Сумісництво й суміщення посад у ТОВ в оптовій торгівлі без подвійних табелів

Ситуація оптового ТОВ до перегляду оформлення

Сумісництво й суміщення часто плутають, бо в обох випадках людина виконує більше роботи й отримує більше грошей. Але юридично це різні речі, і кожна з них по-різному відображається в табелі, договорах і ЄСВ.

ТОВ на загальній системі оподаткування, платник ПДВ. Шістьом працівникам оформили другий трудовий договір на внутрішнє сумісництво на пів ставки з окремим наказом і окремим місцем у табелі. Фактично вони виконували нові обов'язки в той самий восьмигодинний робочий день, що й основну роботу.

Зовнішні сумісники - юрист і IT-фахівець - працювали в ТОВ кілька годин на тиждень, а основним місцем роботи для них були інші компанії. У програмі їх помилково позначили як працівників за основним місцем роботи.

Що показав аналіз сумісництва

Табелі, накази й нарахування за пів року звірили з реальним графіком роботи кожного працівника. Розбіжності виявилися в трьох місцях, і кожна мала свої наслідки.

Перетин годин у табелі

Сумісництво - це робота за окремим трудовим договором у вільний від основної роботи час. Якщо людина виконує додаткові обов'язки протягом того самого робочого дня, це не сумісництво, а суміщення посад. У табелях шести працівників з'явилися дні по дванадцять-шістнадцять годин, бо години сумісництва накладалися на основні.

Для інспектора Держпраці такий табель означає або надурочні роботи, які потрібно оплачувати в подвійному розмірі, або фіктивне оформлення сумісництва. Обидва висновки погані для роботодавця.

Суміщення без доплати й наказу

Суміщення посад оформлюється наказом за згодою працівника, а доплата встановлюється за угодою сторін. Окремий трудовий договір для цього не потрібен. ТОВ мало все навпаки: окремі договори, але жодних наказів про суміщення.

ЄСВ для зовнішніх сумісників

Для працівника за основним місцем роботи ЄСВ нараховується щонайменше з мінімальної зарплати, навіть якщо фактична зарплата менша. Для сумісників ЄСВ рахується з фактичного доходу. Юрист і IT-фахівець отримували по 6 000-7 000 грн, але через неправильну ознаку ТОВ доплачувало за них ЄСВ до мінімального внеску.

Наслідки помилок за пів року.

Зайвий ЄСВ за пів року - невелика сума. Значно більший ризик у табелях: якщо інспектор визнав би додаткові години надурочними, ТОВ мало б доплатити шести працівникам удвічі за кожну з них, а це вже сотні тисяч гривень за пів року.

Як розмежували сумісництво й суміщення

Для кожного працівника визначили, коли й як він фактично виконує додаткову роботу. Від цього залежало, яке оформлення правильне.

1. Аналіз фактичного графіка

   Для шести працівників підтверджено, що додаткові обов'язки виконуються в межах основного робочого дня, а не після нього.

2. Припинення договорів сумісництва

   Договори внутрішнього сумісництва припинено за угодою сторін із повним розрахунком за ними.

3. Накази про суміщення

   Видано накази про суміщення посад зі згодою працівників, обсягом додаткових обов'язків і розміром доплати.

4. Ознака сумісника

   Для юриста й IT-фахівця виправлено ознаку місця роботи, а за пів року подано уточнюючі розрахунки й зараховано переплату ЄСВ.

5. Табель без перетинів

   У табелі для працівників із суміщенням фіксуються лише основні години, а для сумісників - окремі години поза основною роботою.

Розмір доплат за суміщення залишили таким самим, як була зарплата за сумісництвом, щоб працівники нічого не втратили. Змінилася лише форма: замість окремого договору - доплата до основної зарплати.

Для одного менеджера, який справді працював із закупівлями ввечері після основної зміни, сумісництво залишили. Його години в табелі тепер не перетинаються з основними.

Етапи й строки робіт

Переоформлення провели протягом одного місяця, щоб із наступного все нарахування велося вже за новою схемою.

Уточнення щодо ЄСВ подали за всі шість місяців, тому переплата зарахувалася в рахунок поточних платежів уже в наступному місяці.

Результат для оптового ТОВ

Табелі перестали показувати неможливі робочі дні, а нарахування зарплати й ЄСВ стали відповідати фактичному характеру роботи.

Витрати на оплату праці не змінилися, а переплата ЄСВ близько 9 000 грн повернулася до ТОВ. Найважливіше - зник ризик, що інспектор побачить у табелях надурочні роботи, яких фактично не було.

Помилки, яких уникнули

Переоформлення додаткової роботи легко зробити так, що працівники сприймуть його як зменшення доходу або позбавлення гарантій.

Окремо пояснили працівникам, що доплата за суміщення враховується в середній зарплаті для відпусток і лікарняних так само, як і зарплата за сумісництвом. Саме це питання найбільше хвилювало менеджерів.

Що змінилося в роботі ТОВ

Тепер у компанії перед оформленням будь-якої додаткової роботи ставиться одне питання - коли людина буде її виконувати.

При прийнятті кожного нового працівника бухгалтер окремо уточнює, чи є ТОВ для нього основним місцем роботи. Від цього залежить ЄСВ, і помилку тепер виявляють у перший же місяць.