Нарахування зарплати ТОВ у роздрібній торгівлі з підсумованим обліком робочого часу

Ситуація роздрібного ТОВ до запровадження підсумованого обліку

Змінний графік у роздрібній торгівлі неминучий - магазин відкритий п'ятнадцять годин на день сім днів на тиждень. Але звичайна норма робочого часу розрахована на п'ятиденку по вісім годин, тому без правильного обліку годин переробки накопичуються непомітно.

ТОВ на загальній системі оподаткування, платник ПДВ. Табель обліку робочого часу вели адміністратори магазинів у паперовому вигляді, позначаючи лише вихід на зміну без кількості годин. Бухгалтер нараховував кожному продавцю оклад 14 000 грн, якщо в табелі не було пропусків, і пропорційно менше, якщо були.

Наказу про запровадження підсумованого обліку робочого часу не було, обліковий період не визначено, а графіки змін складалися адміністраторами на тиждень вперед без перевірки сумарних годин.

Що показав облік робочого часу

Табелі за останні дванадцять місяців відновили за графіками змін, журналами відкриття кас і даними ПРРО про касирів на зміні. Після цього години кожного продавця порівняли з нормою робочого часу за квартал.

Переробка понад норму

Графік «два через два» по дванадцять годин дає в середньому близько 180 годин на місяць, а норма при сорокагодинному тижні в більшості місяців - 160-176 годин. З підмінами за відпустки й лікарняні частина продавців відпрацьовувала понад 190 годин на місяць.

За статтею 106 КЗпП при погодинній оплаті надурочні години оплачуються в подвійному розмірі годинної ставки. Оклад покриває лише норму робочого часу, тому всі години понад норму залишилися неоплаченими.

Нічні години

Магазини закриваються о 23:00, а продавці вечірньої зміни ще пів години закривають касу й приймають товар. Робота з 22:00 до 6:00 вважається нічною й оплачується в підвищеному розмірі - не менше 20% годинної ставки за кожну годину. Ці доплати не нараховувалися взагалі.

Без облікового періоду

Без наказу про підсумований облік надурочні визначаються за кожен день окремо - усе понад восьму годину зміни. За такого підходу борг ТОВ виявився б ще більшим, ніж при підсумованому обліку за квартал, де переробки одного місяця можна врівноважити меншою кількістю змін в іншому.

Розрахунок для одного продавця за квартал при обліковому періоді три місяці й нормі 504 години.

Одному продавцю за квартал недоплачено 12 750 грн. На тридцять продавців і чотири квартали недоплата могла скласти до 1,5 млн грн, без урахування ЄСВ. Реальна сума виявилася меншою, близько 900 000 грн, бо не всі продавці працювали з підмінами, але навіть ця цифра в кілька разів перевищила очікування власника.

Як запровадили підсумований облік і провели доплати

Робота мала два завдання - розрахуватися з продавцями за минулий рік і налаштувати графіки так, щоб надурочні не виникали системно.

1. Наказ про підсумований облік

   Видано наказ про підсумований облік робочого часу з обліковим періодом квартал, погоджений із працівниками й закріплений у правилах внутрішнього трудового розпорядку.

2. Табель у годинах

   Адміністратори відмічають у табелі фактичні години кожної зміни, включно з нічними, а табель звіряється з даними ПРРО про касира на зміні.

3. Доплати за минулий рік

   Кожному продавцю нараховано надурочні й нічні за відновленими табелями з утриманням ПДФО, військового збору й нарахуванням ЄСВ та подано уточнюючі розрахунки.

4. Графік на квартал

   Графіки змін складаються на квартал з розрахунком годин кожного продавця, а підміни розподіляються між тими, хто має запас до норми.

5. Резерв продавців

   На мережу прийнято трьох продавців-підмінних, які працюють у різних магазинах у періоди відпусток і лікарняних.

Трьох нових продавців взяли тому, що їхня зарплата разом із ЄСВ виявилася дешевшою, ніж постійна оплата надурочних у подвійному розмірі тим самим людям, які до того ж втомлювалися й частіше помилялися на касі.

Звільненій продавчині доплату нарахували й виплатили окремо разом із компенсацією за затримку розрахунку, після чого претензію вона відкликала.

Етапи й строки робіт

Від відновлення табелів до першого кварталу за новим графіком минуло шість тижнів. Найдовшою частиною стала саме реконструкція годин за рік.

Дані ПРРО стали головним доказом фактичних годин: кожен чек містить касира й час, тому відновлені табелі збіглися з реальністю, а не з пам'яттю адміністраторів.

Результат для роздрібного ТОВ

За перші два квартали за новим графіком надурочні з'являлися лише у святкові періоди, коли їх заплановано заздалегідь і оплачено у подвійному розмірі.

Фонд оплати праці мережі зріс приблизно на 6% за рахунок нових продавців і нічних доплат. Водночас плинність продавців за пів року зменшилася вдвічі, а розбіжності на касах при перерахунку стали рідшими.

Помилки, яких уникнули

Перехід на підсумований облік часто намагаються провести формально - одним наказом без зміни графіків і доплат за минуле.

Обліковий період у квартал обрали як компроміс: він дозволяє врівноважити переробки в сезон і недопрацювання в тихі місяці, але не дає годинам накопичуватися так довго, що доплата наприкінці стає несподіванкою.

Що змінилося в роботі ТОВ

Робочий час продавців став таким самим об'єктом обліку, як товар на полицях. Адміністратори, бухгалтер і власник бачать одні й ті самі години.

Щомісяця бухгалтер надсилає власнику довідку про відпрацьовані години кожного продавця відносно норми кварталу. Якщо хтось наближається до межі, графік коригується заздалегідь.