Ведення бухгалтерського обліку ТОВ
Первинні документи, основні засоби, запаси, розрахунки з контрагентами й закриття кожного періоду без розбіжностей.
Детальніше →Розбір вашої ситуації, підготовка документів, супровід обліку та звітності ТОВ.
Бухгалтер на договорі бере ці функції на себе в повному обсязі: веде облік за первинними документами, контролює строки, подає звітність до Головного управління ДПС в Одеській області й попереджає про податкові ризики до того, як вони перетворяться на донарахування. З 2012 року облік ведеться для підприємців і компаній у великих містах України, тому типові помилки ТОВ відомі не з підручника, а з практики.
У Класифікаторі професій ДК 003:2010 бухгалтер має код 3433 і належить до категорії фахівців, а головний бухгалтер - окрема посада керівника облікової служби. Обидві функції в ТОВ може виконувати одна людина, якщо обсяг операцій це дозволяє.
Стаття 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» дає директору три способи організувати облік: ввести посаду бухгалтера чи створити бухгалтерську службу, вести облік особисто або залучити на договірних засадах суб'єкта господарювання, який надає послуги з ведення бухгалтерського обліку. Третій спосіб і є бухгалтерським аутсорсингом: замість посадової інструкції функції бухгалтера закріплюються в договорі та додатку до нього з переліком робіт.
Для ТОВ в Одесі це означає, що бухгалтер на договорі має той самий обсяг повноважень, що й штатний головний бухгалтер: підписує звітність власним КЕП, працює з електронним кабінетом платника, листується з податковою й готує пакети документів для перевірок. Відрізняється лише форма відносин - цивільно-правова, а не трудова.
Бухгалтер для ТОВ в Одесі потрібен компанії на будь-якому етапі, але завдання в кожному випадку різні.
Облікова політика, вибір системи оподаткування, реєстрація платником ПДВ за потреби й перша звітність без помилок.
Приймання справ, звірка з бюджетом і виправлення помилок попереднього бухгалтера до того, як їх знайде податкова.
Зарплата, кадрові документи, військовий облік і бронювання без штрафів Держпраці й податкової.
Реєстрація податкових накладних у строк, контроль зупинень і пояснення для комісії ДПС.
Валютні контракти, митні декларації, курсові різниці й ПДВ за послуги нерезидентів.
Перевірка обліку, впорядкування документів і підготовка звітності, яку можна показати податковій, банку чи покупцю частки.
Обов'язки бухгалтера ТОВ визначаються не побажаннями сторін, а строками Податкового кодексу. Нижче - основні роботи, які бухгалтер для ТОВ в Одесі виконує щомісяця, щокварталу й щороку.
| Робота | Що саме робить бухгалтер | Строк |
|---|---|---|
| Первинні документи | Перевіряє реквізити, проводить в обліку, звіряє з банківськими виписками | У день надходження |
| Податкові накладні | Складає й реєструє в ЄРПН, контролює зупинення | Події з 1 по 15 число - до кінця місяця, з 16 числа - до 15 числа наступного |
| Декларація з ПДВ | Формує, звіряє з ЄРПН, подає й контролює сплату | Протягом 20 днів після місяця, сплата - протягом 30 |
| Зарплата й податки з неї | Нараховує зарплату, відпускні, лікарняні, утримує ПДФО й військовий збір, нараховує ЄСВ | Двічі на місяць, податки - при виплаті |
| Податковий розрахунок з ПДФО, військового збору та ЄСВ | Звітує про доходи працівників і нараховані внески | Щокварталу, протягом 40 днів після кварталу |
| Декларація з податку на прибуток і фінансова звітність | Закриває період, розраховує податкові різниці, складає баланс і звіт про фінансові результати | Щорічно протягом 60 днів після року, для великих платників - щокварталу |
| Інвентаризація | Звіряє фактичні залишки з обліком, оформлює результати | Перед річною звітністю й при зміні матеріально відповідальних осіб |
| Військовий і кадровий облік | Веде накази, особові картки, списки військовозобов'язаних | Постійно, зміни - у строки, встановлені законом |
Окремо бухгалтер веде облік основних засобів і запасів, розрахунки з постачальниками й покупцями, зовнішньоекономічні контракти та фіскалізацію, якщо ТОВ приймає оплати від фізичних осіб. Кожен із цих напрямів описано на окремій сторінці.
Бухгалтер для ТОВ в Одесі веде всі напрями обліку в одній базі, тому дані з одного напряму одразу потрапляють в інші: зарплата - у звітність, продажі - у ПДВ і фіскальні чеки, витрати - в управлінський звіт.
Первинні документи, основні засоби, запаси, розрахунки з контрагентами й закриття кожного періоду без розбіжностей.
Детальніше →Вибір системи оподаткування, ПДВ і податкові накладні, податок на прибуток чи єдиний податок, контроль податкових ризиків.
Детальніше →Звіти про рух грошей, прибутки й збитки, бюджет і платіжний календар для рішень власника.
Детальніше →Нарахування зарплати, відпусток і лікарняних, утримання ПДФО й військового збору, нарахування ЄСВ.
Детальніше →Кадрові накази, особові справи, військовий облік працівників і підготовка документів для бронювання.
Детальніше →Статутний капітал, рішення учасників, дивіденди, зміни складу засновників і відомості про бенефіціарів.
Детальніше →Податкова, фінансова й зарплатна звітність у строк і з контролем кожного показника.
Детальніше →Реєстрація РРО і ПРРО, звірка чеків з оплатами, ліцензії на алкоголь і тютюн.
Детальніше →Директор ТОВ відповідає за організацію обліку незалежно від того, хто його веде. Тому головне питання не в тому, чи будуть помилки, а в тому, хто їх помітить першим - бухгалтер чи податкова.
| Порушення | Наслідок для ТОВ | Як запобігає бухгалтер |
|---|---|---|
| Неподання або несвоєчасне подання декларації | Штраф 340 грн, за повторне порушення протягом року - 1 020 грн | Обліковий календар з контролем кожного строку |
| Заниження податкового зобов'язання | Донарахування податку й штраф 25% суми, при повторному - 50% | Звірка обліку з даними ДПС до подання звітності |
| Несвоєчасна реєстрація податкової накладної | Штраф від 2% до 25% суми ПДВ залежно від затримки | Реєстрація в день події, контроль зупинених накладних |
| Порушення ведення податкового обліку посадовою особою | Адміністративний штраф для директора за статтею 163-1 КУпАП | Облік ведеться за первинними документами без розривів |
| Оформлення працівника без повідомлення податкової | Значний штраф за фактичний допуск до роботи | Повідомлення про прийняття подається до початку роботи |
Штатний бухгалтер за помилки відповідає лише в межах трудового законодавства - дисциплінарно й матеріально, як правило не більше середнього заробітку. Бухгалтер на договорі відповідає за умовами цивільно-правового договору, тому порядок відшкодування збитків, строки робіт і відповідальність за них фіксуються письмово ще до початку співпраці.
Порівнювати варто не зарплату з ціною договору, а повну вартість функції для компанії. Для прикладу візьмемо штатного бухгалтера із зарплатою 25 000 грн на місяць.
| Критерій | Штатний бухгалтер | Бухгалтер на договорі |
|---|---|---|
| Прямі витрати на місяць | 25 000 грн зарплати + 5 500 грн ЄСВ роботодавця | Фіксована ціна договору без ЄСВ |
| Відпустка й лікарняні | Відпускні, перші 5 днів лікарняного за рахунок ТОВ, облік стоїть | Робота не зупиняється, заміну забезпечує виконавець |
| Робоче місце й програма | Комп'ютер, ліцензія облікової програми, КЕП за рахунок ТОВ | Входить у роботу виконавця |
| Кадрові зобов'язання | Трудовий договір, військовий облік, процедура звільнення | Договір припиняється за його умовами |
| Відповідальність за помилки | Обмежена трудовим законодавством | Визначається договором |
| Знання змін законодавства | Залежить від однієї людини | Частина професійної роботи виконавця |
Вартість роботи бухгалтера для ТОВ в Одесі погоджується індивідуально й залежить від комплексності обліку: системи оподаткування, реєстрації платником ПДВ, кількості документів і банківських операцій, кількості працівників, наявності складу чи ЗЕД. Разові роботи - відновлення обліку, підготовка до перевірки, складні консультації - оцінюються окремо. Як формується ціна, пояснено на сторінці про вартість ведення обліку ТОВ.
Ставки й пільги з місцевих податків встановлює Одеська міська рада, тому це єдина частина податкового обліку, яка залежить саме від міста. Бухгалтер для ТОВ в Одесі щороку перевіряє чинне рішення міської ради й до 20 лютого подає декларації за об'єктами компанії.
Нараховується за офіс, склад чи магазин у власності ТОВ. Бухгалтер подає річну декларацію, контролює щоквартальну сплату, а за об'єкт, придбаний протягом року, рахує податок з місяця набуття права власності.
Земельний податок за ділянку у власності або орендна плата за землю міської ради. Бухгалтер звіряє нормативну грошову оцінку, площу й умови договору оренди перед поданням декларації.
Сплачується за легкові автомобілі ТОВ із середньоринковою вартістю, вищою за межу, встановлену ПКУ. Бухгалтер щороку перевіряє автомобілі компанії за переліком Мінекономіки.
За класифікацією ПКУ належить до місцевих податків і зараховується до бюджету громади. Для ТОВ на третій групі ставку встановлює Податковий кодекс, а бухгалтер контролює ліміт доходу, квартальні декларації та сплату.
Справляється, якщо ТОВ надає послуги з тимчасового розміщення. Бухгалтер утримує збір як податковий агент за ставкою міської ради й звітує щокварталу.
Сплачується, якщо ТОВ організовує платне паркування на відведеній ділянці. Бухгалтер розраховує збір за ставкою міської ради й подає декларацію.
Щороку перед поданням декларацій бухгалтер звіряє перелік об'єктів ТОВ з Державним реєстром речових прав і Державним земельним кадастром. Податкова отримує дані з цих реєстрів автоматично, тому нарахування за ставками минулого року чи несплата податку за об'єкт, придбаний посеред року, виявляються без перевірки й закінчуються податковим повідомленням-рішенням зі штрафом.
Бухгалтер для ТОВ в Одесі щомісяця взаємодіє з кількома державними органами від імені компанії. Більшість процедур проходить дистанційно через електронні кабінети, тому директору не потрібно відвідувати установи особисто.
Податкові спори ТОВ в Одесі розглядає Одеський окружний адміністративний суд (офіційний сайт), а господарські спори з контрагентами - Господарський суд Одеської області (офіційний сайт). Справу в суді веде юрист чи адвокат, а бухгалтер ТОВ у суді не представляє, але готує для юриста розрахунки, первинні документи й облікові довідки, на яких будується позиція компанії. Як діяти на етапі перевірки, описано на сторінці про супровід податкової перевірки для ТОВ.
Підключення бухгалтера - це не лише передача паролів. Спершу потрібно зрозуміти реальний стан обліку й розрахунків з бюджетом, і лише після цього переходити до поточної роботи.
Підписання договору з переліком робіт, доступ до облікової програми й електронного кабінету платника, банк - лише на перегляд.
Отримання облікової бази, звітності й реєстру договорів від попереднього бухгалтера, перевірка залишків на рахунках і складах.
Порівняння інтегрованої картки платника з обліком за кожним податком, ЄСВ і місцевими платежами.
Перелік знайдених помилок з оцінкою ризиків і сумою можливих донарахувань по кожній з них.
Подання уточнюючих декларацій, реєстрація пропущених податкових накладних і сплата пені замість штрафів за донарахування.
Обробка документів, реєстрація податкових накладних, зарплата, звітність і щомісячний звіт директору.
Якщо під час приймання з'ясовується, що облік за минулі періоди неповний, спершу проводиться відновлення - інакше нова звітність спиратиметься на хибні залишки. Порядок описано на сторінці про відновлення бухгалтерського обліку ТОВ.
Бухгалтер для ТОВ в Одесі налаштовує облік під сферу діяльності компанії, бо кожна сфера має свої типові операції й ризики: у торгівлі - запаси й фіскальні чеки, у послугах - підтвердження реальності робіт, у будівництві - аванси й акти.
ПРРО на кожній точці, звірка чеків з еквайрингом, облік товарних залишків і повернень.
Детальніше →Партійний облік запасів, бонуси постачальників, коригування ціни й контроль зупинених податкових накладних.
Детальніше →Маркетплейси, накладений платіж, фіскалізація онлайн-оплат і облік повернень товару.
Детальніше →Валютна виручка, експорт послуг, нематеріальні активи й оформлення фахівців у штаті.
Детальніше →Акти з деталізацією робіт, підтвердження реальності послуг і розрахунки з підрядниками.
Детальніше →Собівартість страв, списання продуктів, ПРРО, ліцензії на алкоголь і сезонний персонал.
Детальніше →Валютні контракти, митні декларації, курсові різниці, ПДВ на митниці й експорт за нульовою ставкою.
Детальніше →Норми списання сировини, собівартість продукції, напівфабрикати й розподіл загальновиробничих витрат.
Детальніше →Акти виконаних робіт, ПДВ з авансів, облік матеріалів на об'єктах і розрахунки із субпідрядниками.
Детальніше →Аванси покупців, оренда, облік об'єктів і визнання доходу після передачі нерухомості.
Детальніше →Оренда земельних паїв, ПДФО з орендної плати, біологічні активи й сезонні працівники.
Детальніше →Операції, звільнені від ПДВ, пропорційний розподіл податкового кредиту й ліцензійні вимоги.
Детальніше →Сертифікати й абонементи, витратні матеріали, ПРРО й розрахунки з майстрами.
Детальніше →Агентські договори, ПДВ за послуги іноземних рекламних платформ і податок з виплат нерезидентам.
Детальніше →Шляхові листи, списання пального, добові водіїв і нульова ставка ПДВ для міжнародних перевезень.
Детальніше →Типова ситуація: ТОВ на загальній системі з ПДВ, дванадцять працівників, облік два роки вів бухгалтер на неповний день. Під час звірки з бюджетом знайдено три помилки, жодна з яких не була видна директору у звітах.
| Що знайдено | Ризик при перевірці | Що зроблено |
|---|---|---|
| Оплата іноземного рекламного сервісу на 120 000 грн без нарахування ПДВ | 24 000 грн ПДВ, штраф і пеня | Уточнююча декларація з самостійним виправленням і пенею замість штрафу 25% |
| Три податкові накладні не зареєстровані після зупинення | Покупець втратив податковий кредит, штраф за нереєстрацію | Подано пояснення з документами, накладні зареєстровано |
| Податок на нерухомість за склад, куплений у березні, не нараховано | Донарахування податку за рік і штраф | Подано уточнюючу декларацію за ставкою чинного рішення міськради |
Самостійне виправлення до перевірки коштує компанії суму податку й пеню, а виявлене податковою - ще й штрафи до 25-50% донарахування. Саме тому приймання справ починається зі звірки, а не з поточних документів. Більше таких розборів - у розділі кейсів нижче.
Бухгалтер для ТОВ в Одесі відповідає за правильність і повноту обліку, своєчасність звітності, розрахунок податків і зарплати, а також за те, щоб директор заздалегідь знав про ризики. Рахунки в банку він бачить лише в режимі перегляду: платежі, договори, прийняття й звільнення працівників, розподіл прибутку підписує директор.
Перед рішеннями з податковими наслідками - зміною системи оподаткування, великою угодою, виплатою дивідендів - бухгалтер готує розрахунок, а рішення ухвалює власник компанії-фірми ТОВ. Облік ТОВ в інших містах описано на сторінці бухгалтер для ТОВ за містами.
Імпортер виправив оцінку товару за курсом передоплати, перестав платити мито на товари з ЄС і налаштував податковий кредит за митними деклараціями.
Детальніше →Експортер почав визнавати валютну виручку за курсом НБУ на дату надходження й оформлювати експорт за датою митної декларації.
Детальніше →Ресторан правильно оформив списання продуктів після поломки обладнання, нарахував ПДВ за умовним продажем і повернув частину збитку.
Детальніше →Ресторан з доставкою налаштував ПРРО для кур'єрів, щоб кожна оплата при отриманні замовлення мала фіскальний чек.
Детальніше →Шість питань показують, які напрями обліку потрібні вашому ТОВ і на що звернути увагу в першу чергу.
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійний бухгалтер для ТОВ в Одесі бере на себе функції головного бухгалтера за договором з чітким переліком робіт, строків і відповідальності. Компанія-фірма ТОВ отримує облік, звірений з бюджетом, звітність без прострочень і щомісячний звіт, з якого директор бачить податки, гроші й ризики до того, як їх побачить податкова. Що входить у роботу, описано на сторінці бухгалтер ТОВ.
Дистанційний бухгалтер для ТОВ в Одесі приймає первинні документи й виписки в електронному вигляді, підписує звітність власним КЕП і листується з ГУ ДПС в Одеській області через електронний кабінет, тому директору не потрібно відвідувати податкову чи передавати папери особисто. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
Головний бухгалтер з обліку ТОВ