Бюджетування ТОВ у сфері IT при швидкому зростанні команди
ТОВ розробляє програмне забезпечення на замовлення для європейських клієнтів. За рік компанія виросла з двадцяти до сорока фахівців: під кожен новий контракт наймали людей заздалегідь, щоб не втратити замовника. Виручка зросла, але прибуток майже зник, і власник не міг зрозуміти, на якому етапі гроші почали «текти».
Бюджету в компанії не було - рішення про наймання ухвалювалися за відчуттям завантаженості команди. Нижче описано, як побудували бюджет доходів і витрат, що показав перший план-факт аналіз і які правила тепер діють для кожного нового наймання.
- Ситуація IT-компанії до бюджетування
- Що показав перший бюджет
- Наймання на випередження
- Завантаженість нижча, ніж здавалося
- Валютний ризик
- Як будували бюджет
- Етапи й строки робіт
- Результат для IT-компанії
- Помилки, яких уникнули
- Що змінилося в роботі ТОВ
- Бюджет від контрактів
- Наймання за правилами
- План-факт щомісяця
- Що врахувати іншим IT-компаніям
- Чи потрібен вашому ТОВ бюджет доходів і витрат
- Професійне бюджетування ТОВ у сфері IT
- Дистанційне бюджетування ТОВ у сфері IT
Ситуація IT-компанії до бюджетування
ТОВ на загальній системі оподаткування отримує валютну виручку від нерезидентів за експорт послуг, а зарплату платить у гривнях. Близько 80% витрат - фонд оплати праці з податками, решта - оренда офісу, техніка, ліцензії й сервіси.
Контракти з клієнтами укладаються на погодинну оплату з щомісячними актами. Між підписанням контракту й першою оплатою минає два-три місяці: онбординг, погодження команди, перші акти. Весь цей час нові люди отримують зарплату, а виручки від них ще немає.
Що показав перший бюджет
Бюджет склали на рік уперед і паралельно розклали фактичні дані минулого року за тими самими статтями.
Наймання на випередження
Під кожен контракт наймали команду за місяць-два до старту. Два контракти так і не стартували, а люди залишилися в штаті без оплачуваних годин. Їх «бенч» - час без проєкту - становив майже п'яту частину фонду оплати праці.
Завантаженість нижча, ніж здавалося
Директор оцінював завантаженість команди за відчуттям, а бюджет вимагав цифр: оплачувані години до загальних робочих. Фактична завантаженість була близько 70%, а не 90%, як усі вважали.
Валютний ризик
Виручка в євро, зарплата в гривнях, і зміцнення гривні протягом року зменшило гривневу виручку при тих самих ставках. У бюджеті цього не враховували, бо бюджету не було.
| Стаття за рік | Факт | Що з'ясувалося |
|---|---|---|
| Виручка | 48 000 000 грн | Зросла на третину |
| Фонд оплати праці з податками | 39 000 000 грн | Зріс майже вдвічі |
| Із них бенч | 7 000 000 грн | Зарплата без оплачуваних годин |
| Інші витрати | 7 500 000 грн | Техніка й офіс під нових людей |
| Операційний прибуток | 1 500 000 грн | Рентабельність близько 3% |
Як будували бюджет
Бюджет будувався не «від витрат», а від контрактів і завантаженості команди, бо саме вони визначають виручку IT-компанії.
Бюджет доходів від контрактів
Виручка запланована за кожним контрактом: години, ставка, дата старту, валюта й курс у трьох сценаріях.
Фонд оплати праці за людьми
Кожен фахівець прив'язаний до проєкту або позначений як бенч, а наймання заплановане від дати старту контракту.
Інші витрати за статтями
Офіс, техніка, ліцензії й сервіси заплановані з прив'язкою до кількості людей.
План-факт щомісяця
Після закриття місяця бухгалтер порівнює факт із планом і пояснює кожне відхилення понад 5%.
Правила рішень
Наймання під новий контракт - лише після підписання й не раніше ніж за два тижні до старту.
Окремо закладено валютний сценарій: бюджет перераховується за трьома курсами - базовим, песимістичним і оптимістичним. Власник бачить, при якому курсі компанія виходить у збиток, і заздалегідь переглядає ставки з клієнтами.
Етапи й строки робіт
Бюджет на рік склали за три тижні, а перший план-факт аналіз провели вже після першого місяця.
| Етап | Що робилося | Строк |
|---|---|---|
| Факт минулого року | Розкладка за статтями й людьми | Перший тиждень |
| Бюджет доходів | Контракти, години, курси | Другий тиждень |
| Бюджет витрат | Фонд оплати праці, офіс, техніка | Третій тиждень |
| План-факт | Порівняння й пояснення відхилень | Щомісяця |
Результат для IT-компанії
За пів року рентабельність повернулася до рівня, за якого компанія могла фінансувати зростання з власних коштів.
| Показник | До | Після |
|---|---|---|
| Операційна рентабельність | Близько 3% | Близько 15% |
| Бенч у фонді оплати праці | Майже п'ята частина | Менше 5% |
| Завантаженість команди | Близько 70%, оцінка «на око» | Близько 85%, щотижневий звіт |
| Наймання | До підписання контракту | Після підписання, перед стартом |
| Валютний ризик | Не враховувався | Три сценарії курсу в бюджеті |
Помилки, яких уникнули
Перший бюджет легко перетворити на формальний документ, який ніхто не відкриває після затвердження.
| Спокуса | Чим загрожувала | Що зробили натомість |
|---|---|---|
| Бюджет «від минулого року плюс 20%» | Цифри без зв'язку з контрактами | Бюджет від контрактів і годин |
| Звільнити бенч одразу | Втрата людей під майбутні контракти | Переведення на внутрішні проєкти й нові правила наймання |
| Один курс на весь рік | Несподіваний збиток при зміні курсу | Три сценарії курсу |
| План-факт раз на квартал | Відхилення видно запізно | Щомісячний план-факт |
Що змінилося в роботі ТОВ
Зростання компанії тепер планується від контрактів і маржі, а не від завантаженості «на відчуття».
Бюджет від контрактів
Кожна гривня виручки в бюджеті прив'язана до конкретного контракту й годин команди.
Наймання за правилами
Людей наймають після підписання контракту, а бенч видно щотижня.
План-факт щомісяця
Кожне відхилення понад 5% має пояснення, і власник бачить його через тиждень після закриття місяця.
Що врахувати іншим IT-компаніям
В IT-сервісі прибуток визначає не виручка, а завантаженість команди, тому бюджет будується від годин.
- Бюджет доходів IT-компанії планується за контрактами, годинами й ставками, а не загальною сумою.
- Бенч - час фахівців без оплачуваного проєкту - потрібно бачити окремою статтею.
- Валютна виручка й гривнева зарплата вимагають кількох сценаріїв курсу в бюджеті.
- План-факт аналіз щомісяця показує відхилення, поки їх ще можна виправити.
Методику описано на сторінці про складання бюджету ТОВ, рентабельність проєктів - на сторінці про рентабельність проєктів і напрямів ТОВ, а особливості галузі - на сторінці про облік ТОВ у сфері IT.
Типова ситуація з практики обліку ТОВ, без даних конкретної компанії.
Чи потрібен вашому ТОВ бюджет доходів і витрат
Шість питань показують, чи контролює ваше ТОВ витрати й зростання за планом і з чого почати бюджетування.
- Так, з план-фактом
- Є, але ніхто не звіряє
- Ні
- Зростає
- Не змінюється
- Падає
- Менше третини
- Від третини до половини
- Понад половину
- У межах бюджету
- З разовим розрахунком
- За відчуттям потреби
- Ні
- Частково
- Так, основна частина
- За тиждень
- За місяць і пізніше
- Лише за підсумками року
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійне бюджетування ТОВ у сфері IT
Бюджетування ТОВ у сфері IT при швидкому зростанні команди будується від контрактів, годин і курсу валют, а щомісячний план-факт показує бенч і відхилення, поки їх ще можна виправити. Компанія росте з прибутком, а не попри нього, і кожне наймання окуповується конкретним контрактом. Як бухгалтер ТОВ веде управлінський облік для власника, описано на головній сторінці.
Дистанційне бюджетування ТОВ у сфері IT
Контракти, табелі годин, зарплатні відомості й валютні виписки доступні в електронному вигляді, тому бюджетування ТОВ у сфері IT при швидкому зростанні команди й щомісячний план-факт ведуться дистанційно. Власник отримує бюджет і звіт про відхилення онлайн через тиждень після закриття місяця. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
