Бухгалтер ТОВ у сфері IT

Комплексне бухгалтерське обслуговування ТОВ у сфері IT

IT-компанія продає не товар, а час і кваліфікацію команди, тому її облік не має складу, який можна перерахувати, і всі ризики зосереджені в документах. Іноземний клієнт платить у доларах за інвойсом через кілька тижнів після роботи, розробники працюють за трудовими договорами, гіг-контрактами або як ФОП, а права на код мають перейти до компанії раніше, ніж вона продасть їх замовнику. Якщо хоча б одна ланка цього ланцюжка оформлена недбало, наслідки з'являються не одразу, а при першій перевірці, спорі з клієнтом або продажу частки інвестору.

Бухгалтер ТОВ у сфері IT поєднує облік, податки, валютний контроль і кадрові документи в одну систему. Завдання не в тому, щоб вчасно подати декларацію, а в тому, щоб IT-компанія платила податки за найвигіднішим для неї режимом, не мала претензій щодо підрядників, отримувала валютну виручку без затримок і знала, які проєкти справді заробляють. Шість напрямів, де IT-бізнес найчастіше втрачає гроші, і що з ними робить бухгалтер:

Податковий режим IT-компанії ТОВ

Більшість IT-компаній обирають систему оподаткування один раз, при реєстрації, і потім роками не переглядають це рішення. Найчастіше обирають єдиний податок 5%, бо він здається найпростішим і найдешевшим. Для невеликої команди з високою маржею це справді так. Але коли компанія росте, а більша частина доходу йде на оплату розробників, єдиний податок перетворюється на найдорожчий варіант: він береться з усього доходу, незалежно від того, скільки компанія витратила на команду.

Друга помилка - рахувати лише податок компанії й забувати про засновника. Прибуток IT-компанії рано чи пізно виплачується власнику дивідендами, а ставка ПДФО з дивідендів залежить від того, на якій системі працює ТОВ. Порівнювати режими потрібно за сумою всіх податків від доходу компанії до грошей у кишені засновника. Остаточне рішення приймає директор, а бухгалтер ТОВ у сфері IT готує такий розрахунок на реальних цифрах. Загальний підхід описано на сторінці про облік ТОВ за системою оподаткування.

Режим	Податок компанії	Дивіденди засновнику	Коли підходить
Єдиний податок 5%	5% з усього доходу, витрати не враховуються	ПДФО 9%, військовий збір 5%	Висока маржа, невелика команда, дохід у межах ліміту 3 групи
Загальна система	18% з прибутку	ПДФО 5%, військовий збір 5%	Більша частина доходу йде на команду, дохід понад ліміт ЄП
Дія.City	9% лише з виведеного капіталу або 18% з прибутку за вибором	Залежить від обраного податку	Від 9 фахівців, середня винагорода від 1 200 євро, 90% доходу від IT

Як це виглядає на цифрах. Умовна IT-компанія за рік отримує 8 000 000 грн доходу, з них 6 500 000 грн витрачає на зарплату й оплату підрядників, прибуток становить 1 500 000 грн, і весь він виплачується засновнику.

Показник, грн	Єдиний податок 5%	Загальна система
Податок компанії	400 000	270 000
Прибуток до виплати засновнику	1 100 000	1 230 000
ПДФО з дивідендів	99 000 (9%)	61 500 (5%)
Військовий збір з дивідендів	55 000	61 500
Разом податків	554 000	393 000

Різниця становить 161 000 грн на рік на користь загальної системи, хоча інтуїтивно здається навпаки. Причина в тому, що на загальній системі оплата команди зменшує базу оподаткування, а на єдиному податку - ні, і нижча ставка ПДФО з дивідендів лише посилює ефект.

При іншій структурі картина протилежна: якщо компанія з трьох людей заробляє 4 000 000 грн і витрачає на себе 1 000 000 грн, єдиний податок буде дешевшим. Тому режим IT-компанії не обирається назавжди. Розрахунок повторюється щороку, перед зміною моделі роботи з командою і перед виходом на ліміт доходу 3 групи, коли змінювати систему доведеться в будь-якому разі.

Бухгалтерський облік ТОВ у сфері IT

Облік IT-компанії складний не кількістю операцій, а їхнім змістом. За місяць може бути лише десяток інвойсів, але кожен з них - експорт послуг з валютною виручкою, курсовими різницями й вимогами банку до документів. Витрати теж нечисленні, але кожна з них потребує підтвердження: акт ФОП-підрядника без опису робіт податкова може не визнати, а підписка на хмарний сервіс у нерезидента створює податкові наслідки з ПДВ.

Бухгалтер ТОВ у сфері IT вибудовує ланцюжок документів від договору з клієнтом до оплати кожному виконавцю: що замовлено, хто виконав, як прийнято, скільки отримано й скільки витрачено. Такий облік дозволяє бачити маржу кожного проєкту, пояснити будь-яку суму на рахунку й пройти перевірку без пошуку документів у листуванні. Загальні принципи описано на сторінці про бухгалтерський облік ТОВ.

Моделі співпраці та визнання доходу

IT-компанії заробляють за різними моделями: розробка під ключ, оплата за години, виділена команда, підтримка за абонентською платою, продаж ліцензій на власний продукт. Для кожної моделі дохід визнається в різний момент і підтверджується різним документом. Якщо порядок приймання робіт не закріплений у договорі, бухгалтеру нема на що спертися, і дохід визнається або раніше, ніж клієнт погодився, або пізніше, ніж компанія фактично заробила.

Для проєктів з фіксованою ціною, які тривають понад один звітний період, важливий ще й ступінь завершеності на кінець року: якщо етап не закрито актом, але робота виконана на 70%, дохід за П(С)БО 15 може визнаватися пропорційно. Інакше рік з великими витратами на команду покаже збиток, а наступний - надприбуток, хоча бізнес працював рівно.

Модель співпраці	Як формується дохід	Що контролює бухгалтер
Розробка під ключ за фіксованою ціною	За актами етапів або кінцевим актом	Склад етапів, порядок приймання, ступінь завершеності на кінець року
Оплата за відпрацьований час	За таймшитами, підтвердженими замовником	Збіг годин у таймшитах, інвойсі та акті
Виділена команда	Щомісяця за актом про надання послуг	Склад команди, ставки, зміни протягом місяця
Підтримка й супровід	Рівномірно за період абонентської плати	Обсяг послуг і понаднормові звернення
Ліцензії й підписки на власний продукт	За умовами ліцензійного чи абонентського договору	Строк ліцензії, розподіл доходу за періодами
Роялті за використання прав	За звітами контрагента	Звіти контрагента й податки при виплаті

Експорт IT-послуг і валютна виручка

Між датою виконання послуги й датою оплати проходить від тижня до двох місяців, і за цей час курс змінюється. Тому в обліку IT-компанії одна послуга завжди дає дві суми: дохід за курсом НБУ на дату акта або інвойса й курсову різницю на дату оплати. Якщо бухгалтер записує дохід просто сумою, що надійшла на рахунок, у звітності зникає зв'язок з договором, а заборгованість клієнта ніколи не закривається до нуля.

Умовний приклад: акт на 10 000 USD підписано 15 вересня за курсом 41,20, оплата надійшла 30 вересня за курсом 41,50.

Операція	Проведення	Сума, грн
Дохід за актом 15 вересня	Дт 362 Кт 703	412 000
Курсова різниця на дату оплати	Дт 362 Кт 714	3 000
Надходження на валютний рахунок	Дт 312 Кт 362	415 000

На єдиному податку дохід визначається інакше: за курсом НБУ на дату надходження, тобто 415 000 грн. Виходить, що в бухгалтерському обліку й у податковій декларації IT-компанії на ЄП завжди різні цифри доходу, і обидві правильні. Бухгалтер веде їх окремо й щокварталу може пояснити розбіжність, якщо податкова порівнюватиме декларацію з фінансовою звітністю.

Окремо відображається недоотримана сума. Якщо клієнт заплатив 10 000 USD, а на рахунок надійшло 9 975 USD через комісію банку-кореспондента, різниця не є боргом клієнта. Вона списується на банківські витрати на підставі виписки, інакше в обліку роками висить заборгованість, яку ніхто не збирається погашати.

Інвойс як первинний документ

Іноземні клієнти рідко підписують українські акти, тому IT-компанії працюють з інвойсом-офертою: оплата інвойса означає, що послугу прийнято. Такий порядок законний, але лише за двох умов. Договір має прямо передбачати, що інвойс замінює акт, а сам інвойс має містити реквізити, обов'язкові для первинного документа за Законом про бухгалтерський облік: назву, дату, сторони, зміст і обсяг послуги, одиницю виміру, підпис або його еквівалент.

Ці документи потрібні не лише для обліку. Під час валютного нагляду банк запитує договір та інвойс для зарахування виручки, і неповний документ означає затримку грошей на рахунку. Тому шаблон інвойса узгоджується з бухгалтером до виставлення першого рахунку новому клієнту.

Дохід продуктової компанії

Продуктова IT-компанія продає підписки через платіжні платформи й магазини застосунків, і її дохід надходить не від користувачів, а від посередника, який утримує свою комісію. На перший погляд дохідом здається сума виплати, але це залежить від ролі платформи в договорі. Якщо платформа є перепродавцем, вона купує продукт у компанії й продає від свого імені, і дохідом ТОВ є сума, отримана від неї. Якщо платформа діє як агент, доходом є повна оплата користувачів, а комісія відображається як витрата.

Різниця не формальна: від неї залежить база єдиного податку, сума доходу для ліміту групи й навіть податкові наслідки для продажів українським користувачам. Тому бухгалтер визначає модель за договором кожної платформи й щомісяця звіряє виплати з її звітами, так само як інтернет-магазин звіряє виплати маркетплейсу. Правила онлайн-продажів описано на сторінці про облік ТОВ у сфері e-commerce.

Витрати на ФОП-підрядників

Оплата ФОП-підрядникам - найбільша стаття витрат багатьох IT-компаній і водночас найбільший податковий ризик. Кожна така оплата має бути підтверджена договором з описом результату, технічним завданням або специфікацією й актом з переліком виконаних робіт. Акт «послуги з розробки за вересень» без жодної конкретики - перший кандидат на невизнання витрат при перевірці.

Важлива й група підрядника. ФОП 2 групи може надавати послуги лише платникам єдиного податку й населенню, тому для ТОВ на загальній системі він не підходить: співпраця порушує умови спрощеної системи для самого ФОП і ставить під сумнів витрати компанії. Підрядник має бути на 3 групі з КВЕД, що відповідає роботам.

Нарешті, акти підрядників звіряються з актами клієнтів. Якщо клієнт прийняв у вересні розробку модуля, а підрядник у тому ж місяці виставив акт на зовсім інші роботи, зв'язок між витратами й доходом розривається, і саме такі розриви податкова шукає першими.

Власна розробка як нематеріальний актив

Коли IT-компанія розробляє власний продукт, перші роки зазвичай збиткові: команда отримує зарплату, а доходу ще немає. Але П(С)БО 8 дозволяє розділити ці витрати. Витрати на дослідження, коли ще незрозуміло, чи вийде продукт, відносяться до витрат періоду. Витрати на розробку, коли продукт технічно реалізовується й компанія має ресурси його завершити, можуть капіталізуватися як нематеріальний актив і амортизуватися після запуску.

Для інвестора чи банку це принципова різниця. Баланс з нематеріальним активом показує, що компанія створила цінність, а баланс зі збитками - що вона лише витрачала гроші. Тому облікова політика продуктової компанії визначає критерії переходу від дослідження до розробки заздалегідь, а не тоді, коли інвестор попросить звітність.

Ситуація	Як відображається	Ризик, якщо оформлено неправильно
Придбана ліцензія на програмне забезпечення	Нематеріальний актив або витрати періоду залежно від строку й умов	Витрати без підтвердного документа й невизначений строк користування
Власна розробка продукту	Витрати періоду або нематеріальний актив за умов П(С)БО 8	Спотворений результат і баланс
Розробка на замовлення з передачею прав	Реалізація послуг із договірною передачею прав	Спір про власність на код
Розробка на замовлення, права залишаються в ТОВ	Надання права користування на умовах ліцензії	Невизначений обсяг і строк ліцензії

Техніка команди

Ноутбуки, монітори й інша техніка - основний матеріальний актив IT-компанії, і він розкиданий по квартирах віддалених працівників. Залежно від вартості й порогу в обліковій політиці техніка обліковується як основні засоби або малоцінні необоротні активи, а для податку на прибуток поріг основного засобу становить 20 000 грн.

Головне тут не рахунок, а документи передачі. Техніка видається працівнику за актом із наказом про порядок використання й повернення. Без цього при звільненні ноутбук залишається в людини, компанія не має підстав його вимагати, а актив роками числиться на балансі, хоча фізично його давно немає.

Основні проведення IT-компанії

Типові операції IT-компанії повторюються щомісяця, і помилка в кореспонденції однієї з них тягнеться через усі періоди.

Операція	Проведення	Підстава
Послуги замовнику-резиденту	Дт 361 Кт 703	Договір і акт
Послуги замовнику-нерезиденту	Дт 362 Кт 703	Інвойс або акт, договір
Надходження від замовника	Дт 311 або 312 Кт 361 або 362	Виписка банку
Зарплата команди на проєкті	Дт 23 Кт 661	Табель, таймшити
Послуги ФОП-підрядника на проєкті	Дт 23 Кт 631	Договір, акт, звіт
Собівартість наданих послуг	Дт 903 Кт 23	Розподіл витрат за проєктами
Хмарні сервіси нерезидента	Дт 92 Кт 632	Інвойс, умови сервісу
Ліцензія як нематеріальний актив	Дт 154 Кт 631 або 632, далі Дт 12 Кт 154	Ліцензійний договір

Експорт послуг і розрахунки з нерезидентами в IT

Для більшості українських IT-компаній основні клієнти перебувають за кордоном, і значна частина витрат теж іде закордонним постачальникам: хмарні сервіси, інструменти розробки, ліцензії, реклама. Саме в розрахунках з нерезидентами виникають найдорожчі помилки, і вони рідко пов'язані з великими сумами. Невдале формулювання послуги в акті створює ПДВ на весь контракт, неповний інвойс затримує зарахування виручки, а неутриманий податок з ліцензійного платежу компанія сплачує з власних коштів.

Бухгалтер ТОВ у сфері IT перевіряє кожного нового іноземного клієнта й постачальника до першої операції: що саме надається, де місце постачання, які документи потрібні банку й які податки виникають. Загальні правила ЗЕД описано на сторінці про облік ТОВ у ЗЕД та логістиці.

Місце постачання IT-послуг і ПДВ

Програмування, тестування, обробка даних і консультаційні послуги для нерезидента постачаються за місцем знаходження покупця, тобто поза Україною, і не є об'єктом ПДВ. Такі операції навіть не враховуються в поріг 1 млн грн для обов'язкової реєстрації платником ПДВ, тому компанія, що працює лише на експорт, може зовсім не реєструватися платником.

Але ця норма працює лише тоді, коли назва послуги в договорі й акті відповідає переліку ПКУ. Якщо в акті написано «маркетингові послуги» або «послуги з управління проєктом», місце постачання може опинитися в Україні, і податкова донарахує ПДВ на всю суму. Тому формулювання послуг у договорах з нерезидентами узгоджуються з бухгалтером до підписання.

Ситуація	Що перевіряє бухгалтер	Ризик, якщо цього немає
Розробка чи тестування ПЗ для нерезидента	Країну замовника, договір і назву послуги в акті	Місце постачання визначено в Україні, донарахування ПДВ
Послуга поза переліком норми	Загальне правило місця постачання	ПДВ, не врахований у ціні
Платник ПДВ надає послуги нерезиденту	Відображення як необ'єктних операцій у декларації	Уточнюючі декларації
Розмита назва послуги в договорі	Відповідність формулювань фактичним роботам	Спір із податковою щодо виду послуги

Валютні розрахунки та документи для банку

Кожен договір з нерезидентом є валютною операцією, і банк контролює її в межах валютного нагляду. На практиці це означає, що надходження від нового клієнта може затриматися, доки банк не отримає договір і інвойс, а для великих сум - ще й пояснення щодо змісту послуг. Граничні строки розрахунків встановлює НБУ, і вони змінювалися кілька разів, тому перед кожним новим контрактом бухгалтер перевіряє чинні вимоги.

Найчастіша проблема - не порушення строків, а невідповідність документів. Сума в інвойсі не збігається з договором, назва клієнта в платежі відрізняється від назви в контракті, оплата надходить від третьої особи. Кожна така розбіжність - це запит банку й затримка грошей, тому документи готуються з урахуванням вимог валютного нагляду від початку.

Питання	Що перевіряє бухгалтер	Ризик, якщо цього немає
Договір з нерезидентом	Валюту, порядок оплати, підставу платежу, порядок приймання послуг	Банк затримує зарахування й запитує документи
Строки розрахунків	Чинні граничні строки валютного нагляду	Пеня за порушення строків
Підтвердні документи	Інвойс, акт, за потреби переклад і листування	Банк не підтверджує призначення платежу
Надійшло менше, ніж в інвойсі	Комісії банків-кореспондентів і утримання на стороні замовника	Борг замовника, який ніколи не закриється

Платежі нерезидентам за ліцензії, сервіси й рекламу

IT-компанія щомісяця платить десяткам закордонних сервісів: хостинг, хмарні платформи, інструменти розробки, ліцензії на бібліотеки й рекламу для продукту. Кожен такий платіж має податкові наслідки в Україні, і їх легко пропустити, бо постачальник не надсилає жодних українських документів, лише рахунок з картки.

Наслідки залежать від виду платежу. За більшість електронних послуг нерезидента ПДВ нараховує сам отримувач за механізмом зворотного оподаткування. Платник ПДВ нараховує зобов'язання й одночасно отримує кредит, тому для нього це нуль до сплати, але з обов'язковою податковою накладною. ТОВ без статусу платника ПДВ сплачує ці 20% через спрощену декларацію, і для компанії на єдиному податку з великими витратами на сервіси це відчутна сума. Платежі за ліцензії на програмне забезпечення вважаються роялті, і з них утримується податок з доходу нерезидента, якщо угода про уникнення подвійного оподаткування не передбачає меншої ставки.

Платіж	Податкові наслідки	Що готує бухгалтер
Хмарні сервіси й інструменти	ПДВ за механізмом зворотного оподаткування: платник ПДВ нараховує зобов'язання й кредит, неплатник сплачує через спрощену декларацію	Податкову накладну або спрощену декларацію за місяць отримання послуги
Ліцензія на ПЗ нерезидента	Роялті з утриманням податку з доходу нерезидента 15%, якщо угода не передбачає меншої ставки	Довідку про резидентство отримувача до виплати
Реклама в Google та Meta	ПДВ зворотно, а на загальній системі ще й податок на рекламу 20% за п. 141.4.7 ПКУ	Розрахунок податків за кожним інвойсом
Виконавець-нерезидент	Залежить від країни, виду послуги й угоди	Висновок про оподаткування до першої оплати

Тому бухгалтер веде реєстр усіх закордонних сервісів компанії з видом платежу й податковими наслідками. Новий сервіс з'являється в реєстрі до першої оплати, а не тоді, коли податкова запитає, чому витрати є, а ПДВ немає.

Податковий облік ТОВ у сфері IT

Податковий облік IT-компанії рідко буває однорідним. В одній компанії може бути експорт послуг без ПДВ, розробка для українського банку з ПДВ, продаж підписок українським користувачам, оплата ФОП-підрядникам і платежі нерезидентам за ліцензії. Кожен вид операцій має свої правила, і помилка в одному з них не компенсується правильністю інших.

Бухгалтер ТОВ у сфері IT веде податки окремо за кожним видом доходу й витрат і пов'язує їх з обраним режимом. Загальні правила описано на сторінці про податковий облік ТОВ.

Єдиний податок для IT-компанії

На єдиному податку 5% ТОВ платить податок з усього доходу, включно з валютною виручкою за курсом НБУ на дату надходження. Оплата команди податок не зменшує, а дивіденди засновнику оподатковуються ПДФО за ставкою 9%. Перевага в простоті: немає податкових різниць і квартального розрахунку прибутку, а декларація подається раз на квартал. Детальніше на сторінці про облік ТОВ на єдиному податку.

Головне обмеження - ліміт доходу 3 групи, який становить 1 167 розмірів мінімальної зарплати на 1 січня року. IT-компанія зі зростаючою командою й валютною виручкою досягає його швидше, ніж планувала, особливо при зростанні курсу. Тому дохід прогнозується щокварталу, а перехід на загальну систему готується до перевищення ліміту, а не після нього.

Загальна система для IT-компанії

На загальній системі оплата підрядників, зарплата, оренда й сервіси зменшують прибуток, а податок 18% сплачується з різниці між доходами й витратами. Дивіденди з прибутку платника податку на прибуток оподатковуються ПДФО за ставкою 5%. Для IT-компанії з великими витратами на команду це зазвичай найвигідніший варіант. Детальніше на сторінці про облік ТОВ на загальній системі.

Ціна цієї вигоди - якість документів. На єдиному податку податкову цікавить лише дохід, а на загальній системі кожна витрата має бути обґрунтованою. Акти ФОП без опису робіт або без технічних завдань при перевірці можуть бути не визнані, і тоді компанія сплачує податок з прибутку, якого не мала. ТОВ з доходом до 40 млн грн може не коригувати фінансовий результат на податкові різниці, що значно спрощує облік.

Резидентство Дія.City

Дія.City - спеціальний режим для IT-компаній, який дає пільги і компанії, і її команді. Резидентом може стати ТОВ, яке має щонайменше 9 фахівців, виплачує їм у середньому не менше 1 200 євро на місяць і отримує не менше 90% доходу від IT-діяльності. Компанія може обрати податок на виведений капітал 9% замість податку на прибуток: він сплачується лише при виплаті дивідендів чи інших формах виведення коштів, а прибуток, що залишається в компанії й реінвестується, не оподатковується.

Для команди резидент Дія.City може укладати не лише трудові договори, а й гіг-контракти. Для працівників і гіг-спеціалістів діють ПДФО 5%, військовий збір 5% і ЄСВ з мінімальної зарплати, якщо дохід фахівця не перевищує 240 000 євро на рік. Для компанії, яка зараз працює з ФОП-підрядниками, це спосіб легалізувати співпрацю без ризику перекваліфікації й з помірним податковим навантаженням.

Ризик режиму - в критеріях. Якщо протягом року кількість фахівців зменшиться або середня винагорода впаде нижче 1 200 євро, наприклад через зміну курсу, компанія може втратити пільги. Тому бухгалтер перевіряє відповідність критеріям щокварталу й попереджає директора заздалегідь, а не після звіту резидента.

ПДВ для українських замовників і продукту

Якщо IT-компанія розробляє для українського бізнесу або продає послуги українським користувачам, ПДВ нараховується за загальними правилами, а податкова накладна на кожну оплату чи акт реєструється протягом 15 календарних днів. Пільга для програмної продукції має окремі умови, тому договори й акти формулюються з урахуванням визначення програмної продукції в ПКУ, інакше пільгу можна втратити через одне слово в акті.

Для компанії, яка поєднує експорт і внутрішній ринок, є ще одна особливість. Вхідний ПДВ на офіс, техніку й сервіси стосується і оподатковуваних, і необ'єктних операцій, тому бухгалтер розподіляє податковий кредит пропорційно, щоб не заявити кредит, на який компанія не має права.

Трансфертне ціноутворення

Багато українських IT-компаній є R&D-центрами іноземних груп: вони надають послуги розробки материнській компанії за кордоном. Якщо річний дохід ТОВ перевищує 150 млн грн, а обсяг операцій з пов'язаною іноземною компанією - 10 млн грн, такі операції контрольовані, і ціна послуг має відповідати ринковій.

Податкова перевіряє, чи не занижено ціну послуг для пов'язаної особи, щоб прибуток залишався за кордоном. Тому структура ціни, наприклад витрати плюс фіксована націнка, обґрунтовується документацією, а звіт про контрольовані операції подається до 1 жовтня наступного року.

Податкові ризики співпраці з ФОП

Модель «команда на ФОП» досі найпоширеніша в українському IT, і податкова це знає. Якщо за змістом відносини є трудовими, договір підряду їх не змінює, і при перевірці співпрацю можуть перекваліфікувати з донарахуванням ПДФО, військового збору й ЄСВ, як для зарплати, за всі місяці, плюс штрафи.

Ознаки, на які дивиться податкова, конкретні: робочий графік і облік часу як у штатних працівників, підпорядкування внутрішньому розпорядку, фіксована щомісячна сума без зв'язку з результатом, робота лише на одного замовника, надання робочого місця й техніки, відпустки за рахунок компанії. Кожен договір з ФОП перевіряється на ці ознаки до старту співпраці, а якщо їх забагато - розглядається трудовий договір або гіг-контракт у Дія.City.

Управлінський облік ТОВ у сфері IT

В IT-компанії прибуток визначається годинами: скільки годин команда працює на проєктах, скільки з них оплачує клієнт і скільки фахівців чекають на новий проєкт. Директор бачить, що на рахунку є гроші, але не бачить, що один великий проєкт з фіксованою ціною вже з'їв увесь прибуток через перевищення оцінки, а троє розробників два місяці сидять без проєкту за повну зарплату.

Бухгалтер ТОВ у сфері IT рахує рентабельність кожного проєкту на основі трекінгу часу й закріплених за проєктом витрат. Для цього години команди, підрядники й ліцензії прив'язуються до проєкту в обліку, а спільні витрати розподіляються за прозорою базою. Підхід описано на сторінці про управлінський облік ТОВ.

Ось що показує такий облік на прикладі двох проєктів однакового обсягу:

Показник, USD	Фіксована ціна	Оплата за години
Дохід	20 000	20 000 (500 годин по 40)
Години команди за планом	400	500
Години команди фактично	560	500
Вартість команди по 25 USD за годину	-14 000	-12 500
Менеджмент проєкту	-2 000	-2 000
Маржа проєкту	4 000 (20%)	5 500 (27,5%)

Проєкт з фіксованою ціною планувався з маржею 40%, але команда перевищила оцінку на 160 годин, і маржа впала вдвічі. Без такого розрахунку компанія продовжує брати проєкти за тією самою оцінкою й не розуміє, чому зростання команди не дає зростання прибутку.

Управлінський звіт IT-компанії не обмежується маржею проєктів. Він показує, наскільки завантажена команда, скільки коштує простій, наскільки компанія залежить від одного клієнта і як курс впливає на результат.

Показник	Що показує	Яке рішення підтримує
Маржа проєкту	Прибуток після команди, підрядників і ліцензій	Ціноутворення й вибір проєктів
Завантаження команди	Частка оплачуваних годин у робочому часі	Найм і перерозподіл людей
Вартість простою	Витрати на фахівців без проєкту	Скільки місяців компанія витримає без нових замовлень
Структура замовників	Частка кожного клієнта в доході	Оцінка залежності від одного клієнта
Валютна позиція	Дохід у валюті, витрати в гривні	Планування курсових ризиків
Рух грошей	Коли надійдуть оплати й коли платити команді	Запас грошей на виплати до оплати інвойсів

Окрема тема - рух грошей. Клієнти оплачують інвойси через 30-60 днів, а команді потрібно платити щомісяця. Платіжний календар показує, на скільки місяців вистачить грошей, якщо великий клієнт затримає оплату, і чи потрібен резерв перед найнятням нових людей.

Зарплатний облік ТОВ у сфері IT

В одній IT-компанії можуть одночасно працювати штатні працівники, гіг-спеціалісти Дія.City й ФОП-підрядники, і для кожного своя система оподаткування виплат. Помилка в ставці або виді договору не видна щомісяця, вона накопичується й виявляється при перевірці з донарахуванням за всі періоди. Бухгалтер ТОВ у сфері IT рахує виплати за видом договору й режимом компанії. Порядок описано на сторінці про зарплатний облік ТОВ.

Вид співпраці	ПДФО	Військовий збір	ЄСВ
Трудовий договір у звичайному ТОВ	18%	5%	22% з нарахованої зарплати
Працівник резидента Дія.City	5%	5%	22% з мінімальної зарплати
Гіг-спеціаліст Дія.City	5%	5%	22% з мінімальної зарплати
ФОП-підрядник на 3 групі	Не утримується	Не утримується	Сплачує ФОП самостійно

Зарплата, прив'язана до валюти

Розробники звикли до зарплати в доларах, але в Україні зарплата нараховується й виплачується лише в гривні. Законний спосіб зберегти валютну прив'язку - визначити розмір у договорі в еквіваленті іноземної валюти й закріпити в положенні про оплату праці, за яким курсом і на яку дату він перераховується в гривні.

Без такого положення зарплата щомісяця різна без зрозумілої підстави, а відпускні й лікарняні рахуються з середнього заробітку, який ніхто не може пояснити. З положенням кожен розрахунок прозорий, а курсові коливання не створюють трудових спорів.

Бонуси, компенсації й відпустки

Бонуси за завершення проєкту, премії за результатами року й компенсації віддаленим працівникам за інтернет і електроенергію - звичайна практика в IT. Кожна з цих виплат закріплюється документом: бонуси - положенням про преміювання з критеріями, компенсації - договором про дистанційну роботу. Тоді вони правильно оподатковуються, входять у середню зарплату для відпусток і не стають предметом спору при звільненні.

Питання	Як оформлюється	Що контролює бухгалтер
Зарплата, прив'язана до долара	Розмір у договорі в еквіваленті, нарахування й виплата в гривні	Курс і дату перерахунку за положенням про оплату праці
Бонуси за проєкти	Положення про премії з критеріями	Включення в середню зарплату для відпусток і лікарняних
Компенсація інтернету й електроенергії вдома	Умови договору про дистанційну роботу	Підтвердні документи й податковий режим виплат
Відпустки й лікарняні	Накази й розрахунок середнього заробітку	Збіг виплат із документами

Кадровий облік ТОВ у сфері IT

Головний актив IT-компанії - код, а права на нього за законом виникають у людини, яка його пише. Якщо договір з працівником чи підрядником не передає майнові права компанії, ТОВ продає клієнту продукт, який йому повністю не належить. Спір з цього приводу виникає не одразу, а саме тоді, коли продукт починає заробляти, коли інвестор перевіряє компанію перед угодою або коли розробник іде до конкурента.

Бухгалтер ТОВ у сфері IT контролює, щоб кадрові документи й договори з командою закривали права на розробку, а дистанційна робота мала документальну основу. Загальні правила описано на сторінці про кадровий облік ТОВ.

Права на код у трудових і підрядних договорах

Для штатного працівника код є службовим твором, і за статтею 429 ЦК майнові права на нього належать працівнику й роботодавцю спільно, якщо договір не встановлює інше. Тому трудовий договір IT-компанії прямо розподіляє права на користь роботодавця. Для ФОП-підрядника все жорсткіше: права переходять до компанії лише за договором, тому в ньому має бути умова про передачу прав, а разом з актом робіт підписується акт передачі прав на створені результати.

Ці документи важливі не лише для захисту від спорів. Коли компанія передає права клієнту, вона має підтвердити, що сама їх отримала, і ланцюжок документів від розробника до клієнта має бути безперервним.

Хто працює	Як оформлюється	Ризик, якщо оформлено неправильно
Штатний працівник	Трудовий договір з розподілом майнових прав на службовий твір за ст. 429 ЦК	Спільні з працівником права на код
Працівник на віддаленій роботі	Договір за ст. 60-2 КЗпП з порядком зв'язку, обліку часу й компенсацій	Немає підстав для табеля й відповідальності за техніку
Гіг-спеціаліст Дія.City	Гіг-контракт з передачею прав	Застосування режиму, що не відповідає статусу
ФОП-підрядник	Договір з умовою про передачу прав, акт робіт і акт передачі прав	Права залишаються в підрядника
Виконавець-нерезидент	Договір, інвойс, довідка про резидентство	Податок при виплаті за рахунок ТОВ
Стажер	Договір, що відповідає характеру стажування	Фактична робота без оформлення

Дистанційна робота й конфіденційність

Більшість IT-команд працює віддалено, і для цього КЗпП передбачає окремий вид трудового договору за статтею 60-2. У ньому фіксуються порядок зв'язку, облік робочого часу, передача документів і техніки, компенсації. Без такого договору табель віддаленого працівника не має підстав, а відповідальність за ноутбук компанії - теж.

Доступ до коду й даних клієнтів закривається угодами про нерозголошення й положенням про комерційну таємницю. Окремо ведеться військовий облік працівників, а за відповідності критеріям готуються документи для бронювання.

Звітність ТОВ у сфері IT

Склад звітності IT-компанії залежить від режиму, статусу платника ПДВ і операцій з нерезидентами. Але незалежно від режиму звітність має збігатися з даними, які банк передає в межах валютного нагляду, і з інформацією, що податкова отримує про виплати фізособам. Для резидентів Дія.City додається звітність про відповідність критеріям, а для компаній у міжнародних групах - трансфертне ціноутворення.

Бухгалтер ТОВ у сфері IT готує звітність так, щоб показники в декларації, фінансовій звітності й даних банку можна було пояснити один через одного. Загальні правила описано на сторінці про звітність ТОВ.

Звіт	Для кого	Строк
Декларація єдиного податку	ТОВ на єдиному податку	40 днів після кварталу, сплата - 10 днів після граничного строку
Декларація з ПДВ	Платник ПДВ, включно з необ'єктними експортними послугами	20 днів після місяця
Спрощена декларація з ПДВ	ТОВ без ПДВ, що отримало послуги нерезидента	За місяць отримання послуги
Декларація з податку на прибуток	ТОВ на загальній системі	60 днів після року, для доходу понад 40 млн грн щокварталу
Звіт резидента Дія.City	Резидент Дія.City	Щороку
Звіт про контрольовані операції	ТОВ з контрольованими операціями	До 1 жовтня наступного року

Як це виглядає в календарі. IT-компанія на єдиному податку отримала у вересні валютну виручку від двох клієнтів і оплатила хмарний сервіс нерезидента. Спрощена декларація з ПДВ за вересень подається до 20 жовтня, декларація єдиного податку за III квартал - до 9 листопада, податок сплачується до 19 листопада, а дохід у декларації рахується за курсом НБУ на дати надходження. Якщо засновник вирішив виплатити дивіденди, податки з них перераховуються в день виплати. Усі строки вносяться в платіжний календар ТОВ.

Пропуск строків коштує не лише штрафу за статтею 120 ПКУ й пені. Для резидента Дія.City неподаний звіт ставить під загрозу статус, а неподаний звіт про контрольовані операції тягне окремі значні штрафи, тому ці звіти контролюються так само уважно, як декларації.

Типові помилки в обліку ТОВ у сфері IT

Більшість проблем IT-компаній не унікальні: вони повторюються від компанії до компанії й майже завжди виникають на старті, коли облік налаштовують швидко, щоб почати працювати. Ось помилки, які найчастіше коштують IT-бізнесу грошей.

Помилка	До чого призводить	Як її уникнути
Назва послуги в акті не відповідає програмуванню чи консалтингу	Місце постачання в Україні й донарахування ПДВ	Узгодження формулювань до підписання договору
Дохід на ЄП рахується за курсом дати акта	Неправильна база й уточнюючі декларації	Курс НБУ на дату надходження
ФОП отримує фіксовану суму без актів	Перекваліфікація в трудові відносини, ПДФО, військовий збір і ЄСВ за всі місяці	Акти з описом результату й технічні завдання
ФОП 2 групи працює на ТОВ на загальній системі	Порушення умов спрощеної системи підрядником, сумнівні витрати	Підрядники лише на 3 групі
Права на код не закріплені в договорі	Спір із працівником, підрядником або клієнтом	Умови про передачу прав і акти передачі
Оплата ліцензії нерезиденту без перевірки роялті	Податок за рахунок ТОВ і штраф	Довідка про резидентство до першої виплати
Середня винагорода в Дія.City впала нижче 1 200 євро	Втрата пільг резидента	Щоквартальний контроль критеріїв
Витрати не розподіляються за проєктами	Маржа проєктів невідома	Облік годин, підрядників і ліцензій за проєктами

Як налаштовується облік ТОВ у сфері IT

Налаштування обліку IT-компанії починається не з облікової програми, а з договорів і моделі роботи з командою. Саме вони визначають, як визнається дохід, які витрати визнаються, який режим вигідний і де податкові ризики. Облік, налаштований після цього, працює без постійних виправлень.

1. Аналіз договорів і моделей співпраці

   Договори з замовниками, формулювання послуг, передача прав, валютні умови й форми співпраці з командою.

2. Розрахунок податкового режиму

   Порівняння єдиного податку, загальної системи й Дія.City на реальних цифрах з урахуванням дивідендів.

3. Початкові залишки й звірки

   Розрахунки з замовниками, підрядниками й нерезидентами, техніка й нематеріальні активи.

4. Облік за проєктами

   Структура проєктів, замовників, валют, прямих і спільних витрат.

5. Оформлення команди й прав

   Трудові, гіг- і підрядні договори з передачею прав, акти техніки, положення про оплату праці.

6. Щомісячне закриття й звіти

   Звірка актів і валютних надходжень, податки, звітність і управлінський звіт по проєктах.