Впровадження бухгалтерського обліку виробничого ТОВ замість трьох програм
Виробниче ТОВ з меблевого виробництва роками вело облік у трьох місцях: комірник - у складській програмі, фахівець із зарплати - у таблицях, бухгалтер - в обліковій програмі. Кожна ділянка окремо працювала, але дані між ними переносилися вручну раз на місяць, і закриття постійно зсувалося на третій тиждень наступного місяця.
Директор звернувся тоді, коли за підсумками року бухгалтерський прибуток виявився майже втричі меншим за той, який він рахував у своїх таблицях. Нижче описано, де саме губилися дані, як облік звели в одну систему, як змінився розподіл ролей і що це дало для собівартості й цін компанії-фірми ТОВ.
- Ситуація виробничого ТОВ до впровадження
- Що виявили під час перевірки обліку
- Склад і матеріали
- Собівартість продукції
- Зарплата за нарядами
- Ролі й доступи
- Скільки коштувала собівартість без накладних витрат
- Як впроваджували бухгалтерський облік виробничого ТОВ
- Етапи й строки впровадження обліку
- Результат впровадження обліку
- Помилки, яких уникнули під час впровадження
- Що змінилося в роботі ТОВ після впровадження
- Одне джерело даних
- Калькуляція кожного замовлення
- Ролі й строки
- Що врахувати іншим виробничим ТОВ
- Чи потрібне впровадження бухгалтерського обліку вашому ТОВ
- Професійне впровадження бухгалтерського обліку виробничого ТОВ
- Дистанційне впровадження бухгалтерського обліку виробничого ТОВ
Ситуація виробничого ТОВ до впровадження
ТОВ на загальній системі виготовляє корпусні меблі на замовлення й під склад, у штаті близько тридцяти п'яти працівників, з них більшість - на відрядній оплаті за нарядами. Матеріали - плита, фурнітура, фарби - закуповуються партіями й видаються в цех за лімітно-забірними картками.
Облік склався історично. Комірник вів складську програму, бо бухгалтерська здавалася йому незручною. Фахівець із зарплати рахував відрядну оплату в таблицях за нарядами майстрів. Бухгалтер отримував від них підсумкові цифри в кінці місяця й вносив їх в облікову програму одним записом. Директор вів власні таблиці з продажами й собівартістю, яку рахував як суму матеріалів за кошторисом.
Ніхто не робив нічого неправильно у своїй ділянці. Але між ділянками не було жодного відповідального, і кожен звіряв лише свої цифри.
Що виявили під час перевірки обліку
Перевірка почалася з того, що облік у трьох програмах порівняли між собою за один і той самий місяць. Розбіжності знайшлися на кожному стику.
Склад і матеріали
Залишки матеріалів у складській програмі не збігалися з бухгалтерським обліком, бо комірник фіксував видачу в цех за фактом, а бухгалтер списував матеріали за підсумковою відомістю наприкінці місяця. Повернення залишків плити з цеху на склад у бухгалтерії взагалі не відображалися, тому матеріали в обліку «закінчувалися» раніше, ніж на складі.
Собівартість продукції
Бухгалтер списував матеріали й зарплату цеху одразу на собівартість реалізації, без рахунку 23 і без розподілу загальновиробничих витрат. Оренда цеху, електроенергія, амортизація верстатів і зарплата майстрів потрапляли в адміністративні витрати. Тому собівартість окремого виробу в бухгалтерії не існувала, а в таблицях директора дорівнювала лише вартості матеріалів.
Зарплата за нарядами
Відрядна оплата рахувалася правильно, але наряди не прив'язувалися до замовлень, і в обліку зарплата цеху надходила однією сумою. Неможливо було сказати, скільки праці пішло на конкретне замовлення і яке з них збиткове.
Ролі й доступи
Ніде не було записано, хто й до якого числа передає дані. Комірник і фахівець із зарплати працювали за своїм графіком, бухгалтер чекав від них цифри, а закриття місяця відбувалося тоді, коли всі нарешті надсилали таблиці.
| Стик | Що розходилося | Наслідок |
|---|---|---|
| Склад і бухгалтерія | Залишки матеріалів | Нестачі, яких немає, і лишки, яких не видно |
| Цех і бухгалтерія | Матеріали й зарплата одразу в собівартість реалізації | Немає незавершеного виробництва й собівартості виробу |
| Зарплата й замовлення | Наряди без прив'язки до замовлень | Невідомо, які замовлення збиткові |
| Накладні витрати | Оренда й енергія цеху в адміністративних | Занижена собівартість і завищена уявна маржа |
| Графік | Немає строків передачі даних | Закриття на третьому тижні наступного місяця |
Скільки коштувала собівартість без накладних витрат
Найбільша проблема ховалася не в розбіжностях залишків, а в ціні. Директор рахував собівартість як матеріали плюс робота майстра й ставив націнку від цієї суми. Під час перевірки собівартість однієї партії порахували повністю.
| Показник, умовний приклад на партію 100 шаф | Як рахував директор | Повна собівартість |
|---|---|---|
| Матеріали | 600 000 | 600 000 |
| Відрядна зарплата з ЄСВ | 200 000 | 200 000 |
| Загальновиробничі витрати - оренда цеху, енергія, амортизація, майстри | Не враховано | 240 000 |
| Собівартість однієї шафи | 8 000 | 10 400 |
| Ціна продажу | 11 000 | 11 000 |
| Маржа з шафи | 3 000, або 27% | 600, або 5% |
Директор був упевнений, що заробляє на кожній шафі 27%, а реальна маржа становила 5%, і після адміністративних витрат і податку ця позиція була збитковою. Саме тому річний бухгалтерський прибуток виявився значно меншим за очікуваний: частина асортименту продавалася нижче собівартості, а дані для цього рішення існували, але були розкидані по трьох програмах.
Як впроваджували бухгалтерський облік виробничого ТОВ
Впровадження не зупиняло виробництво: поточні місяці продовжували закриватися, а новий порядок вводився поетапно, з першого місяця нового кварталу. Головне рішення - не вибрати «кращу» з трьох програм, а визначити одне джерело даних і одного відповідального за цілісну картину.
Перевірка трьох обліків
Дані складу, зарплати й бухгалтерії за останні місяці звірено між собою, складено перелік розбіжностей і причин.
Одна облікова база
Склад і зарплату перенесено в облікову програму з налаштованими довідниками матеріалів, виробів і замовлень, залишки перенесено після інвентаризації.
Облікова політика виробництва
Закріплено облік через рахунки 23, 91 і 26, базу розподілу загальновиробничих витрат за прямою зарплатою й порядок оцінки незавершеного виробництва.
Ролі й регламент
Комірник веде видачу й повернення в спільній базі щодня, наряди прив'язуються до замовлень, бухгалтер відповідає за закриття й калькуляцію, кожен має свої права доступу.
Перше закриття за новим порядком
Місяць закрито з розподілом загальновиробничих витрат і калькуляцією кожного замовлення, результат порівняно з таблицями директора.
Найскладнішим виявилося не налаштування програми, а прив'язка нарядів до замовлень. Майстри звикли заповнювати наряди за днями, а не за виробами, тому форму наряду змінили так, щоб номер замовлення був обов'язковим полем.
Етапи й строки впровадження обліку
Впровадження розклали на етапи так, щоб старий порядок працював, поки новий не перевірено на одному закритому місяці.
| Етап | Що робилося | Тривалість |
|---|---|---|
| Перевірка наявного обліку | Звірка трьох програм, перелік розбіжностей | Перші два тижні |
| Інвентаризація складу | Фактичні залишки матеріалів і незавершеного виробництва | Третій тиждень |
| Налаштування бази й політики | Довідники, рахунки виробництва, база розподілу | Третій-четвертий тиждень |
| Регламент і навчання | Нова форма нарядів, графік передачі даних, доступи | П'ятий тиждень |
| Перше закриття | Калькуляція замовлень і порівняння з таблицями | Кінець другого місяця |
Результат впровадження обліку
Після першого закриття за новим порядком директор отримав те, чого не мав ніколи: собівартість кожного замовлення з усіма витратами цеху й закритий місяць у перший тиждень наступного.
| Показник | До впровадження | Після впровадження |
|---|---|---|
| Програми обліку | Три, дані переносяться вручну | Одна база |
| Закриття місяця | Третій тиждень наступного місяця | Перший тиждень, утричі швидше |
| Розбіжність складу з обліком | Щомісяця | Немає |
| Собівартість замовлення | Лише матеріали | Матеріали, праця й загальновиробничі витрати |
| Збиткові позиції асортименту | Невідомі | Виявлено близько 20% позицій нижче собівартості |
За результатами калькуляції директор переглянув ціни на збиткові позиції й відмовився від частини дрібних замовлень, які забирали час цеху без маржі. Бухгалтерський прибуток і таблиці директора вперше показали одну цифру, бо тепер вони будувалися з однієї бази.
Помилки, яких уникнули під час впровадження
Впровадження в діючому виробничому ТОВ завжди має спокусу «полагодити» одну ділянку й не чіпати решту. Кожна така спроба залишає стик, на якому дані знову почнуть розходитися.
| Спокуса | Чим загрожувала | Що зробили натомість |
|---|---|---|
| Залишити складську програму й лише налаштувати обмін | Два джерела залишків і розбіжності при кожному збої | Склад у спільній базі |
| Перенести залишки без інвентаризації | Старі розбіжності в новій програмі | Інвентаризація перед перенесенням |
| Розподіляти накладні витрати за матеріалами | Дорогі матеріали завищують собівартість простих виробів | База розподілу за прямою зарплатою |
| Запровадити новий порядок одразу на весь рік | Зупинка закриття поточних місяців | Поетапний перехід з нового кварталу |
| Не змінювати форму нарядів | Зарплата знову без прив'язки до замовлень | Номер замовлення як обов'язкове поле |
Що змінилося в роботі ТОВ після впровадження
Найбільша зміна - не в програмі, а в тому, що кожна дія тепер має відповідального й строк, а дані не переносяться між людьми вручну.
Одне джерело даних
Склад, зарплата й бухгалтерія працюють в одній базі, тому залишки й витрати однакові в усіх звітах.
Калькуляція кожного замовлення
Матеріали, праця й загальновиробничі витрати розподіляються на замовлення під час закриття місяця.
Ролі й строки
Комірник, фахівець із зарплати й бухгалтер мають свої доступи й графік передачі даних.
Що врахувати іншим виробничим ТОВ
Ситуація типова для виробництв, які виросли з невеликого цеху: облік ускладнювався поступово, і кожна нова ділянка отримувала власний інструмент. Кілька висновків стосуються більшості таких компаній.
- Кілька програм самі по собі не проблема, проблема - відсутність одного відповідального за стики між ними.
- Собівартість без загальновиробничих витрат завжди занижена, і ціна від неї може не покривати витрат цеху.
- Зарплата за нарядами корисна для калькуляції лише тоді, коли наряди прив'язані до замовлень.
- Перед перенесенням обліку в нову базу потрібна інвентаризація, інакше старі розбіжності переїжджають разом із залишками.
Порядок робіт описано на сторінці про впровадження бухгалтерського обліку ТОВ, а особливості виробництва - на сторінці про облік ТОВ у виробництві.
Типова ситуація з практики обліку ТОВ, без даних конкретної компанії.
Чи потрібне впровадження бухгалтерського обліку вашому ТОВ
Шість питань показують, чи облік вашого ТОВ організовано як одна система, чи тримається на окремих людях і програмах, і з чого почати.
- В одній базі
- У двох
- У трьох і більше
- Одна-дві
- Три-п'ять
- Більше п'яти
- Так, і його дотримуються
- Є, але не працює
- Немає
- У перший тиждень наступного
- На другому-третьому тижні
- Коли вийде або не закривається
- Так, з усіма витратами
- Лише матеріали чи прямі витрати
- Невідома
- Його замінить інший виконавець за регламентом
- Облік почекає
- Облік зупиниться
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійне впровадження бухгалтерського обліку виробничого ТОВ
Впровадження бухгалтерського обліку виробничого ТОВ зводить склад, зарплату за нарядами й бухгалтерію в одну систему, де собівартість кожного замовлення рахується з усіма витратами цеху, а місяць закривається за графіком. Ціни встановлюються від реальної собівартості, а облік не залежить від того, хто сьогодні на роботі. Як бухгалтер ТОВ веде облік після впровадження, описано на головній сторінці.
Дистанційне впровадження бухгалтерського обліку виробничого ТОВ
Перевірка наявного обліку, налаштування бази й регламент для виробничого ТОВ виконуються дистанційно за даними програм і документами, а на місці залишається лише інвентаризація складу й незавершеного виробництва. Накази й облікову політику директор підписує КЕП, а доступ до банку надається лише на перегляд. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
