Розрахунок лікарняних ТОВ у медичній сфері в сезон захворювань

Ситуація медичного ТОВ до перерахунку лікарняних

Лікарняні в медичному ТОВ - не поодинокий випадок, а регулярна частина зарплати, яка в сезон займає помітну частку фонду оплати праці. Помилка в одному розрахунку повторюється десятки разів за рік і накопичується в суму, яку вже складно не помітити.

ТОВ на загальній системі оподаткування, медичні послуги звільнені від ПДВ. Зарплату нараховував бухгалтер, який одночасно вів первинні документи, розрахунки з постачальниками медичних матеріалів і звітність. Лікарі, крім окладу, отримують щомісячні виплати за кількістю прийомів, тому їхня зарплата від місяця до місяця суттєво відрізняється.

Працівники скаржилися, що гроші від Пенсійного фонду надходять через місяць і пізніше. Одночасно директор помітив, що витрати на лікарняні з власних коштів ТОВ за рік виросли майже вдвічі, хоча кількість хворих майже не змінилася. Саме це й стало приводом перевірити розрахунки.

Що виявила перевірка лікарняних

Перевірка охопила всі сімдесят шість листків непрацездатності за рік. Кожен розрахунок звірили з електронним реєстром листків непрацездатності, особовими рахунками працівників і даними про страховий стаж. Помилки знайшлися на кожному етапі - від визначення суми до її оподаткування й передачі даних до ПФУ.

Однаковий відсоток для всіх

Розмір лікарняних залежить від страхового стажу. При стажі до трьох років допомога становить 50% середньої зарплати, від трьох до п'яти років - 60%, від п'яти до восьми - 70%, понад вісім років - 100%. Бухгалтер стаж не перевіряв і нараховував усім 100%.

Майже половина медичних сестер і лаборантів - молоді фахівці зі стажем до п'яти років. Для них перші п'ять днів, які оплачує роботодавець, щоразу переплачувалися на 40-50%. Частину, яку оплачує ПФУ, фонд розраховує сам, тому працівники отримували від ПФУ менше, ніж очікували за розрахунком ТОВ, і вважали, що фонд «недоплачує».

Середня зарплата з окладу

Середня зарплата для лікарняних визначається за дванадцять календарних місяців перед місяцем хвороби з фактично нарахованого заробітку, з якого сплачено ЄСВ. Бухгалтер рахував її з окладу за поточний місяць, без виплат лікарям за прийоми.

Для лікарів це означало заниження лікарняних, для адміністраторів без додаткових виплат - навпаки, невелике завищення. В обох випадках розрахунок ТОВ не збігався з розрахунком ПФУ, і фонд повертав заяви-розрахунки на виправлення.

ЄСВ 22% замість 8,41%

На суму лікарняних, які оплачує роботодавець, ЄСВ нараховується за ставкою 8,41%, а не 22%, як на зарплату. В обліковій програмі лікарняні були налаштовані як звичайне нарахування, і ЄСВ з них сплачувався за повною ставкою протягом усього року.

ПДФО 18% і військовий збір 5% утримувалися правильно - лікарняні оподатковуються цими податками так само, як зарплата.

Заяви-розрахунки із запізненням

Рішення про призначення допомоги оформлюється протягом десяти днів після того, як е-лікарняний отримує статус «Готово до сплати». Заяви-розрахунки подавалися через три-чотири тижні, частина - з помилками в середній зарплаті, тому ПФУ повертав їх, і працівники чекали оплату ще довше.

Розрахунок для медичної сестри зі стажем чотири роки, яка хворіла десять календарних днів. Нарахована зарплата за кожен із дванадцяти місяців розрахункового періоду - 24 000 грн.

На одному листку ТОВ переплатило 1 633 грн лікарняних і 681 грн ЄСВ. За рік на сімдесяти шести листках переплата лікарняних склала близько 70 000 грн, а зайвий ЄСВ - близько 48 000 грн. Переплачені лікарняні повернути не можна, а зайвий ЄСВ можна зарахувати в рахунок майбутніх платежів після уточнення звітності.

Як перерахували лікарняні й змінили порядок

Робота мала два напрями. Перший - виправити звітність і ЄСВ за минулі періоди. Другий - налаштувати нарахування так, щоб кожен новий лікарняний рахувався правильно без ручних перевірок.

1. Страховий стаж кожного працівника

   За даними реєстру застрахованих осіб і трудових книжок визначено стаж кожного працівника, внесено в облікову програму й налаштовано автоматичний відсоток.

2. Середня зарплата за 12 місяців

   Розрахунок середньої переведено на фактичні нарахування за дванадцять календарних місяців, включно з виплатами лікарям за прийоми.

3. Ставка ЄСВ 8,41%

   Для лікарняних налаштовано окремий вид нарахування з правильною ставкою ЄСВ, а за минулі місяці подано уточнюючі розрахунки.

4. Контроль е-лікарняних

   Бухгалтер щодня перевіряє статус е-лікарняних на вебпорталі ПФУ, а рішення про призначення допомоги оформлюється протягом трьох робочих днів.

5. Заява-розрахунок без повернень

   Перед поданням середня зарплата звіряється з даними, які ПФУ бачить у звітності ТОВ, щоб фонд не повертав заяву на виправлення.

Строк оформлення рішення встановили втричі коротшим за законний, бо в сезон кількість лікарняних різко зростає, і десятиденний строк легко пропустити, якщо відкладати їх до кінця тижня.

Переплачені працівникам суми не утримували. Помилка була з боку роботодавця, а не працівника, і утримання створило б трудовий спір, вартість якого перевищила б саму переплату.

Етапи й строки робіт

Перерахунок і налаштування зайняли п'ять тижнів. Уточнюючі розрахунки подали одразу після перерахунку, щоб переплата ЄСВ зарахувалася вже в наступних місяцях.

Найбільше часу забрало визначення стажу: у дев'яти працівників частина стажу була до 2004 року й підтверджувалася лише записами в паперових трудових книжках.

Результат для медичного ТОВ

Наступний сезон захворювань ТОВ пройшло з тією самою кількістю лікарняних, але з іншими витратами й без скарг працівників на затримки.

Витрати ТОВ на лікарняні з власних коштів зменшилися приблизно на третину, а переплата ЄСВ за рік повністю зарахувалася в рахунок поточних платежів протягом трьох місяців.

Помилки, яких уникнули

Перерахунок лікарняних зачіпає не лише бухгалтерію, а й відносини з працівниками, тому кожне рішення перевіряли на трудові ризики.

Окремо врахували працівників, які в розрахунковому періоді мали менше шести місяців стажу. Для них лікарняні не можуть перевищувати суму, розраховану з мінімальної зарплати - 8 647 грн на місяць у 2026 році.

Що змінилося в роботі ТОВ

Лікарняні перестали бути ручною роботою, яку бухгалтер відкладає на кінець місяця. Тепер кожен е-лікарняний проходить однаковий шлях від появи в реєстрі до виплати.

Директор раз на місяць отримує коротку довідку про кількість лікарняних, суму за рахунок ТОВ і суму, яку виплатив ПФУ. У сезон захворювань ці цифри допомагають заздалегідь планувати заміни в графіку прийомів.