Облік запасів оптового ТОВ із пересортицею на складі
Оптове ТОВ продає будівельні й господарські товари кільком сотням клієнтів, асортимент - понад три тисячі позицій, багато з яких відрізняються лише розміром, кольором чи фасуванням. Залишки в програмі регулярно розходилися зі складом, і менеджери продавали товар, якого фізично не було, а знайдений на полицях не могли продати, бо в програмі його не існувало.
Розбіжності щоразу закривали одним способом - зараховували всі надлишки в рахунок усіх нестач, незалежно від найменувань і кількостей. Нижче описано, чому такий «залік» не відповідає правилам, що показала повна інвентаризація, як облік запасів перебудували й що це змінило для компанії-фірми ТОВ.
- Ситуація оптового ТОВ до інвентаризації
- Що показала повна інвентаризація складу
- Пересортиця між схожими позиціями
- Залік, якого не можна було робити
- Нестачі без причин
- Переміщення без документів
- Скільки коштував «загальний залік»
- Як перебудували облік запасів
- Етапи й строки робіт
- Результат для оптового ТОВ
- Помилки, яких уникнули
- Що змінилося в роботі ТОВ
- Відвантаження за штрихкодом
- Переміщення накладною
- Вибіркові перевірки
- Що врахувати іншим оптовим ТОВ
- Чи збігаються залишки в обліку вашого ТОВ зі складом
- Професійний облік запасів оптового ТОВ
- Дистанційний облік запасів оптового ТОВ
Ситуація оптового ТОВ до інвентаризації
ТОВ на загальній системі оподаткування, платник ПДВ, має один основний склад і два менші пункти видачі. Товар приймають комірники за накладними постачальників, відвантажують за видатковими накладними, а внутрішні переміщення між складами часто відбувалися усно, «під запис у зошиті».
Щоквартальні перевірки складу показували сотні розбіжностей. Бухгалтер отримував від завідувача складу перелік надлишків і нестач, зараховував їх загальною сумою, а різницю списував у витрати як «природний збиток». Директор вважав проблему вирішеною, поки покупець не відмовився від великого замовлення через три поспіль недопоставки.
Що показала повна інвентаризація складу
Повну інвентаризацію провели за наказом директора з комісією, без участі в підрахунку матеріально відповідальних осіб, яких лише залучили до присутності. Склад на час підрахунку зупинили, а всі документи на рух товару до дати інвентаризації передали бухгалтеру.
Пересортиця між схожими позиціями
Більшість розбіжностей виявилася пересортицею: товар одного розміру чи кольору відвантажували замість іншого, а в накладній залишався артикул із замовлення. В обліку одна позиція уходила в мінус, а інша накопичувала надлишок, хоча загальна кількість товару збігалася.
Залік, якого не можна було робити
За Положенням про інвентаризацію активів та зобов'язань взаємний залік надлишків і нестач унаслідок пересортиці допускається лише як виняток - за той самий період, у тієї самої матеріально відповідальної особи, щодо цінностей того самого найменування й у тотожних кількостях. Компанія ж зараховувала все з усім, тому реальні нестачі ховалися за надлишками інших товарів.
Нестачі без причин
Після розбору пересортиці залишилася група справжніх нестач - бій, псування й товар, який не вдалося пояснити. Раніше їх списували у витрати без пояснень. Без встановлення причини й винних осіб така нестача не підтверджена для податкових цілей і несе питання щодо ПДВ, сплаченого при купівлі товару.
Переміщення без документів
Товар, переміщений на пункти видачі без накладної, в обліку залишався на основному складі. Тому на одному складі виникали нестачі, а на іншому - надлишки того самого товару.
| Знахідка | Що було в обліку | Наслідок |
|---|---|---|
| Пересортиця | Відвантаження не того артикулу | Від'ємні залишки й неліквідні надлишки |
| Залік усього з усім | Надлишки покривали будь-які нестачі | Приховані реальні втрати |
| Нестачі без причин | Списання у витрати без документів | Податкові питання щодо витрат і ПДВ |
| Переміщення без накладних | Товар «на іншому складі» | Розбіжності між складами |
| Оцінка вибуття | Метод не закріплений, ручні корекції | Нестабільна собівартість продажів |
Скільки коштував «загальний залік»
Поки нестачі зараховувалися надлишками, втрати не було видно в жодному звіті. Розрахунок за останній рік показав їх реальний розмір. Умовний приклад:
| Показник | Сума | Що це означало |
|---|---|---|
| Нестачі за інвентаризацією | 640 000 грн | Раніше видно лише як різницю |
| Надлишки за інвентаризацією | 410 000 грн | Частина - товар, якого «не було» в програмі |
| Допустима пересортиця за правилами | 350 000 грн | Лише тут залік був можливий |
| Реальні нестачі після розбору | 290 000 грн | Потребували причин і рішення щодо винних |
Раніше в звітності втрати виглядали як 230 000 грн «природного збитку» - різниця між нестачами й надлишками. Насправді реальних нестач було на чверть більше, а частина надлишків була товаром, який роками лежав без руху й не продавався.
Як перебудували облік запасів
Мета була не лише закрити результати інвентаризації, а прибрати причини, через які розбіжності виникали щокварталу.
Розбір розбіжностей за позиціями
Кожну пару надлишок-нестача перевірили на відповідність умовам заліку, а решту відобразили окремо як надлишки й нестачі.
Причини нестач
Для кожної нестачі зібрали пояснення, акти бою й псування, а невстановлені нестачі розглянула комісія з рішенням щодо матеріальної відповідальності.
Оприбуткування надлишків
Надлишки, які не підпадали під залік, оприбуткували за справедливою вартістю з відображенням доходу.
Метод оцінки вибуття
В обліковій політиці закріпили метод середньозваженої собівартості за П(С)БО 9 для всіх груп товарів і заборонили ручні корекції собівартості.
Контроль руху товару
Переміщення між складами - лише накладною, відвантаження - за сканером штрихкоду, а програма не дає продати товар у мінус.
Неліквідні залишки, які пролежали на складі понад рік, переоцінили до чистої вартості реалізації. Це зменшило вартість запасів у балансі, але показало директору, скільки грошей заморожено в товарі, який не продається.
Етапи й строки робіт
Найкоротшою частиною виявився сам підрахунок, а найдовшою - розбір причин і зміна порядку роботи складу.
| Етап | Що робилося | Тривалість |
|---|---|---|
| Підготовка й наказ | Комісія, дата, проведення всіх документів до підрахунку | Перший тиждень |
| Підрахунок складу | Інвентаризаційні описи за кожною позицією | Два дні з зупинкою складу |
| Розбір розбіжностей | Пересортиця, нестачі, надлишки, причини | Другий-третій тиждень |
| Відображення в обліку | Залік, списання, оприбуткування, переоцінка | Четвертий тиждень |
| Новий порядок складу | Штрихкоди, накладні на переміщення, заборона мінусів | Другий місяць |
Результат для оптового ТОВ
Наступна вибіркова інвентаризація через квартал показала розбіжності лише за кількома позиціями, і кожна мала пояснення.
| Показник | До | Після |
|---|---|---|
| Розбіжності за інвентаризацією | Сотні позицій щокварталу | Поодинокі, з поясненнями |
| Від'ємні залишки в програмі | Регулярно | Неможливі |
| Залік пересортиці | Усього з усім | За правилами Положення |
| Нестачі | У витратах без причин | З документами й рішенням комісії |
| Недопоставки клієнтам | Через «фантомні» залишки | Продаж лише фактичного товару |
Головна зміна для бізнесу - менеджери знову довіряють залишкам у програмі. Замовлення клієнтам підтверджуються одразу, без дзвінка на склад, а закупівлі плануються від реальних залишків.
Помилки, яких уникнули
Після великої інвентаризації завжди хочеться швидко «обнулити» розбіжності й почати з чистого аркуша. Саме цей крок найчастіше створює нові проблеми.
| Спокуса | Чим загрожувала | Що зробили натомість |
|---|---|---|
| Зарахувати все однією сумою | Порушення правил інвентаризації, приховані втрати | Залік лише за дотримання умов Положення |
| Списати нестачі як природний збиток | Витрати без підстав, питання щодо ПДВ | Причини, акти й рішення комісії |
| Не оприбутковувати надлишки | Неврахований товар, продаж «з-під обліку» | Оприбуткування з доходом |
| Рахувати без зупинки складу | Рух товару під час підрахунку, нові розбіжності | Два дні зупинки й проведені документи |
Що змінилося в роботі ТОВ
Після перебудови обліку запасів склад і бухгалтерія працюють з однаковими цифрами.
Відвантаження за штрихкодом
Сканер не дає відвантажити інший артикул, тому пересортиця на виході майже зникла.
Переміщення накладною
Товар між складами рухається лише з документом, і залишки кожного складу відповідають факту.
Вибіркові перевірки
Щомісяця перевіряють найходовіші групи товарів, а повну інвентаризацію проводять перед річною звітністю.
Що врахувати іншим оптовим ТОВ
В оптовій торгівлі з широким асортиментом пересортиця неминуча, але вона не повинна ставати способом ховати втрати.
- Залік пересортиці можливий лише в тієї самої матеріально відповідальної особи, за той самий період, щодо того самого найменування й у тотожних кількостях.
- Нестача без встановленої причини потребує рішення комісії та створює податкові питання щодо витрат і ПДВ.
- Метод оцінки вибуття запасів закріплюється в обліковій політиці й застосовується однаково до групи товарів.
- Неліквідні залишки переоцінюються до чистої вартості реалізації, щоб баланс не показував товар дорожче, ніж його можна продати.
Порядок обліку описано на сторінці про облік ТМЗ ТОВ, а особливості галузі - на сторінці про облік ТОВ в оптовій торгівлі.
Типова ситуація з практики обліку ТОВ, без даних конкретної компанії.
Чи збігаються залишки в обліку вашого ТОВ зі складом
Шість питань показують, наскільки облік запасів вашого ТОВ відповідає фактичному товару на складі і з чого почати наведення порядку.
- До 300
- 300 - 2000
- Понад 2000
- Ні, програма не дозволяє
- Іноді
- Регулярно
- За позиціями, з причинами
- Заліком однією сумою
- Інвентаризацію не проводять
- Склад один
- Накладною
- Усно або із запізненням
- Так, в обліковій політиці
- Собівартість іноді коригують вручну
- Не знаю
- Ні або мало
- Є помітна частина
- Не відстежуємо
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійний облік запасів оптового ТОВ
Облік запасів оптового ТОВ, у якому пересортиця оформлюється за правилами, а нестачі мають причини й документи, дає менеджерам залишки, яким можна довіряти, а директору - реальну картину втрат і неліквідів. Закупівлі плануються від фактичного товару, а клієнти отримують те, що замовили. Як працюють послуги бухгалтера ТОВ для торговельної компанії, описано на головній сторінці.
Дистанційний облік запасів оптового ТОВ
Накладні, переміщення й залишки складу ведуться в обліковій програмі, до якої бухгалтер має віддалений доступ, тому облік запасів оптового ТОВ ведеться дистанційно. Підрахунок на складі проводить комісія компанії, а інвентаризаційні описи й акти передаються бухгалтеру в електронному вигляді. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
