Підготовка документів до зборів засновників
Проєкти протоколів і рішень, відображення змін до статуту для ТОВ.
Детальніше →Підготовка документів з фінансового моніторингу ТОВ
Підготовка документів з фінансового моніторингу ТОВ: відповіді на запити банку, пакет про структуру власності та джерела коштів, внутрішні документи.
Відповіді на запити банку для компанії-фірми ТОВ
Підготовка документів з фінансового моніторингу ТОВ — це складання пакета документів і пояснень, які потрібні товариству з обмеженою відповідальністю, коли банк чи інший суб’єкт моніторингу перевіряє клієнта: відомості про структуру власності, діяльність, економічну суть операцій і джерела походження коштів. Якщо ТОВ саме належить до суб’єктів первинного фінансового моніторингу, до цього додаються внутрішні документи, які вимагає закон. Запит банку зазвичай має встановлений строк, тому пакет краще готувати заздалегідь.
Ми збираємо та систематизуємо документи, готуємо пояснення щодо операцій, схему структури власності та проєкти внутрішніх документів за наявності такого обов’язку. Водночас рішення про співпрацю з клієнтом ухвалює банк, відповіді підписує директор, а юридичну оцінку ризиків надає юрист, тому ми не є органом фінансового моніторингу чи юристом і гарантій рішень банків та інших органів не надаємо.
- Основні правила підготовки документів з фінансового моніторингу ТОВ
- Перевірка клієнта за документами
- Структура власності на першому місці
- Походження коштів з підтвердженням
- Відповідь у строк запиту
- Актуальність даних клієнта
- Конфіденційність документів
- Які запити надходять до ТОВ від банку
- Які документи входять до пакета з фінансового моніторингу ТОВ
- Внутрішні документи ТОВ, яке є суб’єктом фінансового моніторингу
- Особливі випадки підготовки документів з фінансового моніторингу ТОВ
- Типові помилки під час відповіді на запит банку ТОВ
- Хто за що відповідає під час фінансового моніторингу ТОВ
- Як відбувається підготовка документів з фінансового моніторингу ТОВ
- Аналізуємо запит або вимоги
- Готуємо схему власності та опис діяльності
- Підбираємо документи до операцій
- Готуємо проєкт пояснення
- Передаємо пакет у вигляді, потрібному банку
- Зберігаємо архів і оновлюємо пакет
- Дистанційна підготовка документів з фінансового моніторингу ТОВ
- Що отримує ТОВ від підготовки документів з фінансового моніторингу
- Інструменти й автоматизація підготовки документів з фінансового моніторингу ТОВ
- Нормативно-правова база підготовки документів з фінансового моніторингу ТОВ
- Що ми робимо, а що залишається за директором
- Який обсяг підготовки документів з фінмоніторингу потрібен вашому ТОВ
- Пов'язані послуги з корпоративного обліку ТОВ
- Підготовка документів до зборів засновників
- Облік статутного капіталу та внесків засновників
- Розрахунок і облік дивідендів засновникам
- Підготовка відомостей про кінцевого бенефіціарного власника
- Впровадження корпоративного обліку
- Кейси з корпоративного обліку ТОВ
- Замовити підготовку документів з фінансового моніторингу компанії-фірми ТОВ
- Поширені запитання про підготовку документів з фінансового моніторингу ТОВ
- Що таке фінансовий моніторинг для ТОВ?
- Навіщо банк просить документи для фінансового моніторингу ТОВ?
- Які документи найчастіше запитують під час фінансового моніторингу ТОВ?
- У який строк потрібно надати документи для фінансового моніторингу ТОВ?
- Що таке економічна суть операції у фінансовому моніторингу ТОВ?
- Як підтвердити джерело походження коштів у фінансовому моніторингу ТОВ?
- Чи потрібна схема структури власності для фінансового моніторингу ТОВ?
- Хто підписує пояснення для фінансового моніторингу ТОВ?
- Чи може банк відмовити в обслуговуванні за результатами фінансового моніторингу ТОВ?
- Чи має ТОВ вести внутрішні правила фінансового моніторингу?
- Чи надаєте ви юридичні висновки з фінансового моніторингу ТОВ?
- Чи гарантуєте ви, що документи з фінансового моніторингу ТОВ приймуть?
Основні правила підготовки документів з фінансового моніторингу ТОВ
Перевірка клієнта ґрунтується на документах, які підтверджують його діяльність і операції, тому підготовка компанії-фірми ТОВ будується на шести правилах.
Перевірка клієнта за документами
Банк оцінює клієнта за документами, тому твердження про діяльність і операції підтверджуються файлами, а не словами.
Структура власності на першому місці
Банк запитує, хто володіє та контролює ТОВ, тому схема власності й документи на неї готуються насамперед.
Походження коштів з підтвердженням
Пояснення про джерела коштів і економічну суть операцій супроводжуються договорами, рахунками й актами.
Відповідь у строк запиту
Банк встановлює строк для відповіді, тому пакет збирається так, щоб його можна було швидко надати.
Актуальність даних клієнта
Банк періодично оновлює дані про клієнта, тому документи потрібно підтримувати в актуальному стані.
Конфіденційність документів
Документи з даними власників і контрагентів передаються лише уповноваженим особам і зберігаються захищено.
Які запити надходять до ТОВ від банку
Банк перевіряє клієнтів за правилами фінансового моніторингу, і запити різняться залежно від ризику. У таблиці наведено типові.
| Запит банку | Що потрібно підготувати | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Структура власності | Схема володіння та документи на кожен рівень | Складаємо схему й збираємо документи |
| Кінцевий бенефіціарний власник | Відомості про особу та підстави вирішального впливу | Узгоджуємо відомості з розділом про власників ТОВ |
| Характер діяльності | Опис видів діяльності, основних контрагентів і договорів | Готуємо опис за договорами й обліком |
| Економічна суть операції | Договір, рахунок, акт або накладна, що пояснюють платіж | Підбираємо первинні документи до операції |
| Джерело походження коштів | Документи, з яких видно походження надходжень | Систематизуємо виписки й підтверджувальні документи |
| Оновлення даних клієнта | Актуальні статутні та реєстраційні документи | Перевіряємо актуальність і готуємо оновлений пакет |
Отже, більшість запитів зводиться до власності, діяльності й операцій. Відомості про власників описано в розділі про підготовку відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ.
Які документи входять до пакета з фінансового моніторингу ТОВ
Склад пакета залежить від запиту та ризику, але основа однакова. У таблиці наведено документи та їхнє призначення.
| Документ | Для чого потрібен | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Статутні й реєстраційні документи | Підтверджують правовий статус ТОВ | Перевіряємо їх актуальність |
| Схема структури власності | Показує, хто володіє товариством | Складаємо схему до кінцевих власників |
| Договори з основними контрагентами | Пояснюють характер діяльності | Відбираємо договори, що відображають діяльність |
| Первинні документи до операцій | Підтверджують економічну суть платежів | Підбираємо рахунки, акти, накладні до операцій |
| Пояснення директора | Описує операції та джерела коштів | Готуємо проєкт пояснення для підпису директором |
| Виписки банку | Показують рух коштів за період | Звіряємо виписки з обліком |
Таким чином, кожне твердження в поясненні має відповідати первинним документам та обліку. Основу для цього складають дані бухгалтерського обліку ТОВ.
Внутрішні документи ТОВ, яке є суб’єктом фінансового моніторингу
Деякі види діяльності закон відносить до суб’єктів первинного фінансового моніторингу. Якщо ТОВ до них належить, воно має власні обов’язки, які залежать від виду діяльності. У таблиці наведено, що може знадобитися.
| Обов’язок | Що це означає | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Внутрішні правила моніторингу | Документ, що описує порядок перевірки клієнтів і операцій | Готуємо проєкт за вимогами закону для виду діяльності |
| Відповідальна особа | Призначається працівник, який відповідає за моніторинг | Готуємо проєкт наказу про призначення |
| Перевірка клієнтів | Збираються анкети й документи клієнтів | Готуємо форми анкет і перелік документів |
| Повідомлення про операції | Закон встановлює випадки, коли суб’єкт має повідомити уповноважений орган | Готуємо перелік ознак і форму журналу, рішення ухвалює відповідальна особа |
| Зберігання документів | Документи зберігаються в порядку й строки за законом | Налагоджуємо архів і перелік документів |
Отже, обсяг внутрішніх документів залежить від того, чи належить ТОВ до суб’єктів моніторингу, і це визначається за видом діяльності та законом. Для вирішення цього питання радимо звернутися до юриста, а ми готуємо документи за його висновком.
Особливі випадки підготовки документів з фінансового моніторингу ТОВ
У складніших ситуаціях банк вимагає більше пояснень, тому такі випадки готуються окремо. У таблиці наведено найпоширеніші.
| Випадок | Чим відрізняється підготовка | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Операції з нерезидентами | Банк додатково запитує підстави й документи контрагента | Підбираємо договори, інвойси й підтвердження виконання |
| Нетипова для ТОВ операція | Платіж не збігається з видом діяльності | Готуємо пояснення з підтверджувальними документами |
| Складна структура власності | Банк вимагає документи на кожен рівень | Будуємо схему й збираємо документи за рівнями |
| Відмова банку або обмеження рахунку | Потрібні уточнення та додаткові документи | Готуємо пакет для відповіді, а рішення ухвалює банк |
| Нова фінансова установа | Нова перевірка проводиться за правилами цієї установи | Використовуємо підготовлений пакет і доповнюємо його |
| Зміна власників чи директора | Банк потребує оновлених даних про клієнта | Оновлюємо схему й документи після змін |
Отже, чим складніше структура чи операції, тим більше документів потрібно підготувати заздалегідь.
Типові помилки під час відповіді на запит банку ТОВ
Більшість проблем виникає через суперечності між поясненнями та документами, тому їх можна передбачити. У таблиці наведено найпоширеніші.
| Типова помилка | До чого вона призводить | Як ми її уникаємо |
|---|---|---|
| Пояснення без підтверджувальних документів | Банк не приймає пояснення й запитує додаткові документи | До кожного твердження додаємо первинний документ |
| Відповідь надіслана після строку запиту | Обмеження операцій за рішенням банку | Фіксуємо строк і плануємо підготовку заздалегідь |
| Суперечності між поясненням і обліком | Додаткові питання й підозра щодо достовірності | Звіряємо пояснення з обліком і виписками |
| Структура власності описана неповно | Додаткові запити та затримка відповіді | Будуємо схему до кінцевих власників |
| Надано застарілі документи | Вимога повторно подати документи | Перевіряємо актуальність кожного документа |
| Документи передано без контролю обсягу | Ризик витоку зайвих даних | Передаємо лише потрібний обсяг документів |
Хто за що відповідає під час фінансового моніторингу ТОВ
Відповіді банку та внутрішні рішення належать товариству, тому відповідальність розподіляється чітко. У таблиці показано, хто виконує кожну дію.
| Дія | Хто відповідає | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Рішення про співпрацю з клієнтом | Банк чи інший суб’єкт моніторингу | Готуємо документи, але не впливаємо на рішення |
| Пояснення щодо операцій | Директор | Готуємо проєкт пояснення за документами |
| Достовірність наданих відомостей | Товариство та директор | Перевіряємо відповідність документам та обліку |
| Підписання відповіді | Директор | Готуємо пакет для підписання, зокрема КЕП |
| Юридична оцінка ризиків | Юрист товариства | Не надаємо юридичних висновків |
| Архів документів моніторингу | Товариство разом із нами | Ведемо архів і перелік документів |
Як відбувається підготовка документів з фінансового моніторингу ТОВ
Ми починаємо з аналізу запиту банку чи вимог закону, бо від них залежить склад пакета. Далі робота проходить у шість кроків.
Аналізуємо запит або вимоги
З’ясовуємо, що саме запитує банк, у який строк і які документи вже є в ТОВ.
Готуємо схему власності та опис діяльності
Складаємо схему структури власності та короткий опис діяльності ТОВ за договорами й обліком.
Підбираємо документи до операцій
До кожної операції, яку запитує банк, підбираємо договір, рахунок, акт чи накладну.
Готуємо проєкт пояснення
Складаємо пояснення щодо операцій і джерел коштів, яке перевіряє та підписує директор.
Передаємо пакет у вигляді, потрібному банку
Формуємо пакет у форматі, який приймає банк, а відправляє його директор або уповноважена особа.
Зберігаємо архів і оновлюємо пакет
Додаємо документи до архіву й оновлюємо пакет після змін у ТОВ.
Дистанційна підготовка документів з фінансового моніторингу ТОВ
Пакет документів можна готувати дистанційно, адже договори, виписки й первинні документи передаються електронно, а директор підписує пояснення КЕП. Доступ до банківських рахунків у нас лишається лише для перегляду, а документи з даними власників зберігаються у захищеному сховищі.
Детальніше про дистанційний облік ТОВ.
Що отримує ТОВ від підготовки документів з фінансового моніторингу
Результатом є готовий пакет, який можна швидко надати банку. У таблиці показано, що змінюється для ТОВ.
| Напрям | Без системи | Із нашим супроводом |
|---|---|---|
| Відповідь на запит | Документи збирають у поспіху після запиту | Пакет готовий або швидко складається з бази |
| Структура власності | Описується приблизно | Схема з документами на кожен рівень |
| Пояснення операцій | Без прив’язки до первинних документів | Кожна операція має підтверджувальний документ |
| Строки | Відповідь надсилається із запізненням | Календар подання та нагадування директору |
| Конфіденційність | Документи передаються без контролю | Передається лише потрібний обсяг у захищеному вигляді |
Таким чином, підготовлений пакет зменшує ризик затримок у співпраці з банком, хоча рішення банків та уповноважених органів ми гарантувати не можемо.
Інструменти й автоматизація підготовки документів з фінансового моніторингу ТОВ
Запити повторюються, тому інструменти допомагають зберігати готові елементи й швидко оновлювати пакет. У таблиці вказано призначення кожного.
| Інструмент | Призначення | Особливості |
|---|---|---|
| Папка пакета документів | Зберігання статутних, реєстраційних і договірних документів | Оновлюється після кожної зміни в ТОВ |
| Схема структури власності | Візуалізація рівнів володіння | Узгоджується з відомостями про власників |
| Реєстр запитів банку | Облік запитів, строків і відповідей | Нагадування директору заздалегідь |
| Електронний підпис КЕП | Підписання пояснень і пакета | Використовується, якщо приймає банк |
| Захищене сховище | Зберігання даних власників і контрагентів | Обмежений доступ відповідно до вимог щодо персональних даних |
Нормативно-правова база підготовки документів з фінансового моніторингу ТОВ
Відповіді на запити банку та внутрішні документи компанії-фірми ТОВ ґрунтуються на законі про запобігання легалізації кримінальних доходів, законі про державну реєстрацію, законодавстві про облік і захист персональних даних. Ми спираємося на такі акти.
- Закон України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» — щодо перевірки клієнтів, кінцевих бенефіціарних власників і обов’язків суб’єктів моніторингу;
- Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» — щодо відомостей про структуру власності та кінцевих бенефіціарних власників;
- Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» — щодо первинних документів, на які спираються пояснення операцій;
- Закон України «Про захист персональних даних» — щодо обробки особистих даних власників і контрагентів;
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» — щодо юридичної сили електронних документів, підписаних КЕП.
Що ми робимо, а що залишається за директором
Ми збираємо й систематизуємо документи, готуємо схему структури власності, опис діяльності та проєкт пояснення щодо операцій, а також проєкти внутрішніх документів, якщо ТОВ має такий обов’язок. Ця робота входить у корпоративний облік ТОВ і спирається на дані бухгалтерського обліку. Вартість залежить від складності структури та обсягу запитів, орієнтири наведено на сторінці цін на бухгалтерське обслуговування ТОВ.
За директором залишаються пояснення щодо операцій, підписання відповіді та рішення про співпрацю з банком: доступ бухгалтера до банку лишається лише для перегляду. Ми не є органом фінансового моніторингу, банком чи юристом, не надаємо юридичних висновків про ризики, а рішення банків та уповноважених органів гарантувати не можемо.
Підбір обсягу робіт
Який обсяг підготовки документів з фінмоніторингу потрібен вашому ТОВ
Дайте відповіді на шість запитань: тест підкаже орієнтовний профіль підготовки документів з фінансового моніторингу.
- Не запитують
- Інколи
- Регулярно
- Так, актуальна
- Частково
- Ні, немає
- Немає
- Окремі
- Регулярні
- Так, усі
- Частково
- Не всі
- Ні
- Були запити
- Були обмеження
- Ні
- Не знаємо
- Так, належить
*Це загальна підказка, а не індивідуальний висновок чи юридична консультація. Остаточний обсяг підготовки документів визначається після аналізу діяльності ТОВ.
Пов'язані послуги з корпоративного обліку ТОВ
Облік статутного капіталу та внесків засновників
Формування, зміна капіталу, внески та частки учасників ТОВ в обліку.
Детальніше →Розрахунок і облік дивідендів засновникам
Розподіл прибутку, податки з дивідендів і реквізити для виплати ТОВ.
Детальніше →Підготовка відомостей про кінцевого бенефіціарного власника
Структура власності, документи та оновлення даних ТОВ.
Детальніше →Впровадження корпоративного обліку
Аудит статуту й протоколів, реєстр рішень, звірка капіталу та календар корпоративних подій для ТОВ.
Детальніше →Кейси з корпоративного обліку ТОВ
Ліквідація неактивного ТОВ у сфері реклами
Власник групи компаній три роки утримував рекламне ТОВ без діяльності: нульова звітність, банк, директор і ризик штрафів за пропущені звіти. Аналіз витрат показав, що ліквідація дешевша за подальше утримання. Ліквідацію провели за сім місяців без донарахувань.
Детальніше →Перевірка корпоративного обліку ресторанного ТОВ
Покупець домовився про купівлю 60% частки ресторанного ТОВ за 4,5 млн грн. Перевірка корпоративних документів виявила незняте переважне право другого учасника, відсутність згоди дружини продавця, податковий борг і ліцензію на алкоголь, що спливала. Ціну й умови угоди переглянули до підписання.
Детальніше →Неоплачений статутний капітал ТОВ у сфері e-commerce
Інтернет-магазин у формі ТОВ при реєстрації заявив статутний капітал 1 млн грн «для солідності» і так його не сплатив. Через чотири роки це заблокувало виплату дивідендів і продаж частки. Зменшення капіталу й сплата залишку зняли обидві проблеми.
Детальніше →Зміна директора ТОВ в агробізнесі
Учасники агро-ТОВ звільнили найманого директора після конфлікту, але він зберіг КЕП, доступ до банку й право підписувати податкові накладні. Правильна послідовність дій змінила директора за тиждень без зупинки платежів і реєстрації ПН у розпал збирання врожаю.
Детальніше →Збільшення статутного капіталу ТОВ у сфері IT
IT-компанія у формі ТОВ залучала інвестора, який вносив 2 млн грн за 20% частки. Спершу гроші хотіли провести як дохід або позику. Правильне збільшення статутного капіталу з емісійним доходом зберегло пропорції часток і не створило податку на прибуток.
Детальніше →Вихід учасника з будівельного ТОВ
Учасник будівельного ТОВ із часткою 30% вирішив вийти й вимагав ринкову вартість частки. Через нерухомість на балансі вона виявилася втричі більшою за облікову. Оцінка, угода про розстрочку й зміни до статуту дозволили розрахуватися без зупинки компанії.
Детальніше →Розкриття кінцевого бенефіціарного власника ТОВ у ЗЕД
Засновники консалтингового ТОВ роками брали гроші з рахунку як поворотну фінансову допомогу й не повертали її. Через рік така допомога стає доходом із податками 23%. Перехід на дивіденди за рішенням зборів зменшив податки вдвічі й прибрав ризик донарахувань.
Детальніше →Виплата дивідендів засновникам ТОВ у сфері послуг
Засновники консалтингового ТОВ роками брали гроші з рахунку як поворотну фінансову допомогу й не повертали її. Через рік така допомога стає доходом із податками 23%. Перехід на дивіденди за рішенням зборів зменшив податки вдвічі й прибрав ризик донарахувань.
Детальніше →Замовити підготовку документів з фінансового моніторингу компанії-фірми ТОВ
Пояснення без підтверджувальних документів, відповідь після строку запиту чи суперечності з обліком обертаються додатковими запитами й обмеженнями операцій, а виявляється це зазвичай тоді, коли банк уже чекає на відповідь. Пакет документів компанії-фірми ТОВ зі схемою власності та первинними документами до операцій дає товариству готову відповідь і підтверджені пояснення.
Отримати консультацію
Поширені запитання про підготовку документів з фінансового моніторингу ТОВ
Що таке фінансовий моніторинг для ТОВ?
Фінансовий моніторинг ТОВ — це перевірка клієнтів і їхніх операцій за законом про запобігання легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом. Для ТОВ це означає, що банк чи інша установа може запитати документи про власників, діяльність і платежі, а ми готуємо пакет для такої перевірки.
Навіщо банк просить документи для фінансового моніторингу ТОВ?
Банк зобов’язаний за законом перевіряти своїх клієнтів і оцінювати ризик їхніх операцій, тому в межах фінансового моніторингу ТОВ він просить документи про структуру власності, діяльність і платежі. Ми готуємо їх для ТОВ у єдиний пакет.
Які документи найчастіше запитують під час фінансового моніторингу ТОВ?
Під час фінансового моніторингу ТОВ зазвичай запитують статутні документи, схему структури власності, договори з контрагентами, первинні документи до платежів і пояснення директора. Ми збираємо ці документи для ТОВ і звіряємо їх з обліком.
У який строк потрібно надати документи для фінансового моніторингу ТОВ?
Строк указує банк чи інша установа у запиті з фінансового моніторингу ТОВ, тому його потрібно перевірити одразу після отримання. Ми фіксуємо строк і плануємо підготовку документів для ТОВ заздалегідь.
Що таке економічна суть операції у фінансовому моніторингу ТОВ?
Це пояснення, навіщо ТОВ здійснює платіж і яку господарську операцію він відображає. У фінансовому моніторингу ТОВ таке пояснення підтверджується договором, рахунком, актом чи накладною, і ми підбираємо ці документи.
Як підтвердити джерело походження коштів у фінансовому моніторингу ТОВ?
Джерело походження коштів у фінансовому моніторингу ТОВ підтверджують договорами, рахунками, актами та виписками банку, з яких видно надходження. Ми систематизуємо ці документи для ТОВ і звіряємо їх з бухгалтерським обліком.
Чи потрібна схема структури власності для фінансового моніторингу ТОВ?
Так, у межах фінансового моніторингу ТОВ банк часто просить схему, у якій видно власників до кінцевих фізичних осіб. Ми складаємо таку схему для ТОВ й узгоджуємо її з відомостями про кінцевого бенефіціарного власника.
Хто підписує пояснення для фінансового моніторингу ТОВ?
Пояснення для фінансового моніторингу ТОВ підписує директор, адже він відповідає за достовірність відомостей. Ми готуємо проєкт пояснення й пакет для підписання, зокрема КЕП.
Чи може банк відмовити в обслуговуванні за результатами фінансового моніторингу ТОВ?
Рішення за результатами фінансового моніторингу ТОВ ухвалює банк, тому гарантій ніхто надати не може. Ми готуємо документи, які допомагають ТОВ пояснити операції та підтвердити їх первинними документами
Чи має ТОВ вести внутрішні правила фінансового моніторингу?
Це залежить від того, чи належить ТОВ до суб’єктів первинного фінансового моніторингу за видом діяльності. Для фінансового моніторингу ТОВ ми готуємо проєкти внутрішніх документів за висновком юриста.
Чи надаєте ви юридичні висновки з фінансового моніторингу ТОВ?
Ні, ми не є юристом чи органом, який здійснює фінансовий моніторинг, і готуємо документи лише на підставі даних ТОВ. Юридичну оцінку ризиків фінансового моніторингу ТОВ може надати юрист.
Чи гарантуєте ви, що документи з фінансового моніторингу ТОВ приймуть?
Ні, гарантій ми не надаємо, бо рішення за результатами фінансового моніторингу ТОВ ухвалює банк чи інша установа. Ми готуємо документи за даними обліку та вимогами запиту, щоб зменшити ризик додаткових питань.
