Бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі
Бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі веде облік угод від договору до оплати: передоплати й відстрочки, відвантаження партіями, податкові накладні на кожну поставку, дебіторку клієнтів і склад. Для оптової компанії ТОВ прибуток визначається не лише націнкою, а й тим, скільки грошей повернулося від покупців і в які строки.
Щоденна робота - контроль першої події з ПДВ, реєстрація накладних у межах ліміту, звірка розрахунків з покупцями й постачальниками, собівартість партій з доставкою, облік ретро-бонусів і повернень мереж. Фірма ТОВ бачить маржу по кожному клієнту з урахуванням відстрочки, бонусів і логістики.
- Комплексне бухгалтерське обслуговування ТОВ в оптовій торгівлі
- Податкові накладні вчасно
- Дебіторка під контролем
- Умови мереж у цифрах
- Повна собівартість партії
- Податковий кредит захищений
- Маржа по клієнту
- Шлях оптової угоди в обліку
- Бухгалтерський облік ТОВ в оптовій торгівлі
- Собівартість партій і транспортно-заготівельні витрати
- Дебіторська заборгованість і резерв сумнівних боргів
- Поставки торговим мережам
- Ретро-бонус як знижка
- Маркетингові послуги
- Штрафи за недопоставку
- Повернення товару
- Транзитні поставки
- Склад та інвентаризація
- Власний транспорт і доставка покупцям
- Податковий облік ТОВ в оптовій торгівлі
- Чому оптове ТОВ працює з ПДВ
- Податкові накладні за першою подією
- Реєстраційний ліміт і зупинення накладних
- Податковий кредит і перевірка постачальників
- Податок на прибуток і податкові різниці
- Трансфертне ціноутворення при імпорті
- Управлінський облік ТОВ в оптовій торгівлі
- Зарплатний облік ТОВ в оптовій торгівлі
- Кадровий облік ТОВ в оптовій торгівлі
- Звітність ТОВ в оптовій торгівлі
- Приклад календаря за III квартал
- Що буде за помилки
- Типові помилки в обліку оптового ТОВ
- Ситуації, у яких оптовому ТОВ потрібен бухгалтер
- Новий контракт з торговою мережею
- Клієнт не платить
- Зупинено податкові накладні
- Дохід перевищив 40 млн грн
- Відкриття регіонального складу
- Нормативно-правова база обліку ТОВ в оптовій торгівлі
- Що робить бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі, а що залишається за директором
- Професійний бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі
- Дистанційний облік ТОВ в оптовій торгівлі
Комплексне бухгалтерське обслуговування ТОВ в оптовій торгівлі
Оптова торгівля заробляє на невеликій націнці з великого обороту, і тому кожна помилка в ній вимірюється не сотнями гривень, а відсотками маржі. Одна запізніла податкова накладна на великій поставці дає штраф, співставний з прибутком угоди. Одна неповернена дебіторка з'їдає результат місяця. Ретро-бонус мережі, оформлений не тим документом, змінює і дохід, і ПДВ. А покупець, який не отримав податковий кредит через помилку постачальника, наступного разу купує в конкурента.
Бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі веде угоду наскрізь: від договору й першої події з ПДВ до відвантаження, оплати й акта звірки. Завдання не лише в тому, щоб усе відобразити, а в тому, щоб директор бачив, скільки заробляє на кожному клієнті, хто й скільки винен і чи вистачить грошей на наступну закупівлю. Шість напрямів, де оптове ТОВ найчастіше втрачає гроші, і що з ними робить бухгалтер:
Податкові накладні вчасно
Накладна складається за першою подією, реєструється в межах ліміту й строку, тому покупець отримує кредит, а компанія не платить штрафи.
Дебіторка під контролем
Борги клієнтів класифікуються за строками, звіряються актами й оцінюються резервом, тому баланс не показує гроші, яких не буде.
Умови мереж у цифрах
Ретро-бонуси, маркетинг, штрафи й повернення відображаються так, як записано в договорі, і видно, скільки насправді коштує мережа.
Повна собівартість партії
Доставка, вантажні роботи й мито розподіляються між проданим товаром і залишком, тому маржа рахується з реальної собівартості.
Податковий кредит захищений
Кожна закупівля підтверджена договором, накладною, ТТН і складськими документами, а постачальник перевірений до першої угоди.
Маржа по клієнту
Бонуси, доставка, штрафи й вартість відстрочки враховуються в прибутку кожного покупця, а не лише валова націнка.
Опт має кілька моделей, і в кожній облік влаштований по-своєму:
| Модель опту | Що ускладнює облік | Завдання бухгалтера |
|---|---|---|
| Дистрибуція зі свого складу | Тисячі відвантажень, власна доставка, комірники | Складський облік, ТТН, собівартість з доставкою |
| Поставки торговим мережам | Ретро-бонуси, повернення, штрафи, відстрочка 45-60 днів | Коригування ПДВ, контроль дебіторки, маржа по мережі |
| Транзитні поставки | Товар іде від постачальника до покупця, минаючи склад | Документи на перехід права власності, дати ПДВ |
| Імпорт під оптовий продаж | Мито, ПДВ на митниці, валютні платежі | Собівартість партії, курсові різниці, валютний контроль |
| Регіональні склади й філії | Відокремлені підрозділи, працівники в інших областях | Облік по підрозділах, ПДФО за місцем підрозділу |
| Комісійна й агентська торгівля | Товар належить принципалу, дохід - винагорода | Розмежування власного й чужого товару |
Шлях оптової угоди в обліку
В оптовій торгівлі кожна угода проходить однакові етапи, і на кожному виникає своя облікова й податкова подія. Передоплата створює зобов'язання з ПДВ ще до відвантаження, відвантаження - дохід і собівартість, оплата закриває дебіторку, а повернення чи бонус змінюють усе це заднім числом. Якщо етапи не пов'язані між собою, ПДВ нараховується не тією датою, а дебіторка в обліку не збігається з актом звірки покупця.
Тому облік оптової угоди будується як ланцюжок, у якому кожен документ посилається на попередній, і будь-яку розбіжність можна простежити до конкретного етапу.
Договір і рахунок
Умови оплати, перехід права власності, ретро-бонуси й штрафи фіксуються до відвантаження.
Передоплата або відстрочка
Податкова накладна складається за першою подією: оплатою або відвантаженням.
Відвантаження і ТТН
Видаткова накладна й ТТН підтверджують реальність поставки й рух товару.
Оплата й звірка
Розрахунки закриваються, а акти звірки підписуються щокварталу.
Найчастіше ланцюжок рветься на першому етапі. Договір підписується менеджером з продажу без бухгалтера, і в ньому немає чіткої дати переходу права власності, порядку нарахування бонусу або умов повернення. Потім бухгалтер змушений відображати операції за листуванням і усними домовленостями, а при перевірці або спорі з покупцем доводити свою позицію нема чим.
Бухгалтерський облік ТОВ в оптовій торгівлі
Опт працює з націнкою 10-20%, і тому кожен відсоток собівартості має значення. Доставка партії від постачальника, не включена в собівартість, завищує маржу. Неврахований резерв сумнівних боргів завищує прибуток. Товар, що числиться на складі, але фізично розійшовся по транзитах і поверненнях, завищує активи. Кожна з цих помилок окремо невелика, але разом вони роблять звітність красивішою, ніж реальний бізнес.
Бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі веде облік так, щоб собівартість, дебіторка й склад відображали реальну картину на кожну дату, а не лише на кінець року. Загальні принципи викладені на сторінці про бухгалтерський облік ТОВ.
Собівартість партій і транспортно-заготівельні витрати
Ціна в накладній постачальника - не повна собівартість товару. До неї додаються доставка, вантажні роботи, страхування в дорозі, а для імпорту ще й мито й митне оформлення. Ці витрати не можна просто списати на витрати місяця, бо частина товару ще лежить на складі. Транспортно-заготівельні витрати збираються на рахунку 289 і розподіляються між проданим товаром і залишком за середнім відсотком.
Як це працює на умовному прикладі за місяць:
| Показник | Вартість товару, грн | ТЗВ, грн |
|---|---|---|
| Залишок на початок місяця | 200 000 | 6 000 |
| Надійшло за місяць | 800 000 | 24 000 |
| Середній відсоток ТЗВ | 30 000 / 1 000 000 | 3% |
| Продано за ціною закупівлі | 700 000 | 21 000 |
| Залишок на кінець місяця | 300 000 | 9 000 |
Собівартість продажів становить 721 000 грн: Дт 902 Кт 281 на 700 000 грн і Дт 902 Кт 289 на 21 000 грн. Решта 9 000 грн ТЗВ залишається на складі разом з товаром і потрапить у собівартість, коли товар буде продано.
Якщо ТЗВ списувати одразу у витрати, маржа місяця з великою закупівлею занижується, а наступного місяця, коли товар продається, завищується. Директор бачить стрибки прибутку, яких насправді немає, і не може порівняти ефективність різних місяців.
Дебіторська заборгованість і резерв сумнівних боргів
Відстрочка платежу - звичайна умова опту, і частина покупців неминуче платить із запізненням, а дехто не платить зовсім. Якщо всю дебіторку показувати в балансі за повною сумою, компанія виглядає багатшою, ніж є, а збиток від безнадійних боргів з'являється одномоментно в році, коли їх нарешті списують. За П(С)БО 10 сумнівна заборгованість оцінюється через резерв, щоб баланс щокварталу показував реальну суму, яку компанія очікує отримати.
Найпоширеніший метод для опту - класифікація заборгованості за строками непогашення. Умовний розрахунок на кінець року:
| Строк заборгованості | Сума, грн | Коефіцієнт сумнівності | Резерв, грн |
|---|---|---|---|
| До 30 днів | 1 400 000 | 1% | 14 000 |
| 31-90 днів | 400 000 | 10% | 40 000 |
| 91-180 днів | 150 000 | 30% | 45 000 |
| Понад 180 днів | 50 000 | 70% | 35 000 |
| Разом | 2 000 000 | 134 000 |
Резерв нараховується проведенням Дт 944 Кт 38, а безнадійний борг після закінчення строку позовної давності або рішення суду списується за рахунок резерву проведенням Дт 38 Кт 361. Коефіцієнти не беруться з повітря: вони закріплюються в обліковій політиці на основі власної історії оплат компанії.
Для директора резерв - це не лише облікова процедура. Таблиця за строками показує, скільки грошей зависло в боргах понад 90 днів, і саме з цих клієнтів починається робота з претензіями. Облік описано на сторінці про облік заборгованості ТОВ.
Поставки торговим мережам
Торгова мережа - найбажаніший і найскладніший клієнт опту. Вона дає стабільний обсяг, але договір з нею містить десяток умов, кожна з яких зменшує реальну ціну: бонуси за обсяг, плата за маркетинг і розміщення, штрафи за недопоставку, повернення неліквіду. Кожна з цих умов має свій облік і свої податкові наслідки.
Ретро-бонус як знижка
Зменшує дохід через рахунок 704 і потребує розрахунку коригування до податкових накладних за період.
Маркетингові послуги
Відображаються як витрати на збут за актом мережі з окремою податковою накладною від неї.
Штрафи за недопоставку
Відносяться на інші витрати й часто утримуються мережею з оплати, тому дебіторка звіряється з її реєстрами.
Повернення товару
Оприбутковується на склад за актом, дохід коригується, а платник ПДВ складає розрахунок коригування.
Головне питання - формулювання договору. Той самий бонус може бути знижкою на вже поставлений товар, і тоді постачальник зменшує дохід і ПДВ через розрахунок коригування. А може бути послугою мережі зі стимулювання продажів, і тоді це витрата постачальника з податковою накладною від мережі. Від цього залежать і проведення, і ПДВ, і позиція при перевірці.
Тому договір з мережею бухгалтер перевіряє до підписання, а після підписання налаштовує облік так, щоб кожне утримання мережі з оплати мало підставу. Інакше дебіторка мережі ніколи не збігається з її реєстрами, і різниця роками висить як борг, якого насправді немає.
Транзитні поставки
При транзиті товар іде від постачальника до покупця напряму, минаючи склад ТОВ. Для логістики це зручно, але юридично право власності має спершу перейти до ТОВ, а вже потім - до покупця. Якщо документи цього не відображають, податкова може вважати, що ТОВ було лише посередником, і поставити під сумнів і податковий кредит, і дохід.
Оприбуткування й відвантаження в такому разі відображаються в один день за документами постачальника, а ТТН з пунктом розвантаження у покупця підтверджує реальний рух товару. Ланцюжок «договір з постачальником - накладна на ТОВ - договір з покупцем - накладна від ТОВ - ТТН» має бути повним для кожної транзитної поставки.
Склад та інвентаризація
Оптовий склад - це партії, а не поштучний товар, і помилки тут теж вимірюються палетами. Товар приймається за кількістю й якістю за накладними та ТТН, а будь-яка розбіжність при прийманні оформлюється актом з постачальником у день надходження, поки претензія ще можлива. Через тиждень довести, що недостача виникла в постачальника, а не на складі, вже неможливо.
Комірники працюють з повною матеріальною відповідальністю, а пересорт, бій і нестачі виявляються інвентаризацією за Положенням про інвентаризацію: обов'язково перед річною звітністю, при зміні комірника й за графіком, закріпленим наказом. Для складу з тисячами позицій зручні вибіркові інвентаризації за групами товарів щомісяця, щоб річна не стала несподіванкою.
Власний транспорт і доставка покупцям
Багато оптових компаній доставляють товар власними автомобілями, і це окрема ділянка обліку. Кожен рейс оформлюється шляховим листом, пальне списується за нормами витрат, ремонти й амортизація відносяться на витрати автопарку. Без шляхових листів витрати на пальне при перевірці не визнаються, а без норм - неможливо відрізнити реальну витрату від зливу пального.
Для управлінського обліку важливо ще одне: вартість доставки розподіляється по маршрутах і клієнтах. Покупець у віддаленому районі з дрібними замовленнями може коштувати на доставці більше, ніж приносить націнки, і це видно лише тоді, коли доставка не губиться в загальних витратах.
Податковий облік ТОВ в оптовій торгівлі
В опті ПДВ - головний податок і головний ризик. Покупці-платники ПДВ отримують податковий кредит лише за зареєстрованою накладною, тому кожна помилка постачальника - запізніла реєстрація, неправильна сума, зупинена накладна - стає проблемою клієнта. А клієнт, який двічі не отримав кредит вчасно, шукає іншого постачальника, навіть якщо ціна в нього вища.
Бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі веде ПДВ за кожною угодою від першої події до коригування й контролює, щоб кредит покупців не залежав від випадковостей. Загальні принципи викладені на сторінці про податковий облік ТОВ.
Чому оптове ТОВ працює з ПДВ
Покупці в опті переважно платники ПДВ, і товар без податкової накладної для них фактично дорожчий на 20%, бо вони не можуть заявити кредит. Тому єдиний податок 5% без ПДВ підходить лише для продажів дрібним покупцям, які самі не є платниками.
Єдиний податок 3% з ПДВ можливий, поки дохід не перевищує ліміт 3 групи, але має обмеження, критичне саме для опту: розрахунки лише в грошовій формі. Взаємозалік з покупцем, який одночасно є постачальником, і бартер - звичні в опті операції - для ТОВ на єдиному податку є порушенням умов спрощеної системи. Тому більшість оптових компаній працює на загальній системі з ПДВ. Порівняння систем наведено на сторінці про облік ТОВ за системою оподаткування.
Податкові накладні за першою подією
Податкове зобов'язання з ПДВ виникає за першою подією: оплатою або відвантаженням, залежно від того, що відбулося раніше. В опті з передоплатами це означає, що накладна часто складається ще до того, як товар залишив склад. Умовний приклад: покупець перерахував передоплату 300 000 грн 1 вересня, а товар на 360 000 грн відвантажено 20 вересня.
| Подія | Податкова накладна | Реєстрація до |
|---|---|---|
| Передоплата 1 вересня | На 300 000 грн, ПДВ 50 000 грн | 16 вересня |
| Відвантаження 20 вересня | На 60 000 грн, ПДВ 10 000 грн, лише на неоплачену частину | 5 жовтня |
| Повернення частини товару | Розрахунок коригування до накладної | Реєструє продавець, якщо зменшується зобов'язання |
Типова помилка - скласти одну накладну на всю суму в день відвантаження. Тоді зобов'язання на передоплату з'являється на 19 днів пізніше, ніж мало, і це вже штраф за статтею 120-1 ПКУ, який рахується у відсотках від суми ПДВ і зростає зі строком затримки. На великих поставках такий штраф може дорівнювати маржі угоди. Порядок описано на сторінці про податкові накладні ТОВ.
Реєстраційний ліміт і зупинення накладних
Податкову накладну можна зареєструвати лише в межах реєстраційного ліміту в системі електронного адміністрування ПДВ. Ліміт залежить від зареєстрованого кредиту й поповнень електронного рахунку ПДВ. У місяць великих відвантажень, особливо коли закупівля була раніше, ліміту часто не вистачає, і накладна просто не реєструється, доки рахунок не поповнено. Тому бухгалтер рахує потрібну суму заздалегідь і попереджає директора, скільки грошей потрібно перерахувати на електронний рахунок.
Другий ризик - система моніторингу. Накладні з товарами, нетиповими для ТОВ, або з незвичною націнкою можуть бути зупинені, і покупець не отримує кредит, доки зупинку не знято. Щоб регулярні операції не зупинялися, подається таблиця даних платника ПДВ з кодами товарів, які ТОВ закуповує й продає. Для оптової компанії з широким асортиментом таблиця оновлюється при кожній зміні товарних груп.
Податковий кредит і перевірка постачальників
Податковий кредит підтверджується не лише зареєстрованою накладною, а й реальністю поставки. При перевірці податкова дивиться, чи був товар фізично: договір, видаткова накладна, ТТН, прибуткові складські документи, подальший продаж. Якщо постачальник згодом виявився ризиковим, саме цей комплект документів захищає кредит.
Тому перед першою великою закупівлею постачальник перевіряється: реєстрація, статус платника ПДВ, ризиковість, наявність складів і працівників. А документи на кожну поставку зберігаються в повному комплекті, а не лише накладна й платіжка.
Податок на прибуток і податкові різниці
Ставка податку на прибуток 18%, і для опту з невеликою маржею база оподаткування чутлива до кожної витрати. ТОВ з доходом понад 40 млн грн, а для опту це швидко досяжний поріг, коригує фінансовий результат на податкові різниці. Зокрема, витрати на резерв сумнівних боргів понад норми ПКУ збільшують базу, а безнадійна заборгованість, що відповідає ознакам ПКУ, зменшує її без різниць.
Такі платники звітують щокварталу, тому розрахунок різниць виконується щокварталу, а класифікація дебіторки оновлюється перед кожною декларацією, а не раз на рік.
Трансфертне ціноутворення при імпорті
Оптове ТОВ, що імпортує товар у пов'язаного нерезидента, наприклад у материнської компанії виробника, або в компаній з окремих юрисдикцій, має контрольовані операції, якщо річний дохід перевищує 150 млн грн, а обсяг операцій з одним контрагентом - 10 млн грн. Ціни таких поставок мають відповідати ринковим, а звіт про контрольовані операції подається до 1 жовтня наступного року.
Податкова перевіряє, чи не завищена закупівельна ціна, щоб прибуток залишався за кордоном. Тому ціноутворення з пов'язаним постачальником обґрунтовується документацією заздалегідь. Імпорт описано на сторінці про облік ТОВ у ЗЕД та логістиці.
Управлінський облік ТОВ в оптовій торгівлі
Найбільший клієнт оптової компанії не обов'язково найвигідніший. Ретро-бонуси, доставка, штрафи й відстрочка можуть з'їсти більшу частину націнки, а гроші, заморожені в дебіторці, коштують стільки ж, скільки банківський кредит, взятий для закупівлі. Директор бачить, що мережа купує на мільйон на місяць, але не бачить, що на дрібнооптовому покупці з передоплатою компанія заробляє вдвічі більше з того самого обсягу.
Бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі рахує маржу по кожному клієнту з урахуванням усіх умов угоди, а не лише валової націнки. Підхід описано на сторінці про управлінський облік ТОВ.
Умовне порівняння двох клієнтів з однаковим обсягом:
| Показник, грн | Торгова мережа | Дрібнооптовий покупець |
|---|---|---|
| Обсяг продажів | 1 000 000 | 1 000 000 |
| Валова націнка 15% | 150 000 | 150 000 |
| Ретро-бонус 3% | -30 000 | 0 |
| Доставка | -20 000 | -30 000 |
| Штрафи за недопоставку | -5 000 | 0 |
| Вартість відстрочки 45 днів при 20% річних | -24 700 | 0, передоплата |
| Маржа клієнта | 70 300 (7%) | 120 000 (12%) |
Мережа дає стабільний обсяг, але заробляє на ній ТОВ майже вдвічі менше. Це не означає, що від мережі потрібно відмовитися. Це означає, що на наступних переговорах директор торгується не лише за ціну, а й за розмір бонусу, строк відстрочки й умови штрафів, і знає, скільки коштує кожна поступка.
Крім маржі клієнта, управлінський звіт оптової компанії показує, де заморожені гроші й чи вистачить їх на наступну закупівлю.
| Показник | Що показує | Яке рішення підтримує |
|---|---|---|
| Дебіторка за строками | Хто і скільки винен, на скільки днів прострочено | Претензії й зупинка відвантажень боржникам |
| Кредитні ліміти клієнтам | Максимальна сума боргу для кожного покупця з урахуванням історії оплат | Умови відстрочки для нових замовлень |
| Платіжний календар | Розрив між передоплатою постачальникам і оплатою мереж через 45-60 днів | Потреба в кредиті й планування закупівель |
| Оборотність складу | Скільки днів лежить кожна група товарів (облік запасів) | Обсяг і частота закупівель |
| Маржа по товарах і клієнтах | Поєднання асортименту й покупців, на якому ТОВ реально заробляє (маржинальний аналіз) | Цінова політика й робота з клієнтами |
Зарплатний облік ТОВ в оптовій торгівлі
В опті працюють торгові представники в регіонах, водії-експедитори, комірники й менеджери з продажу, і в кожного своя система оплати. Найдорожча помилка - платити торговим представникам відсоток від відвантаження, а не від оплати. Тоді компанія преміює продажі клієнтам, які не платять, а торговий представник зацікавлений відвантажувати якомога більше, незалежно від того, чи повернуться гроші.
Бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі рахує зарплату за положенням про оплату праці, яке прив'язує бонуси до реальних грошей на рахунку, а не до накладних. Порядок описано на сторінці про зарплатний облік ТОВ.
| Роль | Система оплати | Що важливо в розрахунку |
|---|---|---|
| Торговий представник | Оклад і відсоток від оплаченої дебіторки | Бонус нараховується після надходження грошей від клієнта |
| Водій-експедитор | Оклад, доплати за рейси, добові у відрядженнях | Добові по Україні не оподатковуються в межах 0,1 мінімальної зарплати за день |
| Комірник | Погодинна оплата за змінами | Нічні години, надурочні при пікових відвантаженнях |
| Менеджер з продажу | Оклад і KPI за маржею | Показники рахуються за даними управлінського обліку |
Для працівників, які постійно працюють у дорозі, як-от торгові представники й водії регіональних маршрутів, роз'їзний характер роботи закріплюється в трудовому договорі. Тоді щоденні поїздки не оформлюються як відрядження з наказами й звітами, а компенсація витрат на проїзд і проживання має документальну основу.
Комірники на складі з двома змінами й нічними відвантаженнями працюють за підсумованим обліком робочого часу. Нічні години оплачуються з доплатою не менше 20% тарифної ставки, а години понад норму облікового періоду - як надурочні за подвійною ставкою.
Кадровий облік ТОВ в оптовій торгівлі
Склад, автопарк і регіональні представники - три групи працівників з різними вимогами до документів. Для складу головне - матеріальна відповідальність, для автопарку - допуски й режим праці водіїв, для регіонів - відокремлені підрозділи й правильне місце сплати ПДФО. Помилка в будь-якій групі проявляється не в кадрах, а в грошах: нестача без винних, штраф за водія без медогляду, донарахування ПДФО не тій громаді.
Бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі готує кадрові документи під кожну групу. Загальні правила описано на сторінках про кадровий облік ТОВ та оформлення працівників.
| Група працівників | Як оформлюється | Ризик, якщо цього немає |
|---|---|---|
| Комірники | Договори про повну індивідуальну або колективну матеріальну відповідальність, накази про склад бригади, акти передачі залишків при зміні працівника | Нестачі складу без винних |
| Водії | Перевірка посвідчень, передрейсові медогляди, облік режиму праці й відпочинку, закріплення автомобілів наказом | Штрафи й відповідальність при ДТП |
| Регіональні склади й представництва | Реєстрація відокремленого підрозділу в податковій, ПДФО за місцезнаходженням підрозділу | Донарахування ПДФО й штрафи |
| Службові автомобілі й телефони | Передача за актом з наказом про порядок використання | Компенсації визнаються доходом працівника |
Водії й комірники - ключові працівники для логістики, тому для військовозобов'язаних ведеться військовий облік і заздалегідь готуються документи для бронювання працівників за відповідності критеріям.
Звітність ТОВ в оптовій торгівлі
Звітність опту побудована навколо ПДВ: сотні й тисячі накладних на місяць, розрахунки коригування за бонусами й поверненнями, ліміти реєстрації. Дані кожної накладної податкова бачить у реєстрі одразу після реєстрації, тому декларація з ПДВ має з ним збігатися до гривні, а будь-яке коригування, зроблене після подачі декларації, означає уточнення.
Бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі готує звітність так, щоб реєстр накладних, декларація й розрахунки з покупцями збігалися. Повний перелік наведено на сторінці про звітність ТОВ.
| Періодичність | Що подається | Строк |
|---|---|---|
| Постійно | Податкові накладні й розрахунки коригування | 15 календарних днів від першої події |
| Щомісяця | Декларація з ПДВ | 20 днів після місяця, сплата - 10 днів після граничного строку |
| Щокварталу | Декларація з прибутку для доходу понад 40 млн грн | 40 днів після кварталу |
| Щороку | Декларація з прибутку й фінансова звітність | 60 днів після року |
| Щороку | Звіт про контрольовані операції | До 1 жовтня наступного року |
Приклад календаря за III квартал
Оптове ТОВ на загальній системі з доходом понад 40 млн грн закриває квартал 30 вересня. Накладні за відвантаження 30 вересня реєструються до 15 жовтня, декларація з ПДВ за вересень подається до 20 жовтня, а податок сплачується до 30 жовтня. Квартальна декларація з прибутку за 9 місяців подається до 9 листопада, податок сплачується до 19 листопада.
Перед подачею декларацій звіряються розрахунки з основними покупцями й постачальниками, нараховуються бонуси мереж за квартал і оновлюється резерв сумнівних боргів. Інакше коригування з'являються вже після подачі, і кожне з них - це уточнююча декларація. Усі дати вносяться в платіжний календар ТОВ.
Що буде за помилки
За запізнілу реєстрацію накладних діє штраф за статтею 120-1 ПКУ у відсотках від суми ПДВ, за неподання декларацій - за статтею 120, за несплату податку в строк нараховується пеня.
Для опту найбільший ризик - накладні, бо вони рахуються від суми ПДВ, а суми в опті великі. Один пропущений строк на поставці в кілька мільйонів дає штраф, співставний з маржею угоди, а для покупця - втрачений кредит і причину шукати іншого постачальника.
Типові помилки в обліку оптового ТОВ
Більшість проблем оптових компаній повторюються й виникають на стику продажів і бухгалтерії, коли менеджер домовляється з клієнтом, а облік дізнається про умови вже після відвантаження.
| Помилка | До чого призводить | Як її уникнути |
|---|---|---|
| Одна накладна на передоплату й відвантаження в день відвантаження | Штраф за запізнілу реєстрацію зобов'язання на передоплату | Накладна за першою подією |
| ТЗВ списуються одразу у витрати | Стрибки маржі між місяцями | Розподіл ТЗВ між проданим товаром і залишком |
| Дебіторка без резерву | Завищені активи й раптовий збиток при списанні | Класифікація за строками й резерв щокварталу |
| Договір з мережею без перевірки бухгалтером | Бонуси й штрафи без підстав, розбіжності з реєстрами мережі | Погодження умов до підписання |
| Взаємозалік на єдиному податку | Порушення умов спрощеної системи | Лише грошові розрахунки або загальна система |
| Не вистачило реєстраційного ліміту | Накладна не зареєстрована вчасно, покупець без кредиту | Розрахунок поповнення до великих відвантажень |
| Бонус торговим представникам від відвантаження | Премії за продажі неплатоспроможним клієнтам | Бонус від оплаченої дебіторки |
Ситуації, у яких оптовому ТОВ потрібен бухгалтер
Крім щомісячного обліку, оптова компанія регулярно стикається з ситуаціями, у яких рішення потрібно прийняти до того, як вони вплинуть на гроші.
Новий контракт з торговою мережею
До підписання перевіряються ретро-бонуси, маркетингові послуги, штрафи й повернення, а бухгалтер рахує реальну маржу на мережі з урахуванням утримань і відстрочки. Після підписання налаштовується облік бонусів і щомісячна звірка з реєстрами мережі.
Клієнт не платить
Готуються акт звірки й претензія, борг класифікується для резерву, а відвантаження зупиняються за кредитним лімітом. Якщо справа йде до суду, документи поставки, ТТН і акти звірки складають доказову базу.
Зупинено податкові накладні
Готуються пояснення й документи по операції: договір, накладні, ТТН, складські документи, оплата. Паралельно з'ясовується критерій зупинення, і для регулярних поставок подається або оновлюється таблиця даних платника ПДВ.
Дохід перевищив 40 млн грн
З наступного року з'являються податкові різниці й квартальна звітність з прибутку. Облік резервів, амортизації й інших різниць налаштовується до початку року, а не під час першої квартальної декларації.
Відкриття регіонального складу
Підрозділ реєструється в податковій, працівники оформлюються з ПДФО за місцем підрозділу, а склад отримує окремий облік залишків і відповідальних осіб. Переміщення між складами оформлюються накладними.
Нормативно-правова база обліку ТОВ в оптовій торгівлі
Облік оптової торгівлі регулюють закони про бухгалтерський облік, податки, договори поставки, автомобільні перевезення, митні й валютні операції, трудові відносини та стандарти обліку запасів і дебіторської заборгованості.
- Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»
- Податковий кодекс України
- Цивільний кодекс України
- Закон України «Про автомобільний транспорт»
- Митний кодекс України
- Закон України «Про валюту і валютні операції»
- Кодекс законів про працю України
- П(С)БО 9 «Запаси»
- П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість»
- Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань
Що робить бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі, а що залишається за директором
Бухгалтерський супровід опту охоплює бухгалтерський, податковий, управлінський, зарплатний та кадровий облік, податкові накладні й ліміти реєстрації, розрахунки й дебіторку, облік ЗЕД при імпорті та звітність. Склад послуг і вартість описано на сторінках про ціни на бухгалтерське обслуговування ТОВ та облік ТОВ за сферами діяльності.
За директором залишаються ціни, умови відстрочки й кредитні ліміти клієнтам, вибір постачальників, підписання договорів з мережами, документів електронним підписом і платежі. Доступ до банку бухгалтер має лише для перегляду, а розпорядження коштами виконує директор.
Професійний бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі
Бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі веде угоду наскрізь: від договору й першої події з ПДВ до оплати й акта звірки. Собівартість партій, дебіторка й маржа по кожному клієнту видно окремо, а податкові накладні реєструються в межах строків і ліміту.
Що робить бухгалтер для компанії щомісяця і як розподіляються обов'язки між ним і директором, описано на сторінці бухгалтер ТОВ.
Дистанційний облік ТОВ в оптовій торгівлі
Податкові накладні, банк, електронний кабінет, облікова програма й обмін документами з контрагентами працюють онлайн, тому облік опту ведеться дистанційно без втрати контролю. На складі залишаються приймання товару й інвентаризації, а первинні документи надходять через електронний документообіг. Документи підписуються електронним підписом директора, а доступ до банку надається лише на перегляд. Формат роботи описано на сторінці про онлайн-бухгалтера для ТОВ.
