Хто й за якими правилами веде облік у діючому ТОВ
Впровадження бухгалтерського обліку ТОВ (товариства з обмеженою відповідальністю) - це організація порядку, за яким облік у діючій компанії ведеться незалежно від однієї людини: форма організації обліку, розподіл ролей між директором, бухгалтером і працівниками, строки передачі документів, регламент закриття й передача справ між виконавцями. Робота починається з перевірки наявного обліку, бо змінювати порядок, не знаючи, що в ньому зламано, означає переносити старі помилки в нову схему.
Найчастіше впровадження потрібне тоді, коли фірма ТОВ виросла, а облік залишився на рівні одного бухгалтера, який усе тримає в голові. Директор несе відповідальність за організацію обліку, затверджує облікову політику й форму організації, підписує фінансову звітність і проводить платежі у своєму банку. Бухгалтер готує документи, проводки й звірки та має доступ до банку лише для перегляду.
Впровадження - це робота з ТОВ, де операції вже відбуваються. Питання тут не в тому, які рахунки відкрити, - це постановка обліку ТОВ, - а в тому, хто в компанії що робить, за якою схемою рухаються документи і як зробити, щоб облік не зупинявся, коли бухгалтер іде у відпустку чи звільняється.
| Ситуація | Що зазвичай не так | Що організовується |
|---|---|---|
| Звільняється бухгалтер або змінюється виконавець | Правила в голові у людини, документів немає | Акт передачі, регламент, звірені залишки |
| ТОВ виросло - більше працівників і контрагентів | Документи йдуть різними каналами, закриття постійно зсувається | Єдиний порядок передачі документів і календар закриття |
| Облік ведеться, але звіти не збігаються з банком | Невідомо, де саме розбіжність | Перевірка наявного обліку й перелік розбіжностей |
| Облік передають на аутсорсинг або повертають у штат | Не розподілено, що передається, а що залишається в ТОВ | Форма організації, ролі, права доступу |
| Змінено систему оподаткування або облікову програму | Старі правила не відповідають новим умовам | Оновлена політика, перенесені залишки, нові регістри |
Три послуги часто плутають, хоча вони відповідають на різні питання. Від правильного вибору залежить, з чого почнеться робота: зі статуту, з перевірки наявного обліку чи з документів поточного місяця.
| Параметр | Постановка | Впровадження й організація | Ведення |
|---|---|---|---|
| Головне питання | Які правила закласти з нуля | Хто й за якою схемою веде облік у чинному ТОВ | Як відобразити операції цього місяця |
| Коли | Нове ТОВ, до першої операції | ТОВ працює, облік треба впорядкувати або передати | Облік налагоджено, потрібна щоденна робота |
| З чого починається | Зі статуту й планів діяльності | З перевірки наявного обліку | З первинних документів за місяць |
| Результат | Політика, план рахунків, початковий баланс | Форма організації, ролі, регламент, акт передачі | Проводки, звірки, закритий місяць |
| Детальніше | Постановка | Ця сторінка | Ведення |
Неорганізований облік рідко дає збій одразу. Він працює, поки на місці людина, яка знає, де що лежить, і ламається в момент її відходу. Тоді виявляється, що частина документів у месенджерах, частина - в особистій пошті, а звірок з контрагентами не було пів року.
Умовний приклад: бухгалтер ТОВ на загальній системі звільняється без передачі справ. Новий виконавець виявляє, що за останні три місяці бракує 40 документів на витрати загальною сумою 400 000 грн - актів від підрядників і накладних, які так і не дійшли до бухгалтерії.
| Наслідок | Розрахунок | Сума, грн |
|---|---|---|
| Витрати без документів не зменшують прибуток | 400 000 × 18% | 72 000 |
| Штраф при виявленні під час перевірки | 72 000 × 25% | 18 000 |
| Разом ризик | Податок і штраф без пені | 90 000 |
Частину документів можна відновити в контрагентів, але на це йдуть тижні, і не всі підрядники погоджуються переоформити акти за минулі місяці. Регламент документообігу й акт передачі коштують у рази менше, ніж такий ризик, і закривають його повністю.
Відповідальність за організацію обліку в ТОВ несе керівник, а стаття 8 Закону про бухгалтерський облік дає чотири способи його організувати. Вибір фіксується наказом, і від нього залежить, як облік переживе зміну людей.
| Форма | Коли підходить | Що враховувати |
|---|---|---|
| Бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером | Багато операцій, кілька напрямів, великий штат | Найвищі витрати, потрібна заміна на час відпусток. Підприємство, що становить суспільний інтерес, зобов'язане утворити службу |
| Бухгалтер у штаті | Помірний обсяг, стабільні процеси | Залежність від однієї людини, потрібні регламент і запасний виконавець |
| Договір із зовнішнім виконавцем | Немає потреби в штатній посаді | Обсяг і строки передачі документів визначає договір, відповідальність керівника залишається |
| Керівник веде облік самостійно | Невелике ТОВ без оприлюднюваної звітності | Закон не дозволяє цю форму підприємствам, звітність яких оприлюднюється |
На практиці часто поєднують дві форми: поточні операції веде власний бухгалтер, а складні ділянки - звітність, податки, контроль закриття - передаються зовнішньому виконавцю. Про передачу облікової функції докладніше на сторінках про передачу бухгалтерії на аутсорсинг та головного бухгалтера на аутсорсингу.
Облік працює, коли для кожної дії є одна відповідальна особа. Якщо за документ відповідають «усі», його не передає ніхто. Нижче типовий розподіл, який закріплюється в регламенті.
| Дія | Директор | Бухгалтер | Працівники |
|---|---|---|---|
| Облікова політика | Затверджує наказом | Готує проєкт | - |
| Договори й первинні документи | Підписує | Перевіряє, реєструє | Складають у межах повноважень |
| Платежі | Підписує в банку | Лише перегляд виписок | - |
| Передача документів | Контролює дотримання | Веде реєстр відсутніх | Передають у встановлений строк |
| Закриття місяця | Отримує звіти | Виконує за календарем | Підтверджують розбіжності |
| Фінансова звітність | Підписує КЕП | Готує | - |
Розподіл ролей працює лише тоді, коли він збігається з технічними доступами. Бухгалтер, який має право підпису в банку або користується КЕП директора, фактично виконує рішення, які закон закріплює за керівником, і при конфлікті неможливо встановити, хто що підписав.
| Система | Доступ директора | Доступ бухгалтера |
|---|---|---|
| Клієнт-банк | Підпис платежів | Лише перегляд і завантаження виписок |
| Облікова програма | Перегляд звітів | Повний доступ до записів, закриття періодів |
| Електронний кабінет платника | Власний КЕП | Власний КЕП бухгалтера, внесений до реєстраційних даних ТОВ |
| Електронний документообіг | Підпис договорів і актів | Перегляд і реєстрація документів |
Коли виконавець змінюється, доступи попереднього закриваються в день підписання акта передачі. Це окремий пункт регламенту, бо саме його найчастіше забувають.
Більшість збоїв починається не в бухгалтерії, а на етапі, коли документ має потрапити до бухгалтера. Тому в регламенті кожному документу призначають джерело й строк. Строки нижче - приклад внутрішнього порядку, ТОВ встановлює власні.
| Документ | Звідки надходить | Приклад внутрішнього строку | Що буде без цього |
|---|---|---|---|
| Банківська виписка | Клієнт-банк, доступ для перегляду | Щодня, без участі директора | Невідомі надходження й платежі |
| Договір | Директор або менеджер | До першої операції за договором | Платіж без підстав в обліку |
| Накладна, акт | Відповідальний працівник | У день оформлення або наступного робочого дня | Дохід чи витрати не в тому місяці |
| Податкова накладна постачальника | ЄРПН | Контроль щотижня | Втрачений податковий кредит |
| Авансовий звіт | Підзвітна особа | Одразу після витрат, з чеками | Незакритий підзвіт стає доходом працівника |
Підготовку документів описано на сторінці про первинні документи ТОВ.
Регламент - це документ, який дозволяє будь-якому кваліфікованому бухгалтеру продовжити облік ТОВ з того місця, де зупинився попередній. Без нього облікова політика відповідає на питання «як відображати», але не на питання «хто, коли й звідки бере документ». Регламент затверджується директором і доводиться до всіх, хто подає документи.
| Розділ регламенту | Що в ньому |
|---|---|
| Ролі й відповідальні | Хто складає, підписує, передає й реєструє кожен вид документа |
| Канали передачі | Одна спільна папка або система документообігу замість месенджерів |
| Строки | Строки передачі за видами документів і дата відсічення перед закриттям |
| Календар закриття | Етапи закриття місяця й дата, коли директор отримує звіти |
| Права доступу | Хто має доступ до банку, програми й кабінету платника |
| Порядок заміни | Запасний виконавець і порядок передачі справ |
Перед тим як змінювати порядок, перевіряється, у якому стані облік зараз. Це не висновок про достовірність звітності, а робочий перелік розбіжностей, на якому будується план впровадження. Якщо розбіжностей багато й вони за кілька періодів, спочатку потрібне відновлення обліку.
| Що перевіряється | З чим порівнюється | Що показує результат |
|---|---|---|
| Залишок на рахунках у банках | Банківська виписка | Чи відображено всі надходження й платежі |
| Розрахунки з покупцями й постачальниками | Акти звірки з контрагентами | Хто кому заборгував і чи збігаються суми |
| Запаси й основні засоби | Фактична наявність | Чи є майно, якого немає в обліку, і навпаки |
| Первинні документи | Банківські операції | Операції, за якими немає документів |
| Облікова політика й план рахунків | Реальні операції ТОВ | Чи відповідають правила діяльності |
| Подана звітність | Дані обліку | Чи збігаються показники з регістрами |
Умовний приклад. У ТОВ працюють дванадцять осіб, облік веде бухгалтер за сумісництвом, а документи надходять від трьох менеджерів і директора через месенджери й пошту. Закриття місяця постійно переноситься, бо бухгалтер чекає на документи, а директор отримує фінансовий результат на третьому тижні наступного місяця або не отримує взагалі.
| Питання | Було | Після організації |
|---|---|---|
| Канали передачі документів | Месенджери, пошта, паперові копії | Одна спільна папка й реєстр документів |
| Строки передачі | Коли менеджер знайде час | День оформлення або наступний робочий день |
| Доступ до банку | Бухгалтер мав право підпису | Бухгалтеру - перегляд, директору - підпис |
| Закриття місяця | Коли надійдуть документи | За календарем із чек-листом |
| Заміна виконавця | Усе знає одна людина | Описаний регламент і запасний виконавець |
Приклад показує схему, а не строки: час закриття залежить від обсягу операцій і дисципліни передачі документів. Головна зміна - не в бухгалтерії, а в тому, що менеджери тепер знають, куди й коли передати документ.
Впровадження проходить без зупинки роботи ТОВ: поточні операції продовжують відображатися, а новий порядок вводиться поетапно, і перше закриття за ним стає точкою відліку.
Перевірка наявного обліку
Звіряються залишки, документи й подана звітність, складається перелік розбіжностей з пріоритетами.
Вибір форми організації
Директор вирішує, хто веде облік - штатний бухгалтер, зовнішній виконавець чи поєднання, рішення оформлюється наказом.
Ролі й права доступу
Розподіляються обов'язки, налаштовуються права в програмі, банку й кабінеті платника.
Регламент документообігу
Для кожного документа визначаються джерело, строк і відповідальний, вводиться реєстр відсутніх документів.
Перше закриття за новим порядком
Місяць закривається за календарем, а результат порівнюється з тим, що було раніше.
Навчання й передача
Працівникам пояснюють порядок передачі документів, а виконавець отримує регламент.
Коли змінюється бухгалтер або облік переходить до зовнішнього виконавця, головний документ - акт передачі. Він фіксує стан обліку на дату передачі, щоб нова людина не відповідала за те, що було до неї, а попередня не могла сказати, що «все було в порядку».
| Що входить в акт | Навіщо |
|---|---|
| Оборотно-сальдова відомість на дату передачі | Фіксує залишки, з яких починається нова робота |
| Акти звірки з основними контрагентами | Підтверджують розрахунки |
| Перелік первинних документів і місце їх зберігання | Показує, що передано, а чого бракує |
| Реєстр відсутніх документів і відкритих питань | Розмежовує попередні й нові проблеми |
| Подана звітність і стан розрахунків з бюджетом | Показує переплати, борги й незакриті податкові питання |
| Доступи до програми, банку й сервісів звітності | Попередній виконавець втрачає доступ, новий отримує потрібний |
Помилки впровадження рідко технічні. Найчастіше порядок описано правильно, але він не доходить до людей, які щодня створюють документи, або доступи залишаються такими, як були.
| Помилка | До чого призводить | Як уникнути |
|---|---|---|
| Форму організації обрано без наказу | Невизначено, хто відповідає за облік | Наказ керівника |
| Регламент написано, але працівників не навчено | Документи надходять як раніше | Пояснити порядок тим, хто подає документи |
| Зміну виконавця проведено без акта передачі | Нова людина відповідає за попередні помилки | Стан обліку на дату передачі в акті |
| Залишки не перевірено перед переходом на нову програму | Помилки переходять у нову систему | Звірка банку, контрагентів і складу до перенесення |
| Бухгалтер користується КЕП директора | Неможливо встановити, хто підписав звітність | Власний КЕП бухгалтера |
| Бухгалтеру надано право підпису платежів | Платежі ухвалює не власник | Перегляд для бухгалтера, підпис для директора |
Інструменти підбираються під обсяг операцій, а не навпаки. Для невеликого ТОВ достатньо облікової програми й спільної папки, для компанії з сотнями документів на місяць - інтеграції з банком і електронного документообігу.
| Рішення | Коли підходить | Особливості |
|---|---|---|
| Облікова програма з типовими налаштуваннями | Невеликий обсяг операцій | Швидкий запуск і стандартні форми |
| Інтеграція з банком | Багато платежів | Виписки завантажуються автоматично |
| Електронний документообіг | Багато контрагентів | Документи підписуються КЕП дистанційно |
| Календар закриття й чек-лист | У будь-якому випадку | Не дає пропустити звірки й строки |
Впровадження часто поєднується з передачею облікової функції або перевіркою наявного обліку.
Що передається зовнішньому виконавцю, а що залишається в ТОВ, і як оформити перехід.
Детальніше →Хто може відповідати за бухгалтерський облік ТОВ і як оформити призначення.
Детальніше →Щомісячна робота за впровадженим регламентом і календарем закриття.
Детальніше →Організація бухгалтерського обліку в ТОВ спирається на Закон про бухгалтерський облік, який визначає відповідальність керівника й форми організації, національні стандарти, План рахунків, а також закони про електронні документи й довірчі послуги, від яких залежить юридична сила електронного документообігу.
Впровадження бухгалтерського обліку ТОВ охоплює перевірку наявного обліку, пропозицію щодо форми організації, розподіл ролей і доступів, регламент документообігу, перше закриття за новим порядком і акт передачі. Перевірка наявного обліку не є висновком про достовірність звітності, а результат перевірок контролюючих органів залежить від їхніх рішень. Мета впровадження - щоб облік можна було підтвердити документами й продовжити без втрат при зміні людей.
Форму організації обліку обирає й затверджує директор, він же затверджує облікову політику й регламент, підписує фінансову звітність КЕП і проводить платежі у своєму банку. Бухгалтер має доступ до банку лише для перегляду. Орієнтири вартості наведено на сторінці про ціни на бухгалтерське обслуговування ТОВ.
Шість питань показують, який обсяг впровадження бухгалтерського обліку потрібен вашому ТОВ і з чого почати.
Це довідкова інформація, а не консультація.
Усі етапи впровадження проходять дистанційно: перевірка наявного обліку виконується за даними програми, виписками й електронним кабінетом, регламент і накази директор підписує КЕП, а працівників навчають порядку передачі документів онлайн. Платежі директор виконує у своєму банку, а бухгалтер має доступ лише для перегляду. Формат роботи описано на сторінці про онлайн-бухгалтера для ТОВ.
Впровадження бухгалтерського обліку ТОВ дає компанії порядок, який не залежить від однієї людини: затверджену форму організації, розподілені ролі й доступи, регламент документообігу й акт передачі справ. Облік продовжується без втрат при зміні бухгалтера, а рішення, підписи й платежі залишаються за директором.
Імпортне ТОВ перераховувало видані аванси постачальникам за курсом на кожну дату балансу, і собівартість товару «стрибала» разом із гривнею. Облік курсових різниць приведено до П(С)БО 21, а вартість імпорту стала зрозумілою й стабільною.
Детальніше →Оптове ТОВ роками закривало розбіжності на складі «взаємозаліком» усіх надлишків і нестач. Облік запасів перебудовано: пересортицю оформлено за правилами інвентаризації, нестачі - з причинами, а залишки в програмі збігаються зі складом.
Детальніше →Будівельне ТОВ провело інвентаризацію техніки перед кредитом і з'ясувало, що реєстр основних засобів не відповідає дійсності. Облік автопарку й обладнання приведено у відповідність, амортизацію перераховано, а банк отримав підтверджений перелік застави.
Детальніше →Покупець частки логістичного ТОВ отримав звітність з гарним прибутком. Перевірка обліку показала безнадійну дебіторку, техніку, яка не належить компанії, і податкові ризики - ціну угоди переглянули на чверть.
Детальніше →Консалтингове ТОВ отримувало підписані акти від клієнтів через місяць-два, і дохід «переїжджав» між періодами. Ведення перебудовано під дату надання послуги: результат місяців вирівнявся, а податкові накладні реєструються вчасно.
Детальніше →Виробниче ТОВ вело склад, зарплату й бухгалтерію в трьох різних програмах, і собівартість ніхто не знав. Облік зведено в одну базу, закриття місяця прискорилося втричі, а ціни переглянуто від реальної собівартості.
Детальніше →Нове IT-ТОВ з іноземними клієнтами й власним продуктом. Облік поставлено до першого інвойсу: валютна виручка, курсові різниці, капіталізація розробки й права на код закладено в облікову політику.
Детальніше →Торговельне ТОВ залишилося без бухгалтера й без звірок за пів року. Облік відновлено з найстарішого місяця, 85% платежів без документів підтверджено, залишки зведено з банком і складом.
Детальніше →
Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
Головний бухгалтер з обліку ТОВ
