ТОВ
Покупець домовився про купівлю 60% частки ресторанного ТОВ за 4,5 млн грн. Перевірка корпоративних документів виявила незняте переважне право другого учасника, відсутність згоди дружини продавця, податковий борг і ліцензію на алкоголь, що спливала. Ціну й умови угоди переглянули до підписання.
Детальніше →Неоплачений статутний капітал ТОВ у сфері e-commerce
Інтернет-магазин у формі ТОВ при реєстрації заявив статутний капітал 1 млн грн «для солідності» і так його не сплатив. Через чотири роки це заблокувало виплату дивідендів і продаж частки. Зменшення капіталу й сплата залишку зняли обидві проблеми.
Детальніше →Зміна директора ТОВ в агробізнесі
Учасники агро-ТОВ звільнили найманого директора після конфлікту, але він зберіг КЕП, доступ до банку й право підписувати податкові накладні. Правильна послідовність дій змінила директора за тиждень без зупинки платежів і реєстрації ПН у розпал збирання врожаю.
Детальніше →Збільшення статутного капіталу ТОВ у сфері IT
IT-компанія у формі ТОВ залучала інвестора, який вносив 2 млн грн за 20% частки. Спершу гроші хотіли провести як дохід або позику. Правильне збільшення статутного капіталу з емісійним доходом зберегло пропорції часток і не створило податку на прибуток.
Детальніше →Вихід учасника з будівельного ТОВ
Учасник будівельного ТОВ із часткою 30% вирішив вийти й вимагав ринкову вартість частки. Через нерухомість на балансі вона виявилася втричі більшою за облікову. Оцінка, угода про розстрочку й зміни до статуту дозволили розрахуватися без зупинки компанії.
Детальніше →Розкриття кінцевого бенефіціарного власника ТОВ у ЗЕД
Засновники консалтингового ТОВ роками брали гроші з рахунку як поворотну фінансову допомогу й не повертали її. Через рік така допомога стає доходом із податками 23%. Перехід на дивіденди за рішенням зборів зменшив податки вдвічі й прибрав ризик донарахувань.
Детальніше →Виплата дивідендів засновникам ТОВ у сфері послуг
Засновники консалтингового ТОВ роками брали гроші з рахунку як поворотну фінансову допомогу й не повертали її. Через рік така допомога стає доходом із податками 23%. Перехід на дивіденди за рішенням зборів зменшив податки вдвічі й прибрав ризик донарахувань.
Детальніше →Замовити підготовку відомостей про кінцевого бенефіціарного власника компанії-фірми ТОВ
Відомості, в яких вказано засновника замість фактичного власника або не враховано нижні рівні структури, обертаються питаннями банку та контролюючих органів, а виявляється це зазвичай під час запиту документів чи змін у складі учасників. Структура власності компанії-фірми ТОВ, побудована до фізичної особи й підтверджена документами, дає товариству зрозумілу схему та готову відповідь на запити.
Отримати консультацію
Поширені запитання про підготовку відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ
Хто такий кінцевий бенефіціарний власник ТОВ?
Це фізична особа, яка здійснює вирішальний вплив на ТОВ, зокрема через володіння часткою, право голосу чи інший контроль, прямо або через інші юридичні особи. Ми аналізуємо документи й готуємо проєкт висновку для ТОВ.
Чи збігається власник ТОВ із засновником?
Не завжди, адже вплив може здійснюватися через інші юридичні особи або без прямого володіння часткою. Для ТОВ ми простежуємо структуру власності до фізичної особи.
Що таке структура власності ТОВ?
Це схема володіння ТОВ від учасників до кінцевих фізичних осіб, у якій видно всі рівні та частки. Ми складаємо таку схему для ТОВ на підставі документів.
Які документи потрібні для відомостей про власників ТОВ?
Потрібні статут, рішення учасників, статутні документи учасників-юридичних осіб і документи кінцевої фізичної особи. Для ТОВ ми складаємо повний перелік за рівнями структури.
Чи потрібні іноземні документи, якщо власник ТОВ — нерезидент?
Іноземні документи підтверджують володіння через іноземну компанію та мають бути оформлені за вимогами закону. Ми перевіряємо вимоги для ТОВ і порядок оформлення.
Коли потрібно оновлювати відомості про власників ТОВ?
Відомості оновлюються після змін складу учасників, часток або власників учасників-юридичних осіб у строк, встановлений законом. Для ТОВ ми відстежуємо такі події та готуємо оновлення.
Хто подає відомості про власників ТОВ до реєстру?
Подання здійснює уповноважена особа ТОВ через державного реєстратора, бо ми не є реєстратором. Ми готуємо проєкт відомостей і пакет документів.
Хто відповідає за достовірність відомостей про власників ТОВ?
За достовірність відповідає товариство та уповноважена особа, які надають відомості. Для ТОВ ми перевіряємо відповідність документам, але остаточне визначення належить товариству.
Що робити, якщо кінцевого бенефіціарного власника ТОВ не виявлено?
Закон передбачає окремий порядок відображення такої ситуації, тому критерії перевіряються повторно. Ми готуємо пояснення за документами ТОВ згідно з вимогами закону.
Навіщо банк запитує структуру власності ТОВ?
Банк перевіряє клієнтів за правилами фінансового моніторингу й має знати, хто володіє ТОВ. Ми готуємо схему та документи для відповіді банку.
Чи зберігаєте ви особисті дані власників ТОВ?
Ми зберігаємо документи у захищеному сховищі з обмеженим доступом відповідно до вимог щодо персональних даних. Дані власників ТОВ використовуються лише для підготовки відомостей.
Чи гарантуєте ви, що відомості про власників ТОВ не оскаржать?
Ні, гарантій ми не надаємо, бо рішення ухвалюють уповноважені органи. Ми готуємо відомості ТОВ за документами та вимогами закону, щоб зменшити ризик помилок.
