Оцифрування трудових книжок працівників ТОВ у медичній сфері після 10 червня 2026 року

Ситуація медичного ТОВ щодо трудових книжок

З 10 червня 2021 року в Україні діє електронний облік трудової діяльності, а дані з паперових трудових книжок протягом п'яти років мали бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Для медичних закладів із досвідченим персоналом це питання особливо чутливе, бо від стажу залежать пенсія й пільги медичних працівників.

ТОВ на загальній системі оподаткування, медичні послуги звільнені від ПДВ. Кадрові документи вела менеджерка з персоналу, яка відкладала оцифрування через навантаження й технічні питання - скани потрібно підписувати кваліфікованим електронним підписом і надсилати через вебпортал ПФУ.

Коли строк минув, медичні сестри передпенсійного віку звернулися до директора з вимогою віддати їм трудові книжки, щоб «самим врятувати стаж». Директор попросив пояснити, що робити й чи загрожує щось компанії.

Що з'ясували щодо стажу й обов'язків

Спершу розібрали, що саме означає завершення перехідного періоду, щоб зняти паніку серед працівників і визначити реальний обсяг роботи.

Стаж не зникає

Пропущений строк оцифрування не позбавляє працівника стажу. Скани трудової книжки можна внести до реєстру й після 10 червня 2026 року, зокрема при зверненні по пенсію. Паперова книжка залишається документом, що підтверджує стаж, якщо даних немає в реєстрі.

Стаж до 2004 року

З 1 січня 2004 року страховий стаж рахується за даними Реєстру застрахованих осіб, а періоди до цієї дати підтверджуються саме трудовою книжкою й іншими документами. У медичних сестер і лікарів ТОВ від десяти до двадцяти років стажу припадало на період до 2004 року, тому для них оцифрування є найважливішим.

Хто сканує й що далі з книжкою

Скани може надіслати роботодавець через вебпортал ПФУ або сам працівник - через особистий кабінет із КЕП чи відділення фонду. Після оцифрування паперову книжку видають працівнику під підпис, і роботодавець не зобов'язаний її далі зберігати. Водночас електронний облік не забороняє вести паперову книжку, якщо працівник цього хоче.

Стан трудових книжок працівників на початок роботи.

Для двадцяти трьох працівників із великим стажем до 2004 року оцифрування було справді важливим. Для решти - здебільшого формальністю, бо їхній стаж уже повністю або майже повністю є в реєстрі.

Як провели оцифрування

Роботу будували за пріоритетом: першими - ті, кому найближче до пенсії й у кого найбільше стажу на папері. Одночасно домовилися з працівниками, хто сканує сам, а за кого це робить роботодавець.

1. Пояснення працівникам

   На загальних зборах пояснили, що стаж не зникає, що можна зробити далі й що роботодавець оцифрує книжки за всіх, хто цього бажає.

2. Скани всіх сторінок

   Відскановано всі сторінки трудових книжок, а також довідки, накази й дипломи, що підтверджують періоди роботи до 2004 року.

3. Подання через вебпортал ПФУ

   Скани підписано КЕП директора й надіслано через вебпортал ПФУ за пріоритетом груп працівників.

4. Перевірка реєстру

   Після обробки кожен працівник перевірив свій стаж в особистому кабінеті ПФУ, а розбіжності передали фонду з додатковими документами.

5. Видача книжок під підпис

   Після оцифрування паперові книжки видано працівникам під підпис у журналі обліку, а копії сканів залишено в особових справах.

Трьом медичним сестрам передпенсійного віку допомогли окремо: у їхніх книжках були записи з ліквідованих лікарень із печатками, які важко читалися. Для них додатково запросили архівні довідки, щоб ПФУ врахував ці періоди без питань.

Вісьмох працівників без паперових книжок попросили перевірити дані в особистому кабінеті ПФУ. У двох виявили періоди, не відображені в реєстрі, і їх доповнили за довідками з попередніх місць роботи.

Етапи й строки робіт

Оцифрування сорока двох книжок і перевірку реєстру завершили за п'ять тижнів. Найдовше чекали на обробку сканів у ПФУ й на архівні довідки.

Подання зробили групами по десять книжок. Так було простіше контролювати, які скани ПФУ вже обробив, а які повернув на уточнення.

Результат для медичного ТОВ

Стаж усіх працівників, які цього хотіли, тепер відображено в Реєстрі застрахованих осіб, а паперові книжки повернулися до власників.

Компанія позбулася обов'язку зберігати сорок дві паперові книжки й ризику їх втрати, а працівники отримали підтверджений стаж, з яким можуть звертатися по пенсію без додаткових пошуків документів.

Помилки, яких уникнули

Після завершення перехідного періоду легко як запанікувати, так і вирішити, що оцифрування вже не потрібне.

Окремо пояснили, що видача паперової книжки не означає звільнення й не впливає на трудові відносини. Кілька працівників переплутали ці речі й переживали, що їх «готують до звільнення».

Що змінилося в роботі ТОВ

Облік трудової діяльності в ТОВ тепер ведеться в електронному вигляді, а паперові книжки - лише за бажанням працівника.

Для нових працівників, які приходять із неоцифрованими книжками, ТОВ пропонує оцифрування в перший місяць роботи. Це займає кілька хвилин і знімає питання стажу ще до того, як людина про нього згадає.