Ведення офіційної заробітної плати
Нарахування, відомості на виплату, утримання та розрахункові листки для ТОВ.
Детальніше →Розбір вашої ситуації, підготовка документів, супровід обліку та звітності ТОВ.
Утримання податків із зарплати працівників компанії-фірми ТОВ
Розрахунок ПДФО та військового збору з зарплати для ТОВ — це визначення бази оподаткування доходу працівника, застосування податкової соціальної пільги за наявності підстав, утримання податку на доходи фізичних осіб і військового збору та підготовка їх до сплати для товариства з обмеженою відповідальністю. Компанія-фірма ТОВ утримує ці податки із зарплати працівника як податковий агент і відповідає за їх правильне утримання, строки сплати та відображення у звітності, тому помилка в розрахунку одразу змінює суму, яку отримує працівник, і видна в податковому розрахунку.
Ми визначаємо базу, перевіряємо підстави для пільги, розраховуємо податки за кожним працівником і готуємо суми, реквізити та дані для звітності. Водночас директор сам здійснює платежі, бо доступ бухгалтера до банку лишається лише для перегляду, а результати перевірок і рішення органів ухвалюють уповноважені органи, тому гарантій таких рішень ми не надаємо.
Податки із зарплати утримуються за правилами Податкового кодексу, і ТОВ відповідає за них як податковий агент. Тому облік компанії-фірми ТОВ будується на шести принципах, які роблять розрахунок відтворюваним.
ТОВ утримує податки із зарплати працівника й сплачує їх до бюджету, тому відповідає за правильність утримання та строки сплати.
База визначається за нарахованими виплатами працівникові за місяць, включно з відпускними й допомогою, за правилами Податкового кодексу.
Податкова соціальна пільга застосовується лише за заявою й підтвердними документами та лише на одному місці роботи.
Пільга зменшує базу ПДФО, але не впливає на військовий збір, тому податки розраховуються окремо за власними правилами.
Строк сплати залежить від способу виплати доходу, тому календар платежів ведеться окремо для кожного виду виплат.
Утримані суми потрапляють у податковий розрахунок, тому вони мають збігатися з відомостями про виплати та платежами.
База визначається за нарахованим працівникові доходом, тому її розрахунок починається з даних зарплатного обліку. Водночас частина виплат оподатковується за окремими правилами або не оподатковується взагалі. У таблиці наведено основні групи виплат.
| Виплата | Як оподатковується | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Основна заробітна плата | Входить у базу ПДФО та військового збору | Беремо суми з нарахувань за табелем і наказами |
| Премії та доплати | Входять у базу як частина доходу працівника | Перевіряємо підставу в положенні й наказі |
| Відпускні та компенсація за відпустку | Оподатковуються як заробітна плата | Включаємо до бази за місяцем нарахування |
| Допомога з тимчасової непрацездатності | Оподатковується за правилами Податкового кодексу | Відображаємо окремою позицією в нарахуваннях |
| Матеріальна допомога та інші виплати | Оподатковуються або ні залежно від виду й підстави виплати | Перевіряємо вид виплати та правила оподаткування |
| Винагороди за цивільно-правовими договорами | Оподатковуються як дохід виконавця за правилами Податкового кодексу | Перевіряємо договір, акт і статус виконавця |
Отже, спершу визначається склад доходу, а вже потім розраховуються податки. Склад виплат залежить від того, як ведеться офіційна заробітна плата ТОВ, а відпускні й допомога розраховуються в розділі про відпустки й лікарняні у ТОВ.
Податкова соціальна пільга зменшує базу ПДФО, але застосовується лише за наявності підстав і заяви працівника, тому її помилкове застосування є однією з найпоширеніших помилок. Водночас на військовий збір вона не впливає. У таблиці показано, як ми з нею працюємо.
| Умова | Що це означає для ТОВ | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Заява працівника | Пільга застосовується від дати, коли роботодавець отримав заяву та підтвердні документи | Фіксуємо дату отримання й зберігаємо документи |
| Одне місце роботи | Працівник може використовувати пільгу лише в одного роботодавця | Перевіряємо заяву та підтвердження основного місця |
| Розмір доходу | Пільга застосовується, якщо дохід за місяць не перевищує встановлену законом межу | Перевіряємо дохід кожного місяця окремо |
| Підстава для пільги | Підстав може бути кілька, тоді застосовується одна з них за правилами Кодексу | Визначаємо підставу та вносимо її в облік |
| Діти працівника | Розмір пільги залежить від кількості дітей і вікових меж | Перевіряємо документи про дітей і строки дії |
Таким чином, пільга потребує заяви й контролю підстав щомісяця, а відомості про працівників беруться з кадрового діловодства ТОВ.
Розрахунок виконується за кожним працівником окремо, адже пільга, склад доходу й виплати відрізняються. Тому ми проходимо кілька кроків, кожен з яких можна перевірити. У таблиці показано послідовність.
| Крок | Що враховується | Що отримує ТОВ |
|---|---|---|
| Нарахування за місяць | Усі виплати працівникові за звітний місяць | Повний дохід за працівником |
| Виплати, що не оподатковуються | Виплати, на які податкове законодавство передбачає виключення | База без виплат, що не обкладаються |
| Податкова соціальна пільга | Заява, підстава та межа доходу за місяць | База ПДФО зменшена на пільгу за наявності підстав |
| ПДФО | Ставка за правилами Податкового кодексу від бази | Сума податку, що утримується з працівника |
| Військовий збір | Ставка від бази без урахування пільги | Сума збору, що утримується з працівника |
| Сума до виплати працівникові | Нарахований дохід за вирахуванням податків і інших утримань | Суми у відомості та розрахунковому листку |
Отже, розрахунок податків є частиною нарахування зарплати, а не окремою операцією, і суми у відомості мають збігатися з розрахунком. Окремо від них нараховується внесок роботодавця, про який розповідає сторінка про розрахунок ЄСВ з зарплати для ТОВ.
Утримані податки необхідно сплатити в строк і відобразити у звітності, причому суми в обох місцях мають збігатися. Водночас платіж здійснює директор, тому ми готуємо суми й реквізити заздалегідь. У таблиці показано, як ми з цим працюємо.
| Етап | Що відбувається | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Підготовка платежу | Суми податків визначаються за місяць і за виплатами | Готуємо розрахунок і платіжні реквізити |
| Строк сплати | Строки залежать від способу виплати доходу та того, виплачено дохід чи лише нараховано | Ведемо календар і попереджаємо директора заздалегідь |
| Сплата | Платіж здійснює директор у банку | Бухгалтер має доступ до банку лише для перегляду |
| Податковий розрахунок | Суми податків відображаються в розрахунку, що подається до податкового органу | Готуємо дані для звітності ТОВ |
| Звірка | Платіж звіряється з розрахунком і даними звіту | Перевіряємо розбіжності до подання звіту |
Таким чином, контроль строків і звірка платежу зі звітом зменшують ризик штрафів, хоча остаточні висновки щодо утримань робить уповноважений орган.
Розрахунок виконує бухгалтер, але рішення ухвалює директор, тому межі відповідальності мають бути зрозумілими заздалегідь. У таблиці показано розподіл ролей.
| Дія | Директор ТОВ | Бухгалтер |
|---|---|---|
| Склад виплат працівникам | Затверджує умови оплати й премії | Перевіряє оподаткування кожної виплати |
| Заява про пільгу | Приймає заяву від працівника та передає в облік | Перевіряє підстави й застосовує пільгу |
| Розрахунок податків | Погоджує порядок розрахунку | Розраховує податки за кожним працівником |
| Платіж | Здійснює платіж у банку сам | Готує суми та реквізити, доступ до банку має лише для перегляду |
| Звітність | Підписує та подає звіт КЕП | Готує дані для звіту |
Отже, бухгалтер готує розрахунки й документи, а підписання та платежі залишаються за директором компанії-фірми ТОВ.
Більшість помилок виникає через неправильне застосування пільги й пропущені строки, тому їх можна передбачити. У таблиці наведено найпоширеніші.
| Типова помилка | До чого вона призводить | Як ми її уникаємо |
|---|---|---|
| Пільгу застосовано без заяви або підстави | Заниження ПДФО та донарахування | Застосовуємо пільгу лише за заявою й документами |
| Пільгу застосовано до військового збору | Занижена база збору й донарахування | Розраховуємо збір від бази без пільги |
| Не враховано відпускні чи допомогу в базі | Заниження податків і розбіжності зі звітом | Беремо базу з повних нарахувань за місяць |
| Невірно обраний строк сплати | Штрафні санкції та пеня | Календар платежів залежно від способу виплати |
| Платіж не збігається зі звітом | Питання податкового органу й уточнення звіту | Звіряємо платіж із розрахунком до подання звіту |
| Пільга збереглася після втрати підстави | Донарахування податку та санкції | Щомісяця перевіряємо підстави й строки їх дії |
Ми починаємо з перевірки того, як податки розраховувалися раніше, бо навести порядок простіше, ніж виправляти його після зауважень органу. Далі робота проходить шість етапів.
Звіряємо податки, що утримувалися раніше, з нарахуваннями й складаємо перелік розбіжностей.
Збираємо заяви працівників, перевіряємо підстави для пільги та фіксуємо дати застосування.
Класифікуємо виплати, виділяємо ті, що не оподатковуються, і визначаємо базу за кожним працівником.
Розраховуємо ПДФО та військовий збір окремо й передаємо суми у відомість на виплату.
Передаємо директору суми й реквізити, а платіж він здійснює сам у встановлений строк.
Звіряємо суми з даними податкового розрахунку й зберігаємо підтвердні документи.
Податки із зарплати ТОВ можна розраховувати дистанційно, адже нарахування, заяви й відомості передаються електронно, а директор підписує звіти КЕП. Розрахунки зберігаються в захищеній базі, а платежі директор здійснює онлайн. Доступ до банківських рахунків у нас лишається лише для перегляду, бо платежі здійснює сам директор компанії-фірми ТОВ.
Детальніше про дистанційний облік ТОВ.
Результатом є не лише суми до сплати, а розрахунок, у якому кожне утримання можна пояснити працівникові й органу. У таблиці показано, що змінюється для ТОВ.
| Напрям | Без системи | Із нашим веденням |
|---|---|---|
| Розрахунок | Однакові утримання для всіх працівників | Утримання за базою, пільгою й статусом кожного |
| Пільга | Застосовується без заяв і контролю підстав | Застосовується за заявою й документами |
| Строки | Платіж пропускає дату | Календар із нагадуванням директору |
| Звітність | Суми в платежі й звіті розходяться | Платіж звірений із податковим розрахунком |
| Працівники | Не бачать складових утримань | Отримують розрахункові листки з пояснювальними даними |
Отже, впорядкований розрахунок зменшує ризик донарахувань і санкцій, хоча результату перевірок і рішень органів ми гарантувати не можемо.
Податки розраховуються щомісяця за тими самими нарахуваннями, що й зарплата, тому інструменти мають працювати з єдиною базою. У таблиці вказано призначення кожного.
| Інструмент | Призначення | Особливості |
|---|---|---|
| Облікова програма | Розрахунок бази, пільги й податків за працівниками | Дані беруться з нарахувань зарплати без перепису |
| Реєстр заяв про пільгу | Облік заяв і підстав для пільги | Дати застосування та строки дії підстав |
| Клієнт-банк | Сплата податків | Платіж здійснює директор, бухгалтер має доступ лише для перегляду |
| Електронна звітність | Подання податкового розрахунку | Підписання КЕП директором |
| Календар платежів | Строки сплати податків і подання звіту | Нагадування директору й бухгалтеру заздалегідь |
Утримання ПДФО та військового збору компанією-фірмою ТОВ регулюється Податковим кодексом, законами про оплату праці й соціальне страхування, а також нормами про облік і електронні документи. Ми спираємося на такі акти.
Ми визначаємо базу оподаткування, перевіряємо заяви й підстави для податкової соціальної пільги, розраховуємо ПДФО та військовий збір за кожним працівником, готуємо суми й реквізити для сплати та дані для податкового розрахунку. Ця робота входить у зарплатний облік ТОВ і пов’язана з кадровим та податковим обліком, а дані для звітності формуються на тій самій базі. Вартість залежить від кількості працівників і складності виплат, орієнтири наведено на сторінці цін на бухгалтерське обслуговування ТОВ.
За директором залишаються затвердження умов оплати, підписання звітів КЕП і здійснення платежів: доступ бухгалтера до банку лишається лише для перегляду. Ми готуємо розрахунки й документи, але не ухвалюємо рішень замість директора, а результати перевірок і рішення уповноважених органів гарантувати не можемо.
Дайте відповіді на шість запитань: тест підкаже орієнтовний профіль розрахунку ПДФО та військового збору з зарплати.
*Це загальна підказка, а не індивідуальний висновок. Остаточний обсяг розрахунку визначається після аналізу діяльності ТОВ.
Нарахування, відомості на виплату, утримання та розрахункові листки для ТОВ.
Детальніше →Середня зарплата, відпускні, лікарняні та компенсації при звільненні для ТОВ.
Детальніше →Нарахування єдиного внеску на зарплату працівників ТОВ, строки сплати та дані для звітності.
Детальніше →Аудит розрахунків, положення про оплату праці, налаштування обліку, календар виплат і регламент для ТОВ.
Детальніше →Агрофірма у формі ТОВ на збиранні врожаю залучала сорок сезонних працівників без оформлення й розраховувалася частково зерном. Строкові трудові договори, договори з нефіксованим робочим часом і правильний облік натуральної оплати закрили ризик штрафів понад три мільйони гривень.
Детальніше →Інтернет-магазин у формі ТОВ змінив бухгалтера, а новий виявив, що звітність із зарплати не збігається з виплатами й сплаченими податками. Двоє працівників взагалі не мали стажу в реєстрі ПФУ. Звірка й уточнення відновили дані й прибрали розбіжності в податковій.
Детальніше →Будівельне ТОВ платило бригадам на віддалених об'єктах добові 1 000 грн на день і видавало гроші на житло без авансових звітів. Перевірка показала неоподатковані виплати за рік і ризик донарахувань. Новий порядок відряджень зберіг суму для людей і прибрав податковий ризик.
Детальніше →Клінінгова компанія у формі ТОВ при звільненні компенсувала лише відпустку поточного року й виплачувала розрахунок разом із наступною зарплатою. Позов колишньої працівниці показав системну помилку. Облік залишків відпусток і порядок звільнення закрили цей ризик.
Детальніше →Мережа магазинів ТОВ працювала змінами по 12 годин і платила продавцям лише оклад. Підсумований облік робочого часу показав сотні неоплачених надурочних годин за квартал. Доплати й новий графік змін прибрали борг перед працівниками й ризик скарг.
Детальніше →IT-компанія у формі ТОВ роками оформлювала розробників щомісячними договорами ЦПХ. Аналіз договорів показав ознаки трудових відносин і ризик штрафу понад мільйон гривень. Частину людей переоформили на трудові договори, а ЦПХ залишили лише для проєктних підрядників.
Детальніше →У меблевого ТОВ у місяці без замовлень відрядний заробіток частини робітників був нижчим за мінімальну зарплату, а простої не оформлювалися. Перерахунок, доплати й нові правила нарахування закрили ризик штрафів за недотримання мінімальних гарантій.
Детальніше →У меблевого ТОВ у місяці без замовлень відрядний заробіток частини робітників був нижчим за мінімальну зарплату, а простої не оформлювалися. Перерахунок, доплати й нові правила нарахування закрили ризик штрафів за недотримання мінімальних гарантій.
Детальніше →Пільга без заяви, база без відпускних чи допомоги або податок, сплачений не в той строк, обертаються донарахуваннями й штрафами для ТОВ як податкового агента, а виявляється це зазвичай під час перевірки. Утримання, розраховані за заявою й підставою кожного працівника компанії-фірми ТОВ і звірені з податковим розрахунком, дають ТОВ точні суми до сплати й зрозумілі працівникам розрахункові листки.
Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
Головний бухгалтер з обліку ТОВ