Фіскалізація мережі салонів краси ТОВ після оплат на картки майстрів
ТОВ має чотири салони краси - перукарські послуги, манікюр, педикюр і косметологія, а також продаж професійних засобів для догляду. У кожному салоні працює касовий апарат, через який пробивалися оплати готівкою й карткою через термінал. Майстри працюють за трудовими договорами з відсотком від послуг.
Власниця помітила, що виручка за касовими звітами не відповідає завантаженості майстрів у системі запису. З'ясувалося, що частина клієнтів платила майстрам на їхні особисті картки - так було зручніше постійним клієнтам. Нижче описано, які ризики це створювало, як перебудували фіскалізацію і що змінилося в розрахунках.
- Ситуація мережі салонів краси до перебудови фіскалізації
- Що показала звірка запису й каси
- Оплати на картки майстрів
- Продаж без чеків під час ремонту каси
- Розмір штрафу
- Як перебудували фіскалізацію
- Етапи й строки робіт
- Результат для мережі салонів краси
- Помилки, яких уникнули
- Що змінилося в роботі ТОВ
- ПРРО в кожному салоні
- Оплата на рахунок ТОВ
- Відсоток за чеками
- Що врахувати іншим мережам салонів краси
- Чи вся виручка вашого ТОВ проходить через касу
- Професійна фіскалізація мережі салонів краси ТОВ
- Дистанційна фіскалізація мережі салонів краси ТОВ
Ситуація мережі салонів краси до перебудови фіскалізації
У сфері краси оплата майстру на особисту картку - звична практика, яку клієнти сприймають як зручність. Але для ТОВ це означає, що оплата за послугу компанії потрапляє на рахунок фізичної особи без фіскального чека й без відображення в обліку.
ТОВ на загальній системі оподаткування, платник ПДВ. Касові апарати в салонах були старими, ремонт одного з них тривав два тижні, і в цей час адміністратори приймали лише готівку без чеків, обіцяючи «пробити потім». Система онлайн-запису фіксувала кожну послугу й ціну, тому розбіжність із касою було легко порахувати.
Майстри не вважали оплату на свою картку порушенням: гроші за послугу вони віддавали адміністратору готівкою наприкінці дня, а частину залишали собі як відсоток.
Що показала звірка запису й каси
Дані системи запису за три місяці звірили з касовими звітами кожного салону. Розбіжність склала близько 18% від вартості наданих послуг.
Оплати на картки майстрів
Прийняття оплати за послугу ТОВ на особисту картку працівника - розрахункова операція, проведена поза РРО чи ПРРО. Кошти не потрапляють на рахунок ТОВ, не відображаються у фіскальних даних і не оподатковуються. Для ДПС це ознака прихованої виручки, а для майстрів - ризик визнання цих сум їхнім доходом.
Продаж без чеків під час ремонту каси
Розрахункові операції без фіскального чека заборонені навіть у разі поломки касового апарата. Для таких ситуацій передбачено резервні рішення - зокрема програмний РРО на смартфоні чи планшеті, який можна запустити за кілька годин.
Розмір штрафу
За непроведення розрахункової операції через РРО чи ПРРО штраф становить 100% вартості послуг за перше порушення й 150% за кожне наступне. При контрольній закупівлі з оплатою на картку майстра порушення фіксується одразу, а за аналізом виручки - за весь період.
Розбіжність між записом і касою за три місяці.
| Показник | Сума за 3 місяці | Ризик |
|---|---|---|
| Вартість послуг за системою запису | 3 600 000 грн | - |
| Виручка за касовими звітами | 2 950 000 грн | - |
| Оплати на картки майстрів | Близько 520 000 грн | Штраф 100-150% і прихована виручка |
| Готівка без чеків під час ремонту каси | Близько 130 000 грн | Штраф 100-150% |
| Разом поза фіскалізацією | 650 000 грн | 18% вартості послуг |
За три місяці поза фіскалізацією пройшло 650 000 грн. Навіть при застосуванні штрафу лише за перше порушення це сума, порівнянна з місячною виручкою мережі, а при повторних порушеннях - у півтора раза більша.
Як перебудували фіскалізацію
Мета - залишити клієнтам зручні безготівкові способи оплати, але так, щоб кожна гривня надходила ТОВ і відображалася в обліку.
ПРРО в кожному салоні
Старі касові апарати замінено на програмні РРО на планшетах, зареєстровані за кожним салоном як окремою господарською одиницею.
Інтеграція із записом
ПРРО пов'язано з системою онлайн-запису, і чек формується при закритті візиту на суму послуги й проданих засобів.
Оплата за реквізитами ТОВ
Для клієнтів, які звикли платити переказом, на рецепції розміщено QR-код для переказу на рахунок ТОВ за реквізитами.
Заборона оплат на особисті картки
Наказом заборонено приймати оплату за послуги на особисті картки працівників, а майстрів ознайомлено з ним під підпис.
Резервний режим
На випадок відсутності інтернету налаштовано офлайн-режим ПРРО з подальшою передачею чеків у межах допустимого строку.
Відсоток майстрів тепер нараховується автоматично за даними чеків ПРРО, а не за «звітом» майстра. Це прибрало причину, через яку майстри були зацікавлені в оплаті на свою картку: вони отримують свій відсоток незалежно від способу оплати клієнта.
Виручку, отриману на картки майстрів за минулі місяці, обговорили з юристом. Її відобразили в обліку ТОВ як дохід за наданими послугами на підставі даних системи запису й самостійно уточнили податкову звітність.
Етапи й строки робіт
Перебудова зайняла п'ять тижнів. Салони переводили на ПРРО по одному, щоб не зупиняти роботу всієї мережі одночасно.
| Етап | Що робилося | Строк |
|---|---|---|
| Звірка запису й каси | Три місяці, чотири салони | Перший тиждень |
| Реєстрація ПРРО | Господарські одиниці, ключі касирів | Другий тиждень |
| Інтеграція й навчання | Запис, QR-код, адміністратори | Третій-четвертий тиждень |
| Наказ і уточнення | Заборона карток, облік минулої виручки | П'ятий тиждень |
Адміністраторів навчали на першому салоні, а потім вони допомагали колегам в інших. Через два тижні після запуску скарг клієнтів на нові способи оплати не було.
Результат для мережі салонів краси
Розбіжність між записом і касою зникла, а виручка ТОВ зросла на суму, яка раніше проходила повз компанію.
| Показник | До | Після |
|---|---|---|
| Розбіжність запису й каси | 18% | Менше 1% |
| Оплати на картки майстрів | Близько 170 000 грн на місяць | Заборонені й відсутні |
| Каси | Старі апарати з поломками | ПРРО на планшетах |
| Відсоток майстрів | За звітом майстра | За чеками ПРРО |
| Ризик штрафів | 100-150% неоформлених оплат | Знятий |
Офіційна виручка мережі зросла приблизно на 18%, а разом із нею податки. Але власниця вперше побачила реальну виручку салонів і змогла правильно порівняти їхню прибутковість.
Помилки, яких уникнули
У сфері краси надто жорсткі зміни в оплатах можуть відштовхнути постійних клієнтів, тому кожне рішення оцінювали й з погляду зручності.
| Спокуса | Чим загрожувала | Що зробили натомість |
|---|---|---|
| Дозволити картки майстрів «з чеком потім» | Гроші все одно не на рахунку ТОВ | QR-код на рахунок ТОВ |
| Залишити лише готівку й термінал | Втрата клієнтів, які звикли до переказу | Переказ за реквізитами ТОВ |
| Не відображати минулу виручку | Ризик при аналізі ДПС | Облік за даними системи запису |
| Звільнити майстрів, які приймали оплату | Втрата майстрів і клієнтів | Наказ і зміна системи відсотків |
Окремо пояснили майстрам, що кошти, отримані на особисту картку за послуги салону, можуть розцінюватися як їхній власний дохід. Це переконало їх краще, ніж будь-які накази.
Що змінилося в роботі ТОВ
Фіскалізація в салонах стала частиною закриття візиту клієнта, а не окремою дією адміністратора.
ПРРО в кожному салоні
Чек формується з системи запису при закритті візиту на суму послуги й товарів.
Оплата на рахунок ТОВ
Клієнти платять переказом за QR-кодом на рахунок компанії, а не на картки майстрів.
Відсоток за чеками
Відсоток майстрів нараховується за даними ПРРО незалежно від способу оплати.
Щотижня бухгалтер звіряє дані системи запису з чеками ПРРО й надходженнями на рахунок. Будь-яка розбіжність понад кілька відсотків розбирається з адміністратором салону.
Що врахувати іншим мережам салонів краси
У салонному бізнесі оплати на картки майстрів - найпоширеніший спосіб, яким виручка проходить повз компанію, і найпростіший для виявлення ДПС.
- Оплата за послугу ТОВ на особисту картку працівника - розрахункова операція поза РРО з ризиком штрафу.
- Поломка касового апарата не дозволяє приймати оплату без чека, тому варто мати резервний ПРРО.
- Переказ на рахунок ТОВ за реквізитами не потребує фіскального чека й зручний для постійних клієнтів.
- Штраф за непроведення операції через РРО - 100% вартості послуг за перше порушення й 150% за наступні.
Отже, ПРРО, інтегрований із записом, і оплата на рахунок ТОВ дозволяють салонам зберегти зручність для клієнтів і прибрати ризик, який легко виявити порівнянням запису з касою. Порядок реєстрації описано на сторінці про реєстрацію РРО та ПРРО для ТОВ, впровадження - на сторінці про впровадження фіскалізації ТОВ, а особливості галузі - на сторінці про облік ТОВ у сфері краси та косметології.
Типова ситуація з практики обліку ТОВ, без даних конкретної компанії.
Чи вся виручка вашого ТОВ проходить через касу
Шість питань показують, чи не проходить частина оплат клієнтів повз фіскалізацію вашого ТОВ і чи не загрожують штрафи за непроведені операції.
- Ні
- Іноді
- Регулярно
- Так, регулярно
- Ні
- Резервний ПРРО
- Пробиваємо чеки потім
- Працюємо без чеків
- Так
- Ні
- Відсотка немає
- Від даних чеків
- Від звіту працівника
- Одна
- Кілька
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійна фіскалізація мережі салонів краси ТОВ
Фіскалізація мережі салонів краси ТОВ після оплат на картки майстрів охоплює ПРРО в кожному салоні, інтеграцію з системою запису, оплату за реквізитами ТОВ, резервний режим і відсоток майстрів за даними чеків. Уся виручка надходить компанії, а ризик штрафів знято. Як бухгалтер для ТОВ веде облік мережі салонів, описано на головній сторінці.
Дистанційна фіскалізація мережі салонів краси ТОВ
ПРРО реєструються через електронний кабінет, а чеки, дані запису й надходження на рахунок доступні онлайн, тому фіскалізація мережі салонів краси ТОВ після оплат на картки майстрів налаштовується й контролюється дистанційно для всіх салонів одночасно. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
