Розрахунок відпусток і лікарняних
Середня зарплата, відпускні, лікарняні та компенсації при звільненні для ТОВ.
Детальніше →Розбір вашої ситуації, підготовка документів, супровід обліку та звітності ТОВ.
Розрахунок зарплати працівників компанії-фірми ТОВ
Ведення офіційної заробітної плати для ТОВ — це нарахування зарплати працівникам товариства з обмеженою відповідальністю за трудовими договорами, наказами й табелем, підготовка відомостей на виплату, утримання податків і розрахункові листки. Слово «офіційна» означає, що кожна сума підтверджена документами, з неї утримано податки й нараховано внески, тому для компанії-фірми ТОВ це захист і від доплат за результатами перевірки, і від спорів з працівниками.
Ми рахуємо зарплату на тих самих даних, що й кадровий облік, і готуємо відомості, розрахункові листки та платежі. Водночас умови оплати затверджує директор, він же сам здійснює виплати, бо доступ бухгалтера до банку лишається лише для перегляду, а результати перевірок ухвалюють уповноважені органи, тому гарантій таких рішень ми не надаємо.
Офіційна зарплата тримається на правилах, які пов’язують кожну виплату з договором, табелем і строком. Тому облік компанії-фірми ТОВ будується на шести принципах, які не дають нарахуванню розійтися з документами.
Розмір і порядок оплати визначають трудовий договір та накази директора, тож нарахування завжди має документальну підставу.
Зарплата рахується за фактично відпрацьованим часом чи виробленою продукцією, які підтверджує табель або інший первинний документ.
Заробітну плату виплачують у грошовій формі в національній валюті та в строки, визначені законодавством і договором.
ТОВ як податковий агент утримує ПДФО і військовий збір та нараховує ЄСВ, тож сума на руки завжди менша за нараховану.
Оплата праці не може бути нижчою за мінімум, встановлений законом, а понаднормові, нічні та святкові години оплачуються за підвищеними правилами.
Працівник отримує повідомлення про складові зарплати, розмір і підстави відрахувань, тому суми можна перевірити.
Кожна сума в розрахунку має спиратися на документ, інакше вона не підтверджується під час перевірки. Водночас частину документів створює кадровий облік, а частину — сам зарплатний. У таблиці наведено основні документи та те, що ми готуємо.
| Документ | Для чого потрібен | Що ми готуємо |
|---|---|---|
| Трудовий договір і наказ про прийняття | Визначають посаду та умови оплати | Використовуємо як підставу для нарахування |
| Штатний розклад | Фіксує посади та оклади | Звіряємо оклади з нарахуваннями |
| Положення про оплату праці й премії | Визначає доплати, надбавки та премії | Перевіряємо підстави для кожної виплати |
| Табель обліку робочого часу | Підтверджує відпрацьований час | Звіряємо з наказами перед нарахуванням |
| Накази про відпустки, відрядження, простої | Змінюють порядок нарахування | Враховуємо під час розрахунку |
| Заяви та виконавчі документи | Підстава для утримань із зарплати | Утримуємо лише за наявності підстави |
| Розрахункова відомість | Підсумковий документ нарахувань і виплат | Готуємо до затвердження директором |
Отже, нарахування починається з документів, а не з суми, і їх первинна підготовка відбувається в межах кадрового обліку ТОВ.
Розрахунок за місяць проходить кілька етапів, і кожен впливає на наступний, тому помилка на початку повторюється в сумі до виплати. У таблиці показано, що враховується на кожному етапі.
| Етап | Що враховується | Що отримує ТОВ |
|---|---|---|
| Облік часу | Табель, відпустки, лікарняні, відрядження, простої | Підтверджену кількість відпрацьованого часу |
| Нарахування основної частини | Оклад, тариф або розцінка за договором | Основну суму нарахування |
| Доплати й премії | Надбавки, понаднормові, нічні, святкові, премії за положенням | Повну суму нарахованої зарплати |
| Утримання податків | ПДФО і військовий збір з доходу працівника | Правильно утримані податки |
| Інші відрахування | Утримання за заявою чи виконавчим документом | Законні утримання з підтвердженням |
| Сума до виплати | Нараховане мінус утримане | Відомість, готову до затвердження й виплати |
Таким чином, сума до виплати складається з кількох розрахунків, які ми виконуємо одним циклом і звіряємо з кадровими даними.
Виплата є найчутливішою частиною зарплатного обліку, бо саме за неї працівник оцінює роботодавця, а орган — дотримання закону. Тому роль кожної сторони закріплюється заздалегідь. У таблиці показано, хто за що відповідає.
| Питання | Як це працює | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Хто виплачує | Платежі здійснює директор ТОВ через банк | Готуємо відомості й платіжні реквізити, доступ до банку лише для перегляду |
| Строки виплати | Визначаються законодавством, трудовим договором та внутрішніми правилами | Ведемо календар виплат і нагадуємо директору |
| Форма виплати | Грошова форма в національній валюті | Формуємо відомості для перерахування на рахунки працівників |
| Затримка виплати | Створює претензії працівників і ризик заходів з боку органів | Попереджаємо про наближення строку |
| Підтвердження виплати | Банківські виписки та відомості | Звіряємо виплати з нарахуваннями |
Отже, рішення про виплату й платіж залишаються за директором, а наша частина — підготувати правильні суми й вчасно нагадати про строк.
Утримувати гроші із заробітної плати можна лише тоді, коли для цього є підстава, визначена законом. Тому кожне відрахування перевіряється до того, як потрапить у відомість. У таблиці наведено підстави та порядок.
| Підстава | Як це оформлюється | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Податки з доходу | ТОВ утримує як податковий агент | Розраховуємо й готуємо платіж |
| Виконавчий документ | Утримання за рішенням суду чи виконавчого органу | Перевіряємо документ і порядок утримання |
| Заява працівника | Утримання за письмовою згодою в межах, дозволених законом | Фіксуємо згоду й обмеження |
| Інші випадки, передбачені законом | Лише у визначеному порядку | Перевіряємо чинний текст норм до утримання |
Таким чином, відрахування без підстави є порушенням, тому ми утримуємо лише те, що підтверджене документом.
Закон встановлює мінімальні гарантії оплати праці, і ТОВ не може погіршити їх угодою з працівником. Тому ми перевіряємо нарахування на відповідність цим гарантіям так само, як на відповідність договору. У таблиці наведено основні гарантії.
| Гарантія | Що це означає для ТОВ | Що ми перевіряємо |
|---|---|---|
| Мінімальна заробітна плата | Нарахування за повністю відпрацьований час не може бути нижчим за встановлений законом мінімум | Порівнюємо нарахування з чинним мінімумом |
| Понаднормова, нічна та святкова робота | Така робота оплачується за підвищеними правилами | Враховуємо години за табелем і наказами |
| Простій | Час простою оплачується за правилами, визначеними законодавством | Перевіряємо наказ про простій і причини |
| Строки виплати | Заробітна плата виплачується в установлені строки | Ведемо календар і попереджаємо директора |
| Остаточний розрахунок при звільненні | Усі належні суми виплачуються в день звільнення | Готуємо розрахунок до дня звільнення |
Отже, гарантії оплати праці є обов’язковою рамкою розрахунку, а їх порушення зазвичай виявляється під час перевірки інспекції праці. Про оплату відпусток і лікарняних розповідає сторінка про розрахунок відпусток і лікарняних у ТОВ.
Зарплатні розрахунки залежать від кадрових рішень і самі породжують податкові зобов’язання, тому окремо вести їх не можна. Водночас розбіжність в одному місці одразу видно в іншому. У таблиці показано, що саме узгоджується.
| Напрям | З чим звіряється | Що це дає ТОВ |
|---|---|---|
| Кадрові накази | Дати прийняття, переведення, звільнення та умови оплати | Нарахування збігається з наказами |
| Табель і діловодство | Відпрацьований час, відсутності, відпустки | Правильна база для розрахунку |
| Податки й внески | Суми ПДФО, військового збору й ЄСВ | Податки розраховані з тих самих сум |
| Звітність | Дані про нараховані доходи працівників | Однакові суми в обліку та звітах |
| Бронювання працівників | Рівень оплати та сплата податків | Підтвердні дані без розбіжностей |
Таким чином, зарплата ТОВ є частиною спільної бази даних, яку ми ведемо разом із кадровим діловодством ТОВ, розрахунком ЄСВ з зарплати для ТОВ, розрахунком ПДФО та військового збору з зарплати для ТОВ і підготовкою документів для бронювання працівників ТОВ.
Більшість помилок виникає не через складність формул, а через неузгодженість документів і строків, тому їх можна передбачити. У таблиці наведено найпоширеніші помилки.
| Типова помилка | До чого вона призводить | Як ми її уникаємо |
|---|---|---|
| Нарахування без наказу чи договору | Сума не підтверджується під час перевірки | Звірка кожної суми з документом-підставою |
| Табель не збігається з наказами про відпустки та відрядження | Неправильне нарахування й доплати | Звірка табеля з кадровими документами |
| Премії виплачено без підстави у положенні | Питання щодо складу витрат і оподаткування | Перевірка положення про премії перед нарахуванням |
| Оплату нижче мінімальної гарантії | Порушення вимог оплати праці | Порівняння нарахування з чинним мінімумом |
| Затримка виплати зарплати | Претензії працівників і ризик заходів з боку органів | Календар виплат із нагадуванням директору |
| Незаконне відрахування із зарплати | Скарги працівників і спори | Утримання лише за наявності підстави |
| Розрахункові листки не видаються | Працівник не може перевірити суми | Щомісячна підготовка повідомлень про складові зарплати |
Ми починаємо з перевірки того, як зарплата рахувалася раніше, бо навести порядок простіше, ніж виправляти його після скарг чи перевірки. Далі робота проходить шість етапів.
Перевіряємо накази, договори, табелі та відомості й складаємо перелік розбіжностей.
Фіксуємо оклади, надбавки, премії та графік виплат, які затверджує директор.
Нараховуємо зарплату за табелем і наказами, утримуємо податки та формуємо відомість.
Передаємо директору відомість і платіжні реквізити, а виплату він здійснює сам.
Готуємо повідомлення працівникам про складові зарплати та відрахування.
Звіряємо виплати з банківськими виписками та зберігаємо відомості у встановлений законом строк.
Зарплату ТОВ можна вести дистанційно, адже табелі, відомості й розрахункові листки готуються в електронному вигляді, а директор підписує їх КЕП. Документи передаються електронно, розрахунки зберігаються в захищеній базі, а платежі директор здійснює онлайн. Доступ до банківських рахунків у нас лишається лише для перегляду, бо виплати здійснює сам директор компанії-фірми ТОВ.
Детальніше про дистанційний облік ТОВ.
Результатом є не лише відомість, а порядок, у якому кожну виплату можна підтвердити документом. У таблиці показано, що змінюється для ТОВ.
| Напрям | Без системи | Із нашим веденням |
|---|---|---|
| Нарахування | Рахуються вручну без звірки з документами | Підтверджені наказами й табелем |
| Виплата | Строки пропускаються | Календар із нагадуванням директору |
| Податки | Утримуються й рахуються окремо | Розраховуються з тих самих сум |
| Працівники | Не бачать складових зарплати | Отримують розрахункові листки |
| Перевірки | Документи збирають після запиту | Комплект відомостей готовий і звірений |
Отже, впорядкований облік зарплати зменшує ризик доплат і спорів, хоча результату перевірок і рішень органів ми гарантувати не можемо.
Зарплатні розрахунки повторюються щомісяця, тому інструменти мають працювати з єдиною базою кадрових даних. У таблиці вказано призначення кожного.
| Інструмент | Призначення | Особливості |
|---|---|---|
| Облікова програма | Нарахування, утримання, відомості | Дані з кадрового обліку без повторного перепису |
| Шаблони відомостей і листків | Розрахункова відомість, розрахунковий листок | Єдині форми для всіх працівників |
| Клієнт-банк | Виплата зарплати | Платежі здійснює директор, бухгалтер має доступ лише для перегляду |
| Електронний документообіг | Підписання відомостей і наказів | Юридична сила за наявності КЕП |
| Календар виплат | Строки виплат і платежів | Нагадування директору й бухгалтеру заздалегідь |
Ведення зарплати компанії-фірми ТОВ регулюється законами про оплату праці й трудові відносини, податковим та страховим законодавством, а також нормами про облік і електронні документи. Ми спираємося на такі акти.
Ми нараховуємо зарплату за табелем і наказами, утримуємо податки, готуємо розрахункові відомості, розрахункові листки й платіжні реквізити та звіряємо виплати з кадровими даними. Ця робота входить у зарплатний облік ТОВ і пов’язана з кадровим та податковим обліком, а дані для звітності формуються на тій самій базі. Вартість залежить від кількості працівників і складності нарахувань, орієнтири наведено на сторінці цін на бухгалтерське обслуговування ТОВ.
За директором залишаються затвердження умов оплати й премій, підписання відомостей та наказів КЕП і здійснення виплат: доступ бухгалтера до банку лишається лише для перегляду. Ми готуємо розрахунки й документи, але не ухвалюємо рішень замість директора, а результати перевірок і рішення уповноважених органів гарантувати не можемо.
Дайте відповіді на шість запитань: тест підкаже орієнтовний профіль ведення офіційної заробітної плати.
*Це загальна підказка, а не індивідуальний висновок. Остаточний обсяг ведення зарплати визначається після аналізу діяльності ТОВ.
Середня зарплата, відпускні, лікарняні та компенсації при звільненні для ТОВ.
Детальніше →Нарахування єдиного внеску на зарплату працівників ТОВ, строки сплати та дані для звітності.
Детальніше →Утримання податків із зарплати працівників ТОВ, строки сплати та дані для звітності.
Детальніше →Аудит розрахунків, положення про оплату праці, налаштування обліку, календар виплат і регламент для ТОВ.
Детальніше →Агрофірма у формі ТОВ на збиранні врожаю залучала сорок сезонних працівників без оформлення й розраховувалася частково зерном. Строкові трудові договори, договори з нефіксованим робочим часом і правильний облік натуральної оплати закрили ризик штрафів понад три мільйони гривень.
Детальніше →Інтернет-магазин у формі ТОВ змінив бухгалтера, а новий виявив, що звітність із зарплати не збігається з виплатами й сплаченими податками. Двоє працівників взагалі не мали стажу в реєстрі ПФУ. Звірка й уточнення відновили дані й прибрали розбіжності в податковій.
Детальніше →Будівельне ТОВ платило бригадам на віддалених об'єктах добові 1 000 грн на день і видавало гроші на житло без авансових звітів. Перевірка показала неоподатковані виплати за рік і ризик донарахувань. Новий порядок відряджень зберіг суму для людей і прибрав податковий ризик.
Детальніше →Клінінгова компанія у формі ТОВ при звільненні компенсувала лише відпустку поточного року й виплачувала розрахунок разом із наступною зарплатою. Позов колишньої працівниці показав системну помилку. Облік залишків відпусток і порядок звільнення закрили цей ризик.
Детальніше →Мережа магазинів ТОВ працювала змінами по 12 годин і платила продавцям лише оклад. Підсумований облік робочого часу показав сотні неоплачених надурочних годин за квартал. Доплати й новий графік змін прибрали борг перед працівниками й ризик скарг.
Детальніше →IT-компанія у формі ТОВ роками оформлювала розробників щомісячними договорами ЦПХ. Аналіз договорів показав ознаки трудових відносин і ризик штрафу понад мільйон гривень. Частину людей переоформили на трудові договори, а ЦПХ залишили лише для проєктних підрядників.
Детальніше →У меблевого ТОВ у місяці без замовлень відрядний заробіток частини робітників був нижчим за мінімальну зарплату, а простої не оформлювалися. Перерахунок, доплати й нові правила нарахування закрили ризик штрафів за недотримання мінімальних гарантій.
Детальніше →У меблевого ТОВ у місяці без замовлень відрядний заробіток частини робітників був нижчим за мінімальну зарплату, а простої не оформлювалися. Перерахунок, доплати й нові правила нарахування закрили ризик штрафів за недотримання мінімальних гарантій.
Детальніше →
Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
Головний бухгалтер з обліку ТОВ