Складання зведених податкових накладних для ТОВ у сфері e-commerce на єдиному податку з ПДВ

Ситуація e-commerce ТОВ до складання зведених податкових накладних

Складання зведених податкових накладних для ТОВ у сфері e-commerce на єдиному податку з ПДВ раніше не розглядали, бо попередній бухгалтер вважав, що податкова накладна потрібна на кожну операцію без винятків. Покупці магазину - фізичні особи, яким податкова накладна не надається, але реєструвати її потрібно в будь-якому разі.

Магазин приймає оплату трьома способами. Близько 60% замовлень оплачуються карткою на сайті через платіжний сервіс, і на кожну оплату ПРРО формує фіскальний чек. Ще 30% - накладеним платежем, коли покупець платить перевізнику при отриманні посилки. Решта 10% - замовлення від зоомагазинів і ФОП, які купують товар для перепродажу з оплатою на рахунок.

Усі 3 000 замовлень на місяць оформлювалися однаково: окрема податкова накладна з даними «Неплатник» для фізосіб або з податковим номером для юросіб і ФОП. Накладні реєструвалися пакетами, і кожна помилка в одній з них вимагала окремого виправлення.

Через обсяг ручної роботи накладні іноді реєструвалися наприкінці строку. Ризик пропустити строк зростав щомісяця разом із кількістю замовлень.

Що показав аналіз права на зведені накладні

Аналіз права на складання зведених податкових накладних для ТОВ у сфері e-commerce на єдиному податку з ПДВ охопив кожен спосіб оплати, тип покупця й ставки ПДВ в асортименті. Для кожної групи замовлень визначили, яка накладна потрібна.

Коли можна скласти накладну за підсумками дня

Податковий кодекс дозволяє скласти податкову накладну за щоденними підсумками операцій, якщо товари продаються кінцевим споживачам - неплатникам ПДВ, а оплата надходить через РРО чи ПРРО або безготівково на рахунок продавця через банк, небанківського надавача платіжних послуг чи платіжний термінал. Оплата платіжною карткою на сайті через платіжний сервіс відповідає цим умовам.

Така накладна складається на загальну суму операцій за день. У ній зазначається покупець «Неплатник», умовний податковий номер 100000000000 і код причини, за якою накладна не надається покупцю, - 11, «Складена за щоденними підсумками операцій». Складати зведену накладну не обов'язково, але для ТОВ з тисячами замовлень це суттєве спрощення.

Коли зведена накладна не підходить

Накладну за підсумками дня не можна скласти, якщо товар доставляє третя особа з оплатою при отриманні, наприклад поштовий оператор з накладеним платежем. Також її не можна складати для покупців, які купують товари для перепродажу, - зоомагазинів і ФОП. На такі операції, як і раніше, складаються окремі податкові накладні.

Різні ставки й звільнені операції

Якщо частина товарів оподатковується за іншою ставкою або звільнена від ПДВ, на них потрібна окрема зведена накладна. В асортименті магазину всі товари оподатковуються за ставкою 20%, тому однієї зведеної накладної за день для карткових оплат було достатньо.

Зміна кількості податкових накладних на місяць після аналізу.

Кількість податкових накладних зменшилася на 59%, а сума ПДВ при цьому не змінилася ні на гривню. Зведена накладна за день містить ту саму суму, що й 60 окремих накладних за цей день разом. Головна вигода - менше ручної роботи й менше місця для помилок, через які раніше доводилося складати розрахунки коригування.

Найбільша група, що залишилася з окремими накладними, - накладений платіж. Для неї знайшли інше спрощення: накладні формуються автоматично з даних перевізника про отримані кошти, і бухгалтер лише перевіряє реєстр перед відправленням.

Як налаштували складання зведених податкових накладних

Складання зведених податкових накладних для ТОВ у сфері e-commerce на єдиному податку з ПДВ налаштували з першого числа місяця, щоб не змішувати старий і новий порядок у межах одного періоду. Паралельно змінили обробку інших груп замовлень.

1. Розподіл за способом оплати

   В обліковій програмі кожне замовлення отримало ознаку способу оплати й типу покупця, щоб автоматично визначати вид накладної.

2. Звірка з чеками ПРРО

   Сума карткових оплат за день звіряється з фіскальними чеками ПРРО й випискою платіжного сервісу перед складанням зведеної накладної.

3. Зведена накладна за день

   На суму карткових оплат за день складається одна накладна з покупцем «Неплатник», умовним номером і кодом причини 11.

4. Окремі накладні для накладеного платежу

   Для замовлень з оплатою при отриманні накладні формуються автоматично за даними перевізника про надходження коштів.

5. Накладні для покупців-перепродавців

   Для зоомагазинів і ФОП накладні складаються окремо з їхніми податковими номерами, а платникам ПДВ надаються для податкового кредиту.

Найважливішим елементом нової схеми стала щоденна звірка. Сума зведеної накладної має збігатися з сумою фіскальних чеків ПРРО за картковими оплатами й надходженнями від платіжного сервісу. Розбіжність може свідчити про незафіскалізовану оплату або повернення, і її з'ясовують до складання накладної.

Повернення коштів покупцям за картковими оплатами оформлюються розрахунками коригування до зведених накладних тих днів, коли було отримано оплату. Це дозволяє точно зменшувати податкові зобов'язання без складання сотень окремих коригувань.

Строки реєстрації податкових накладних не змінилися. Зведену накладну реєструють у ті самі строки, що й звичайну, тому бухгалтер формує їх щодня або щотижня, не залишаючи на кінець місяця.

Етапи й строки робіт

Складання зведених податкових накладних для ТОВ у сфері e-commerce на єдиному податку з ПДВ запровадили за три тижні. Більшість часу пішла на налаштування програми й інтеграцію з даними перевізника.

У першому місяці бухгалтер паралельно контролював кожну зведену накладну на відповідність чекам і випискам. Розбіжностей не виявили, і з другого місяця перевірка стала вибірковою.

Декларація з ПДВ за перший місяць нової схеми показала ту саму структуру зобов'язань, що й раніше, але з утричі меншою кількістю рядків у реєстрі виданих накладних.

Результат для e-commerce ТОВ

Результат складання зведених податкових накладних для ТОВ у сфері e-commerce на єдиному податку з ПДВ - менше ручної роботи, менше помилок і стабільна реєстрація в строк. Порівняння показує, що змінилося.

Звільнений час бухгалтер використовує для контролю залишків і собівартості за категоріями товарів. Директор отримав щотижневий звіт про маржу кормів і аксесуарів, якого раніше не мав.

Щоденна звірка карткових оплат з чеками ПРРО стала додатковою перевіркою фіскалізації. Вона виявила кілька випадків, коли платіжний сервіс провів оплату, а чек не сформувався через збій, і їх виправили одразу.

Помилки, яких уникнули

Під час складання зведених податкових накладних для ТОВ у сфері e-commerce на єдиному податку з ПДВ найпоширеніша помилка - застосувати зведену накладну до операцій, для яких вона не передбачена. Кожну групу замовлень перевірили окремо.

Пропонували для спрощення складати одну зведену накладну на всі продажі фізособам за день, включно з накладеним платежем. Від цього відмовилися, бо умови закону прямо не допускають зведеної накладної при оплаті через перевізника, і в разі перевірки всі такі накладні визнали б складеними з порушенням.

Також відхилили ідею перевести зоомагазини на оплату карткою на сайті, щоб включати їх у зведену. Мета покупки, тобто перепродаж, від способу оплати не змінюється, і такі покупці не є кінцевими споживачами.

Що змінилося в роботі ТОВ

Після запровадження складання зведених податкових накладних для ТОВ у сфері e-commerce на єдиному податку з ПДВ облік продажів поділився на три потоки, кожен зі своїм видом накладної. Усі три формуються автоматично.

Якщо магазин додасть товари з іншою ставкою ПДВ або звільнені від податку, для них буде окрема зведена накладна. Ця можливість уже передбачена в налаштуваннях програми.

Щоквартально бухгалтер перевіряє структуру способів оплати. Якщо частка карткових оплат зростатиме, кількість окремих накладних і далі зменшуватиметься без жодних додаткових дій.